Buchhaltung als Franchise-Unternehmer

28.07.2018 07:30 | Ein Unternehmen gründen

buchhaltung als franchisenehmer

Manchmal wird einem die halbe Arbeit förmlich abgenommen, ein andermal ist der gesamte Spielraum zur Gestaltung auszunutzen. Zwischen dem Abtippen oder Einscannen von Belegen und der Buchhaltung nach eigenen Regeln besteht ein riesengroßer Unterschied im Franchising. Kreativität ist nicht gerade das, was überall gefordert wird, ihre Möglichkeiten sollte man jedoch nicht unterschätzen, auch wenn das lästig fallen mag. Der Unternehmer muss seine Zahlen in den Griff bekommen.

Buchhaltung als Franchise-Unternehmer verschafft den Überblick

Das kann durch eigene Anstrengung geschehen oder aber weitgehend ferngesteuert. Im zweiten Fall wird man gelegentlich mit Ergebnissen konfrontiert, die man so weniger vermutet hätte. Wer deren Zustandekommen jedoch beständig überprüft, kann vor Überraschungen dieser Art halbwegs sicher sein, wenn es auch nicht schaden dürfte, dass noch mal jemand drüberschaut. Klaffen Vorstellungen und Wirklichkeit aber arg auseinander, kommen Zweifel auf. Dann muss der eine sich sagen lassen, was er besser machen könnte, ein anderer hat es vielleicht längst bemerkt. Die Buchhaltung ist das Kerngeschäft für Franchisenehmer, man sollte es sich nicht aus der Hand nehmen lassen. Die permanente Angespanntheit im Job kann jedoch dazu ermuntern.

Überprüfen Sie Ihre Buchhaltung als Franchise-Unternehmer

Oft ist es ja auch wesentlich effektiver, umgehend verarbeiten zu lassen, was einen bei manueller Eingabe nur aufhält. Wichtiger ist die Kontrolle. Schließen Sie aus, dass ab und an etwas unter den Tisch fällt, achten Sie darauf, dass keine Fehler unterlaufen. Sie später auszubügeln ist meist schwerer, als ihre Entstehung von vornherein zu verhindern. Jeder hat mal einen schlechten Tag und dem gilt es, besondere Aufmerksamkeit zu widmen, obwohl viele DV-Systeme diese Aufgabe heutzutage verlässlich übernehmen. Da piept es gleich, wenn sich mal wer vertan hat und Unverdauliches füttern will. Anders sieht es aus, wenn Absicht dahintersteckt und einer, der sie hegt, ein feines Gespür für die Zusammenhänge entwickelt hat.

Beizeiten ruhen, wenn es gerade günstig dafür aussieht

Auf alle Fälle müssen Sie zu jedem Zeitpunkt wissen, wie es um Ihr Unternehmen steht und große Sorgfalt darauf verwenden, dass Ihnen die Kosten nicht davonlaufen. Zu schnell kann das geschehen, wenn man im falschen Moment keine Obacht gibt. Dann lässt es sich nur noch aus Schaden klug werden. Doch solcherlei Erfahrung brauchen Sie nicht unbedingt, um schnell voranzukommen, andererseits sollten Sie auch keine Energie mit übertriebener Wachsamkeit verschwenden. Ein erfahrener Unternehmer weiß, wann höchste Aufmerksamkeit geboten ist und auch, ob die Zügel einmal vorübergehend schleifen dürfen. Es nützt nur wenig, wenn man beim Erreichen eines neuralgischen Punktes so ausgelaugt ist, dass man kaum noch reagieren kann.

Der nötige Aufwand richtet sich nach dem Volumen

Die Pflicht zur Buchführung kann einen schon sehr beschäftigen, zumal wenn gleich doppelt genäht werden muss. Das trifft nur dann nicht zu, wenn

  • der Jahresumsatz hinter 600.000 Euro zurückbleibt und
  • ein daraus erwirtschafteter Gewinn ein Zehntel davon unterschreitet oder
  • kein Eintrag ins Handelsregister erfolgt ist.

Kapitalgesellschaften haben grundsätzlich keine Wahl, Freiberufler können darauf verzichten, und bei den Gewerbetreibenden muss man hat schauen, wie es um sie bestellt ist. Sie können sich nicht darauf berufen, dass nur eine der aufgeführten Bedingungen für sie nicht gilt. Getätigte Einnahmen mit errechneten Überschüssen in Beziehung zu setzen reicht dann nicht mehr aus.

Getrennt Erfasstes liefert den besseren Überblick

Regelmäßig muss die sogenannte Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden, sie fungiert der Übersichtlichkeit halber als Unterkonto der Bilanz. Auch die Umsatzsteuer braucht einen Extraplatz, damit Vorsteuerabzüge gleich an die richtige Stelle gelenkt und bei der Feststellung der Steuerschuld angemessen berücksichtigt werden können. Wie ärgerlich wäre es doch, wenn sie erst nachträglich zu veranschlagen wären! Das würde einen unschätzbaren Vorteil korrumpieren. Denn Vereinnahmtes muss davon abgesehen auf Heller und Pfennig abgeführt werden, und zwar in aller Regel schon im Voraus. Eventuell einzubehaltende Umsatzsteuerbeträge spielen eine wichtige Rolle bei der Frage, wie die Liquidität des Unternehmens beschaffen ist.

Automatisches ist nicht immer gleich gut

Alles einer anstandslos funktionierenden Software zu überlassen, ist kaum die beste Lösung. Mangelndes Fachwissen mag durch Expertisen ausgeglichen und dabei gleich Schritt für Schritt adaptiert werden. Die Grenzen der Digitalisierung können dann erreicht sein, wenn die Qualität des Internetzugangs zu wünschen übrig lässt oder mehrere Nutzer verschiedenen Interessen folgen. An systeminterne Vorgehensweisen ist man jedoch meist gebunden, es sei denn, der Franchisegeber ließe aus gegebenem Anlass eine Ausnahme zu. Es ist auch eine Kostenfrage. Zwar kann später abgezogen werden, was an Investitionen oder laufenden Gebühren verausgabt worden ist, doch zunächst einmal will es bezahlt sein. Und das kann sich läppern.

Ständige Erreichbarkeit vorteilhaft

Zu bedenken ist zudem die individuelle Brauchbarkeit bereitgestellter Anwendungen sowie die Möglichkeit des Zugriffs. Die besten Daten werden schnell nutzlos, wenn man erst lange Wege zu bewältigen hat, um sie zu erreichen. Viele Faktoren prägen ein Werkzeug, das jeder für sich optimal einrichten muss. Geltende Grundregeln jedoch sind nicht zu modifizieren. Sie betreffen das Aufzeichnen von Buchungen und verschiedene Fristen zur Aufbewahrung. Dabei sollte man sich vor Verwechslungen hüten und auch beim Verwalten von Zahlungsbelegen keine Willkür herrschen lassen oder nachlässig werden. Wer die dafür nötige Disziplin nicht aufbringt, hat als Unternehmer versagt, er kann wohl eine Person seines Vertrauens damit beauftragen.

Sorgfalt bei Verpflichtungen

Detaillierte Vorschriften für die jeweilige Dokumentation sind eine Sache, eine andere ist die Sicherung der Daten. Auf einen Systemabsturz können Sie sich kaum berufen, wenn Erforderliches nicht mehr beizubringen ist. Gewinnen Sie Sicherheit in diesen Dingen, damit Sie von Alpträumen verschont bleiben. Was ein anerkanntes Zertifikat trägt, ist wohl nicht immer ganz billig, lässt aber entspannter schlafen. Und das können Sie ganz gut gebrauchen, wenn Ihr Franchisegeber nicht auch in dieser Hinsicht vorgesorgt hat. Belasten Sie sich nicht unnötig, um sich intensiver auf das eigentlich Wesentliche konzentrieren zu können.

Ordnung im eigenen Kopf

Doch selbst auf exzellente Schulungen allein dürfen Sie sich nicht verlassen. Den größten Aufschluss verspricht stets der eigene Eindruck, wenn er nicht fehlgeleitet worden ist. Dessen gilt es, sich beständig zu vergewissern, das Unternehmertum ist alles andere als ein leichter Job. Je mehr Sie sich indes hineinknien, desto routinierter wird Ihnen vieles von der Hand gehen, und am Ende stehen Sie als Sieger da. Rückschläge sollten Sie nicht langfristig entmutigen.

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