Buchführung im Franchising: Was kommt auf Franchisenehmer zu?

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Buchführung im Franchising

Obwohl viele Franchisegeber dem Franchisenehmer das Controlling abnehmen, müssen Sie als Unternehmer Ihre Zahlen stets im Griff haben. So müssen Sie beispielsweise auch über den Cash Flow Ihres Unternehmens Bescheid wissen, um bei allfälligen Krisen und Problem zeitnah und angemessen reagieren zu können. Vergessen Sie zudem nicht: Als Franchisenehmer müssen Sie für Ihre Buchführung selber geradestehen.

Was versteht man unter Buchführung?

Als Buchführung bezeichnet man die laufende Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Die Buchführung ist der wichtigste Bereich des betrieblichen Rechnungswesens und liefert Ihnen die Grundlage für die Kostenrechnung und Kalkulation. Die Buchführung ist für Franchisenehmer ein wertvolles Instrument zur Steuerung und Kontrolle des Betriebes, und nicht nur eine lästige Pflicht für die Steuerbehörden. Wie detailliert Ihre Buchführung ist, hängt von betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten sowie von den Anforderungen Ihrer Steuerbehörde ab.

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Aufgaben der Buchführung

Mithilfe der Buchführung können Sie als Franchise-Unternehmer feststellen, wie Sie finanziell dastehen. Wie sieht Ihre Vermögens- und Schuldensituation aus? In der Buchführung zeichnen Sie lückenlos alle Veränderungen der Vermögens- und Schuldenwerte auf, anhand der verschiedenen Belegarten. Weiter dient die Buchhaltung dazu, die Unternehmensergebnisse zu ermitteln – also den Gewinn or den Verlust. Weiter liefert die Buchführung Zahlenwerte, damit Sie Waren und Erzeugnisse kalkulieren können. Zuletzt liefert die Buchführung Berechnungsgrundlage für Steuern und Beweismaterial bei Rechtsstreitigkeiten mit Kunden und Lieferanten.

Grundsätzlich ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, eine doppelte Buchführung sicherzustellen. Angehörige der Freien Berufe und sogenannte Nichtkaufleute können ihren Gewinn oder Verlust durch eine Überschussrechnung ermitteln und sind somit von der doppelten Buchhaltung befreit.

Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist oder freiwillig eine solche durchführt, muss diese nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung tun. Bei der doppelten Buchführung erfassen Sie alle Aufwendungen und Erträge systematisch.

Die gesammelten Zahlenwerte sind nach Einnahmen- und Ausgabenprinzip geordnet und gruppiert. Am Ende eines Wirtschaftsjahren erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung (Erfolgsrechnung). Diese zeigt den Gewinn oder Verlust des letzten Wirtschaftsjahres auf und macht auch ersichtlich, wie dieser zustande gekommen ist. Weiter erstellen Sie am Ende des Wirtschaftsjahren einen Gesamtabschluss, die Schlussbilanz. Mit dieser machen Sie die Vermögens- und Schuldenlage transparent.

Die Buchführung ist für Sie als Franchisenehmer ein unerlässliches Instrument, um kurz-, mittel- oder langfristige Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen zu können.

Funktionen der Buchführung

Die Buchführung ist als wichtiges Hilfsmittel der Geschäftsleitung anzusehen:

  • Sie gibt Auskunft über die Umsatzhöhe und Umsatzgeschwindigkeit.
  • Sie macht die Vermögens- und Schuldenlage des Unternehmens sichtbar.
  • Sie ermittelt den Erfolg des Unternehmens und gibt Aufschluss über die Rentabilität des eingesetzten Kapitals (anhand der Erfolgsrechnung).
  • Sie liefert Berechnungsgrundlagen für die Kalkulation.
  • Sie ermöglicht Planungsrechnungen für zukünftige Unternehmensentscheidungen und ist generell wirksames Mittel zur Betriebskontrolle.
  • Sie ermittelt die Steuerberechnungsgrundlage für die Steuerbehörden (Finanzamt, Gemeindesteueramt).
  • Sie dient als Grundlage für Kreditverhandlungen mit Kreditinstituten.

Wer ist zur Buchführung verpflichtet?

Das Handelsrecht verlangt von einem Kaufmann, dessen Gewerbebetrieb einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert oder in das Handelsregister eingetragen ist, das Führen von Handelsbüchern nach den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“. Auch besteht die Verpflichtung zur Anwendung der „doppelten Buchführung“ mit Abschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung), wenn der Gewerbetreibende mit seinem Betrieb folgende Grenzwerte erreicht hat (§ 141 Abgabenordnung (AO)):

  • Umsatz im Kalenderjahr 350.000 Euro
  • Gewinn im Wirtschaftsjahr 30.000 Euro.

Diese Gewinnermittlungsmöglichkeiten haben Gewerbetreibende nur dann, wenn sie ins Handelsregister eingetragen sind.

Für Kleingewerbetreibende (Nichtkaufleute), die unter den oben aufgeführten Werten liegen, genügt die einfache Form der Buchführung, die Einnahmen-Überschussrechnung. Das Gleiche gilt für Angehörige freier Berufe, die unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes oder Gewinns ihren Gewinn mit der einfachen Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln dürfen, falls sie nicht freiwillig Bilanzen erstellen und nach den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ Bücher führen (§4 (3) Einkommensteuergesetz (EStG)).

 

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Was bedeutet “ordnungsgemäße Buchführung”?

Die wichtigsten „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ sind:

  • Die Eintragungen müssen in zeitlich richtiger Reihenfolge erfolgen.
  • Sie müssen sachlich und formell richtig sein.
  • Nichts darf unleserlich gemacht werden.
  • Sie müssen in Euro-Währung eingetragen sein.
  • Die Eintragungen dürfen nicht mit Bleistift gemacht werden.
  • Zu Beginn eines Handelsgewerbes oder am Anfang einer Wirtschaftsperiode ist ein Inventar und eine Bilanz zu erstellen.

Davon lassen sich folgende Grundsätze ableiten:

  • Bilanzwahrheit: Gegenstände dürfen nicht hinzuerfunden werden.
  • Bilanzklarheit: Aktiva und Passiva müssen klar und übersichtlich sein.
  • Bilanzidentität: der Abschluss des Vorjahres bildet den Ausgang für das folgende Wirtschaftsjahr (Schlussbilanz ist Eröffnungsbilanz des Folgejahres).

Methoden der doppelten Buchführung

Amerikanisches Journal

Im amerikanischen Journal werden die laufenden Geschäftsvorfälle in zeitlich richtiger Reihenfolge festgehalten. Die verbuchten Zahlungseingänge und -abgänge werden am Monatsende aufaddiert und in summierter Form in das Hauptbuch übertragen. Das amerikanische Journal umfasst auf jeder Seite etwa 15 Kontenspalten (je 15 Soll- und Habenspalten).

Durchschreibebuchführung

Die Durchschreibebuchführung ist die modifizierte und auch rationalisierte Form des amerikanischen Journals. Die Modifizierung ist darin zu sehen, dass das Durchschreibejournal nur noch dreispaltig unterteilt ist, in Kundenforderungen (Debitoren), Verbindlichkeiten (Kreditoren) und Sachkonten. Jedoch ist durch das sofortige Verbuchen der Geschäftsvorfälle auf die Kontenkarten die Gesamtkapazität der Konten wesentlich erweiterbar. Damit ist auch der „Rationalisierungseffekt“ erklärt. Man braucht nicht, wie das beim amerikanischen Journal der Fall ist, beide Vorgänge, das Verbuchen in das Journal und auf die Kontokarte separat durchzuführen. Übertragungsfehler werden somit weitgehend ausgeschlossen.

Wird zum Beispiel ein Kasseneingang verbucht, so erfolgt die Verbuchung auf der Sollseite und wird gleichzeitig, durch Auflegen auf das Journal in die Sachkontenspalte im „SOLL“ durchgeschrieben. Für die Gegenbuchung auf der Habenseite gilt dasselbe Prinzip. Die Kundenkarte wird aufgelegt und in die Habenspalte des Journals durchgeschrieben. Die umgekehrte Reihenfolge ist bei dem Geschäftsvorfall „Barzahlung an den Kunden“ (Kassenausgang) erforderlich. Gebucht wird auf der Liefererkarte im „SOLL“, mit Durchschrift in die Sollspalte des Journals und die Gegenbuchung auf der Sachkontenkarte im „HABEN“, mit gleichzeitiger Durchschrift in die Habenspalte des Journals. So wird auch die Systematik der doppelten Buchführung ersichtlich.

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