Arbeitsprozesse optimieren: Besonders wichtig im Franchising!

Zeit ist Geld. Dieses Sprichwort gilt seit Jahrhunderten und ist auch heute noch aktuell. Vielleicht sogar aktueller denn je, denn quasi jedes Unternehmen muss kosteneffizient arbeiten. Da bilden Franchises natürlich keine Ausnahme. Wir zeigen, warum im Franchising die Optimierung der Arbeitsprozesse eine entscheidende Rolle spielt und wie Sie effizienter arbeiten können.

Mit „Arbeitsprozess“ ist meist schlicht der Ablauf einer Arbeit gemeint. Laut Wikipedia lässt sich der Begriff definieren als „sich in einem Arbeitssystem abspielende Vorgänge, die zur Erreichung vorgegebener Aufgaben und Ziele dienen“. Eine ziemlich umfangreiche Erklärung für ein Wort also, das in Unternehmen oft entscheidend ist. Die Optimierung der Arbeitsprozesse sorgt nämlich dafür, dass die Arbeit effizienter ausgeführt wird und im Endeffekt mehr Geld verdient wird.

Dabei ist am klassischen Arbeitsprozess mehr als eine Person beteiligt:

• Ein Mitarbeiter der Marketingabteilung sorgt für den Erstkontakt mit einem Kunden,
• dann greift ein Vertriebler ein,
• die Produktion wird beauftragt
• und schließlich ist es ein Logistiker, der die Ware ausliefert.

Arbeitsprozesse gibt es aber natürlich auch auf kleinerer Ebene in jedem Unternehmen. Quasi jede Aufgabe, die ein Mitarbeiter ausführt, kann als Arbeitsprozess bezeichnet werden. Und, na klar, jede Aufgabe kann optimiert werden.

Stichwort Digitalisierung: Arbeitsprozesse ändern sich

Aktuell machen Arbeitsprozesse einen Wandel durch. Durch die Digitalisierung ändert (oder hat sich bereits geändert) sich nahezu alles in unserer Gesellschaft; Computer, Handy und Internet sind omnipräsent. Dadurch haben sich auch in vielen Unternehmen bereits die Arbeitsprozesse geändert. Online-Marketing, Cloud-Speichersysteme und Co. sind zum Standard geworden, bei einer Vielzahl von Arbeitsprozessen ist mittlerweile das Internet involviert. Die Digitalisierung birgt hier viele Chancen, bringt aber auch Herausforderungen mit. Beispielsweise im vergangenen Jahr stellte die neue europäische Datenschutz-Grundverordnung Firmen vor eine hohe Hürde.

Das Nonplusultra bei Arbeitsprozessen scheint – trotz der Veränderungen durch die Digitalisierung – zu bleiben: kontinuierliche Verbesserung ist das Zauberwort. Eine ständige Analyse und kleinere Anpassungen im Laufe der Zeit sind nötig, um die Arbeitsprozesse stets effektiv zu gestalten. Hier ist besonders eine Methode aus Japan zu nennen: Kaizen. Im Land der aufgehenden Sonne nutzten vor allem Autobauer diese Methode der ständigen Verbesserung, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

• Auf Deutsch spricht man in diesem Zusammenhang gerne vom kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP),
• auf Englisch vom Continuous Improvement Process (CIP).

Ständige Anpassung der Arbeitsprozesse

Eine ruckartige, große Veränderung der Arbeitsprozesse ist nicht ideal. Besser ist es, sich in kleinen Schritten voranzuarbeiten und so seine Ziele zu erreichen. Das ist die Maxime beim Kaizen-Ansatz, und auch rein logisch betrachtet scheint diese Vorgehensweise Sinn zu ergeben. Denn Arbeitsprozesse sollten immer vor Ort und so schnell wie möglich angepasst werden. Hierbei spielt jeder Mitarbeiter eine entscheidende Rolle: Die Arbeitnehmer sind in der Lage, eine ganz andere Perspektive als die Geschäftsführung einzunehmen und so Fehlentwicklungen schnell zu korrigieren.

Deshalb sollte jeder Chef – ob nun Franchisegeber, Franchisenehmer oder andere Personen mit Führungsverantwortung – die Beteiligung seiner Mitarbeiter ermöglichen. Arbeitsprozesse lassen sich schlicht und einfach am besten von dem optimieren, der sie durchführt. Jedem Mitarbeiter sollte daher die Möglichkeit zu eigenen Vorschlägen gegeben werden. Eine offene Kommunikationskultur ist eine der Voraussetzungen für eine erfolgreiche Verbesserung der Arbeitsprozesse.

Ein Chef sollte übrigens zu jeder Zeit das „große Ganze“ im Überblick behalten. Er ist dafür verantwortlich, dass ein Arbeitsprozess nicht zu Lasten eines anderen geht. Denn: Wenn an einer Stelle etwas verändert wird, muss oft auch an anderer Stelle nachjustiert werden. Dies sollte immer beachtet werden. Hier kann es helfen, sich den gesamten Arbeitsprozess aufzuzeichnen: Sich vor Augen zu führen, wie der klassische Arbeitsprozess in dieser oder jenen Abteilung – oder über das gesamte Unternehmen gesehen – abläuft, kann bereits Wunder bewirken. Beispielsweise können dank einer solchen Übersicht ähnliche Aufgaben gruppiert werden und so eventuell Personal eingespart werden oder mehr Zeit an anderer Stelle investiert werden.

Kommunikation: das Nonplusultra für Arbeitsprozesse im Franchising

Wie bereits gesehen: Eine gute Absprache zwischen Chef und Mitarbeitern ist nötig, um Arbeitsprozesse stets effizient zu halten. Besonders wichtig ist diese Kommunikation in Franchiseunternehmen. Sowohl Franchisegeber und -nehmer als auch der Franchisenehmer und seine Mitarbeiter müssen im ständigen Austausch sein. Diese Kommunikation über zwei Ebenen ist teils schwierig aufrecht zu erhalten – nicht immer hat der Franchisegeber Zeit, mit dem Franchisenehmer sofort die aktuellsten Entwicklungen zu besprechen. Doch im Optimalfall läuft die Kommunikation so ab, dass jeder vom anderen profitiert. So kann das Franchisesystem an sich und die vielen tausend Arbeitsprozesse am Laufen gehalten werden.

>> Lesen Sie auch:

• Employer Branding im Franchising: So gewinnen Sie neue Mitarbeiter
  
• Work life balance: Wie Sie Arbeit und Privates unter einen Hut bekommen
  
• Tipps für Franchisenehmer: So bleiben Ihre Mitarbeiter zufrieden
  
• Tipps zur Mitarbeiterführung: So holen Sie alles aus Ihren Partnern raus

Ebenso wichtig ist es im Franchising, sich eine Routine zu erarbeiten. Im Allgemeinen gestalten sich Prozesse effizienter, wenn sie wiederholt durchgeführt werden. Dies galt bereits für Henry Ford, der in seinen Auto-Fabriken als erster auf Fließbandarbeit und die ständige Wiederholung setzte. Heutzutage ist diese Denkweise der Fließbandarbeit nicht mehr ganz zeitgemäß, denn der moderne Arbeitnehmer wird gerne herausgefordert und möchte sich nicht langweilen. Dennoch sollten Sie sich Routinen schaffen, die im Laufe der Zeit leicht angepasst werden. Nur wer erfahren ist und ähnliche Situationen bereits gemeistert hat, sieht bei Problemen einen effizienten Ausweg.

Daher könnte auch Multi Unit Franchising die „bessere“ Lösung sein, wenn es um Arbeitsprozesse geht. Wenn ein Franchisenehmer mehrere Filialen verwaltet, hat er bereits einen Überblick darüber, was effizient ist und was nicht. Kurz- und mittelfristig profitiert ein solche erfahrener Franchisenehmer also von seinen Erfahrungen und kann Prozesse sofort so gestalten, dass sie möglichst wenig zeit- und kostenintensiv sind.

Messkriterien erarbeiten und Ziele schneller erreichen

Um im Franchising erfolgreich tätig sein zu können, muss ein Franchisegeber dafür sorgen, dass alle Filialen einen ähnlichen Qualitätsstandard und ähnliche Arbeitsprozesse einhalten. Deshalb sollten – in Abstimmung mit den Franchisenehmern – Messkriterien erarbeitet werden, die eine Vergleichbarkeit garantieren. So können Arbeitsprozesse objektiv bewertet und eventuell angepasst werden. Damit kann zu einer schnelleren Erreichung der Ziele im Franchiseunternehmen beigetragen werden.

So oder so: Im Franchising für effiziente Arbeitsprozesse zu sorgen, ist überlebenswichtig. Selbst- und Zeitmanagement von jedem einzelnen Mitarbeiter sind die Grundlage dafür, und der Chef muss den Gesamtüberblick bewahren. Gerade bei Franchises muss ein Rädchen ins andere greifen, damit die Kommunikation zwischen den verschiedenen Beteiligten optimal läuft und letztlich die Firma Erfolg hat. Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Artikel einige Ansatzpunkte für Ihre berufliche Karriere oder Ihr Franchise mit auf den Weg geben konnten!

Jana Detering, Punkt Franchise ©