Buchhaltung als Franchisepartner: Was Sie beachten müssen

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buchhaltung im franchising

Das Besondere am Franchising ist, dass der Franchisegeber seinen Franchisenehmern mit zahlreichen Unterstützungsleistungen das Leben leichter macht. Die Franchisezentrale nimmt hier eine Schlüsselrolle ein, da sie viele Aufgaben zentral für die einzelnen Geschäftspartner übernimmt. Hierunter fallen zahlreiche administrative und organisatorische Aufgaben. Vor allem die Buchhaltung ist eine sehr wichtige Aufgabe, die in diesen Bereich fällt. Hier erfahren Sie mehr zu diesem wichtigen Thema!

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Was hat es mit der Buchhaltung auf sich?

Die Buchhaltung gehört zu der Grundlage des betrieblichen Rechnungswesens. Sie gehört meist zu dem Leistungsumfang, was der Franchisegeber seinen Geschäftspartnern im Zuge des Franchisings anbietet. Und zwar ist es sinnvoll, dass die Franchisesystemzentrale die Buchhaltung für alle Franchisepartner übernimmt, da diese so entlastet werden: So ergeben sich zahlreiche Synergieeffekte für das gesamte Franchisenetzwerk, wodurch die Franchisenehmer Zeit sparen und Kapazität für ihr Kerngeschäft freisetzen.

Warum gibt es die Buchhaltung?

Die Buchhaltung stellt den wichtigsten Bereich im betrieblichen Rechnungswesen dar. Hier werden alle Geschäftsvorfälle aufgezeichnet, so dass diese Abteilung die Grundlagen für die Kostenrechnung und die Kalkulation liefert. Dank der Arbeit eines sogenannten Buchhalters, wird der wirtschaftliche Erfolg des Unternehmens sichtbar. Deshalb handelt sich hierbei um ein wichtiges Instrument, um das Unternehmen in finanzieller Hinsicht zu steuern und zu kontrollieren.

Buchhaltung und Buchführung – ein und dasselbe?

Der Begriff Buchhaltung beschreibt die Abteilung eines Unternehmens, die sich mit der Buchführung auseinandersetzt. Die Buchführung ist also die Tätigkeit, die vom Buchhalter in der Buchhaltung ausgeführt wird. Bei der Nutzung der beiden Begriffe ist also Vorsicht geboten. Auch wenn sie oft quasi synonym verwendet werden, so beschreiben sie unterschiedliche Dinge beziehungsweise Vorgänge.

Welchen Aufgaben kommt die Buchhaltung nach?

Wie bereits angemerkt erfasst die Buchhaltung sämtliche Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Sie verbucht diese und ordnet sie den unterschiedlichen Konten zu. Es handelt sich hier um eine lückenlose und korrekte Aufzeichnung aller Geschäftsfälle auf der Grundlage des Belegwesens. Die Verbuchung der einzelnen Vorgänge gibt dem Unternehmen einen Einblick in die Kosten, Einnahmen und Außenstände, es lässt sich die Vermögens- und Schuldensituation anhand der unterschiedlichen Belegarten feststellen. Die Buchhaltung nimmt daher eine beratende Funktion für die Geschäftsführung ein, da sie ein wichtiges Instrument zur Ermittlung des Unternehmensergebnisses ist. Allerdings darf die Buchhaltung nicht mit dem Controlling gleichgesetzt werden, da letzteres auf die Möglichkeiten abzielt, um die Kosten des Unternehmens zu optimieren.

Die Buchhaltung stellt die Grundlage für das gesamte Rechnungswesen dar, die sich an betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten orientiert, während sie steuerliche Erfordernisse beachtet. Denn schließlich ist es auch die Buchhaltung, die sämtliche Daten liefert, die für die Steuererklärung oder aber zur Erstellung einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung – kurz als BWA bekannt – nötig sind.

In welche Bereiche gliedert sich die Buchhaltung?

Die Buchhaltung deckt unterschiedliche Bereiche ab. Und zwar kommt es hier immer auf die Größe eines Unternehmens oder aber Franchisesystems an, ob eine Abteilung sämtliche Ausgaben ausführt oder aber mehrere Unterabteilungen gebildet werden:

  • Die Finanzbuchhaltung: Hier werden alle Vorgänge notiert, die relevant für die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Liquiditätsplanung sind. Dieser Bereich ist ebenso relevant für die Erstellung der Steuererklärung und der Bilanz. Je nach Größe und Art des Unternehmens lässt sich die Finanzbuchhaltung in die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung unterteilen.
  • Die Kreditorenbuchhaltung: Dieser Bereich widmet sich den eingehenden Rechnungen – diese stammen meist von Lieferanten. Bei diesen Rechnungen tritt das Unternehmen als Schuldner auf und hat die Verbindlichkeiten seiner Gläubiger zu begleichen.
  • Die Debitorenbuchhaltung: Hier geht es um die ausgehenden Rechnungen, wo das Unternehmen als Gläubiger auftritt und bei seinen Schuldnern seine Forderungen stellt.
  • Die Lohnbuchhaltung: Dieser Bereich der Buchhaltung befasst sich mit Löhnen und Gehältern der Mitarbeiter. Dies umfasst auch die Sozialabgaben.
  • Die Anlagenbuchhaltung: Hier geht es um die Verwaltung und Abschreibung von Gebäuden und Maschinen, die auch als Anlagegüter bekannt sind.

Je nach Art des Unternehmens lässt sich die Buchhaltung in noch weitere Abteilungen untergliedern. An sich ist diese Art der Buchführung nur relevant für solche Franchise-Unternehmen, die gesetzlich zur Bilanzierungs- und Buchführungspflicht angehalten sind und eine doppelte Buchführung praktizieren. Die Rechtsform eines Unternehmens entscheidet darüber, ob eine doppelte Buchführung nötig ist oder lediglich eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) ausreicht. Letzteres trifft in der Regel auf Freiberufler und Kleinunternehmer zu.

Wer ist im Franchising für die Zahlen verantwortlich?

Beim Franchising handelt es sich bei den Franchisenehmern um rechtlich und finanziell eigenständige Unternehmer, die natürlich selbst gerne einen Einblick in die Zahlen ihres Standortes hätten. Schließlich verschafft es dem Franchisenehmer mehr Kontrolle, wenn er die Buchführung in Eigenregie abwickelt, da er die gesamten Vorgänge kontrolliert. Heutzutage gibt es zahlreiche Software-Lösungen, die eine unkomplizierte und rechtskonforme Buchführung möglich machen. Diese sind sogar für unterschiedliche Unternehmensbranchen konzipiert oder sprechen Unternehmen unterschiedlicher Größe an.

Allerdings bedeutet dies auch mehr Arbeit für jeden einzelnen, während die Zentrale stellvertretend für alle Geschäftspartner die Aufgabe übernehmen könnte, um Kapazitäten in den einzelnen Standorten freizusetzen.

Nachteile an einer eigenen Buchhaltung in jedem Standort

Allerdings stellt eine eigene Buchhaltung auch einen entscheidenden Mehraufwand dar. Aus diesem Grund bietet es sich an, dass die einzelnen Franchisenehmer diese Aufgabe outsourcen und die Zentrale stellvertretend für das gesamte Netzwerk diese Aufgabe übernimmt. Der Vorteil liegt darin, dass sich so ein systemweites Controlling und Reporting erstellen lässt. So liegen dem Franchisegeber direkt die Zahlen der einzelnen Standorte vor und es kann keine Probleme an den Schnittstellen bei der Übertragung geben. Außerdem übernehmen ausgebildete Buchhalter in der Zentrale die Aufgabe, die sich mit den rechtlichen Grundlagen auskennen und beständig sämtliche Daten, die für die Buchführung wichtig sind, in das System einpflegen. Der Vorteil hieran ist, dass so alle relevanten Daten für den Jahresabschluss und den Steuerberater an dem Platz sind, wo sie hingehören und alle rechtlichen Besonderheiten eingehalten werden. Denn fehlende oder falsche Angaben können den einzelnen Franchisenehmern teuer zu stehen kommen – hier drohen entweder Strafen oder hohe Nachzahlungen!

Wer als Franchisenehmer trotz alledem bei der Buchhaltung die Finger mit im Spiel haben möchte, der kann für eine Kombination der beiden Varianten plädieren: Die einzelnen Franchisenehmer können hier eigenständig ihre Monatsabschlüsse vorbereiten und so ihre eigenen betriebswirtschaftlichen Vorgänge im Blick behalten. Das gibt ihnen das Gefühl von mehr Kontrolle über ihren eigenen Standort. Alle anderen Aufgaben können sie von einem externen Steuerberater oder aber der Systemzentrale ausführen lassen. So können sie ihren Arbeitsaufwand reduzieren, geben allerdings nicht die gesamte Kontrolle aus der Hand. Zeitgleich reduzieren sich so die Kosten, die ihnen für die Dienstleistung eines Steuerberaters oder der Zentrale in Rechnung gestellt werden würde.

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