Bürokosten im Franchising

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Wie gestalten sich Bürokosten im Franchising?

Das Franchising ist ein tolles System. Seinen Einzug nach Europa und speziell nach Deutschland fand es in den 1970er Jahren, obwohl die Wurzeln des Lizenzsystems sich bis ins Mittelalter zurückverfolgen lassen.

Obwohl das Franchising zunächst eher widerwillig akzeptiert wurde und mit großem Argwohn betrachtet wurde, hat es sich in den letzten Jahrzehnten dennoch zum Erfolg entwickelt.

Das Franchising hat natürlich große Vorteile gegenüber der eigenen Selbstständigkeit. Darunter fällt zum Beispiel die Verminderung der Risiken und die umfassende Unterstützung des Franchiseunternehmens.

Vor allem zu Beginn der Existenzgründung können eine Menge Kosten gespart werden, was die Startphase erleichtert und den Break-Even schneller herbeiführen lässt. Trotz all dieser Pluspunkte kann es durchaus vorkommen, dass unnötige Kosten entstehen.

Dies mag an veralteten Konzepten oder Systemen liegen oder auf Unerfahrenheit zurückzuführen sein. Ein klassisches Beispiel stellt wohl das Büro dar, welches sich häufig nicht durch eine optimale Kosteneffizienz auszeichnet. Im heutigen Artikel wollen wir Ihnen aufzeigen, durch welche Maßnahmen die Bürokosten reduziert werden können.

1) Home Office – eine gute Lösung

Die optimale Lösung, um Kosten und unter anderem auch die Bürokosten niedrig zu halten, ist Home Office.

Durch dieses sparen Sie sich nicht nur Fahrtkosten, Geld für Verpflegung und sehr viel Stress und Zeit, sondern können beispielsweise auch ihr Arbeitszimmer seit dem 27.07.2015 steuerlich absetzen lassen.

Dies ist möglich, allerdings unter bestimmten Bedingungen. Sollten Sie mit dem Gedanken spielen, sich ein Büro in den eigenen vier Wänden einzurichten, muss dieses klar und deutlich von den anderen Räumen abtrennbar sein.

Dies sollte nicht nur durch eine Vorrichtung oder ein Tuch markiert sein, sondern das Zimmer muss über eine eigene Tür verfügen, die eine Trennung zum Wohnraum darstellt.

Der Arbeitsraum sollte natürlich für die beruflichen Zwecke genutzt werden und dementsprechend auch über die passende Einrichtung verfügen. Konkret heißt dies:

  • Schreibtisch mit Ablagemöglichkeiten und einem Computer
  • Regale, welche für die Aufbewahrung von Ordnern, Akten und Dokumenten verwendet werden können
  • Schreibtischstuhl
  • Ablageflächen für etwaige Elektronik

Die Nutzung dieses Zimmers sollte sich zu 90 Prozent auf die berufliche Tätigkeit beschränken. Dies ist eine Vorgabe des Finanzamtes, die beachtet und eingehalten werden sollte.

Stellen Sie also sicher, dass sich keine Kinderspielzeuge in dem vorgesehenen Raum befinden oder Sie Regale mit Kleidung oder Dekoration füllen.

Weitere Konditionen, welche das Finanzamt vorgibt, sind unter anderem die Größe des Wohnraums. Es heißt, dass der Wohnraum durch das Büro nicht exzessiv eingeschränkt werden soll. Das Privatleben sollte also keine einschneidenden Abstriche machen müssen.

Weiterhin kann es vorkommen, dass das Finanzamt trotz all der eingehaltenen Kriterien, Ihren Antrag ablehnt. Dies hängt häufig damit zusammen, dass das Arbeiten per Home Offfice in manchen Unternehmen eine Wahl und keine Pflicht ist.

Doch was können Sie denn nun wirklich von der Steuer absetzen lassen? Zunächst einmal können Sie den Anteil des Zimmers an Ihrer Gesamtmiete berechnen und beim Finanzamt einreichen. Doch auch die Grundsteuer, Reparaturen und Neuanschaffungen und das Inventar können zurückerstattet werden.

Keine steuerlichen Berücksichtigungen erhalten Luxusausstattungen wie Gemälde oder Zimmerpflanzen. Stattdessen können Sie allerdings sogar Teppiche, Lampen, Vorhänge und Tapeten absetzen lassen!

2) Bürokosten effizient minimieren

Home Office ist nun natürlich nicht der Regelfall und auch im Franchising ist es gängiger, über einen eigenen Betrieb zu verfügen.

Wenn auch Sie Ihren eigenen Standort besitzen, wollen wir Ihnen nun Mittel und Wege vorstellen, durch welche Sie Ihre Kosteneffizienz erhöhen können.

Denn nicht nur die unnötige Papierverschwendung oder unnötiger Stromverbrauch konsumieren jeden Monat einen großen Teil des vorhandenen Budgets. Nein, es gibt viele versteckte Kosten, die uns normalerweise überhaupt nicht in den Sinn kommen. Doch kommen wir zunächst zu den wesentlichen Dingen.

Technische Geräte aller Art

Ein Büro ist natürlich mit viel Technik ausgestattet, welche das Arbeitsleben erleichtern soll und die Effizienz der Mitarbeiter erhöhen soll.

Diese Technik hat allerdings auch ihre Schwachstellen, welche uns unter Umständen das Geld unbewusst aus der Tasche ziehen können. Laut Statistik werden 41 Prozent des gesamten Strombedarfs eines durchschnittlichen Unternehmens durch die elektronischen Geräte des Büros verbraucht.

Um diese Ausgaben zu senken, ist zunächst anzuraten, dass die Stromfresser bei Nichtgebrauch (zum Beispiel am Wochenende, nach Arbeitsschluss, aber auch bei krankheitsbedingten Ausfällen der zuständigen Mitarbeiter) einfach ausgeschaltet bleiben.

Weiterhin kann man sich als Franchisenehmer allerdings auch überlegen, veraltete Geräte gegen modernere Technologien auszutauschen.

Denn diese verbrauchen nachweislich weniger Energie und können somit schon positive Auswirkungen auf die Stromrechnung haben. Das gilt übrigens nicht nur für Computer, sondern auch für Scanner und Drucker. Manche dieser Geräte verwenden ausgesprochen viel Tinte und benötigen für jeden einzelnen Einsatz eine große Menge an Strom.

Durch neue Geräte haben Sie zwar zunächst hohe Anschaffungskosten, diese werden sich auf langer Sicht gesehen allerdings mehr als auszahlen. Denn die Geräte verfügen oftmals über exzellente Einergiesparfunktionen, welche sich bei Abwesenheit oder Nichtgebrauch sofort eingeschalten.

Weiterhin kann es durchaus vorkommen, dass die leeren Farbpatronen des Druckers beispielsweise nicht recycelbar sind oder generell eine große Belastung für die Umwelt darstellen.

Bei der Produktion von modernen Geräten hingegen wird nun extrem darauf geachtet, dass diese keine Schäden für die Umwelt hervorrufen, sondern diese - ganz im Gegenteil - sogar entlasten.

Zudem zeichnen sich die Farbpatronen im Regelfall durch hohe Kosten aus. Es bietet sich deswegen an, stattdessen auf Refill oder Rebuilt Toner zurückzugreifen. Diese sind sehr viel günstiger und büßen auch nichts ihrer Qualität ein. Es sollte allerdings erwähnt werden, dass auch viele asiatische Adaptionen dieser Geräte im Umlauf sind.

Es wird angeraten, sich von diesen fernzuhalten, da Schäden häufiger auftreten und die asiatischen Drucker in den meisten Fällen leider über keine Herstellergarantie verfügen. Legen Sie also großen Wert darauf, dass zertifizierte Geräte angeschafft werden, welche im besten Fall in Deutschland produziert wurden.

Außerdem ist es angeraten, alle elektronischen Geräte über gemeinsame Steckerleisten laufen zu lassen. Dadurch können am Ende des Arbeitstages die Steckerleisten aus geschalten werden und somit Energie und Strom eingespart werden. Durch dieses Vorgehen wird auch sichergestellt, dass nicht aus Versehen einige Geräte vergessen werden.

Die Beleuchtung

Ein ausschlagender Punkt für hohe Kosten im Büro ist natürlich die Beleuchtung. Bei dem Erwerb eines passenden Standortes sollten Sie also unbedingt darauf achten, dass Ihr Betrieb ausreichend Tageslicht zur Verfügung hat.

Denn gerade in einem Büro sind die Angestellten darauf angewiesen, dass die Räume stets gut beleuchtet werden. Falls Ihr Standort leider keine großen Fenster besitzt, welche genügend Tageslicht spenden, damit die Angestellten ohne große Anstrengung arbeiten können, müssen Sie dies mit der passenden Beleuchtung simulieren.

Dies kann sehr teuer werden. Um kosteneffizient zu handeln, empfiehlt es sich daher, Leuchtstoffröhren einzusetzen. Die sogenannten LED-Leuchten produzieren keine Hitze und sind dadurch energiesparender.

Gleichzeitig zeichnen sich die modernen Lampen allerdings durch einen hohen Kostenfaktor aus. Wie allerdings auch bei den Computern, Druckern, Scannern etc. gilt es auch bei den Lampen lieber zu Beginn höhere Ausgaben zu haben, welche sich mit den Jahren ausgleichen.

Einsparungen durch Verträge und Versicherungen

Im Laufe der Jahre sollte sich jeder Franchisenehmer vornehmen, seine bestehenden Verträge und Versicherungen zu überprüfen.

Denn was vor fünf oder zehn Jahren vielleicht ein wahres Schnäppchen mit unzähligen Leistungen gewesen ist, kann sich nun als veraltet und überarbeitungsfähig herausstellen.

Gerade im Bereich der Kommunikation hat sich in den letzten Jahren einiges getan. Die Anbieter haben ihre Preise enorm gesenkt, da sich ein genereller Wandel in der Gesellschaft abzeichnet. Denn die Menschen greifen immer weniger zum Telefon und schicken stattdessen lieber Nachrichten via Whatsapp.

Natürlich trifft dies nicht auf Unternehmen zu, dennoch ergeben sich durch diese gesellschaftlichen Veränderungen auch mögliche Optimierungen für die Wirtschaft. Wer seinen veralteten Vertrag modernisieren möchte, sollte allerdings nicht sofort den Anbieter wechseln, sondern zunächst seinen aktuellen Anbieter kontaktieren.

Eventuell unterbreitet dieser Ihnen direkt von selbst ein gutes Angebot, das bessere Bedingungen bietet. Sollte sich dieser allerdings halsstarrig präsentieren, ist das Aussprechen einer keinen Drohung manchmal recht hilfreich. Bevor das Unternehmen Sie verliert, ist es sicherlich bereit, Ihnen ein wenig entgegenzukommen.

Die IT-Infrastruktur

Einen weiteren Punkt bildet die IT-Infrastruktur. Wie sich bei einer Studie im Jahr 2017 zeigte, schöpfen die deutschen Unternehmen das Potenzial der automatisierten IT-Infrastrukturen nicht vollständig oder sogar überhaupt nicht aus und verlieren deswegen Millionen von Euros.

Wer sich also technisch auf den neusten Stand bringt, kann sich sicher sein, dass der jährliche Profit des Unternehmens ansteigen wird. Als Unternehmer sollte man also regelmäßig Messen und Schulungen besuchen, welche über die neusten Innovationen informieren und die Teilnehmer am besten bereits mit deren Umfang bekannt machen.

Ratsam ist sicherlich auch, nicht nur sich selbst fortzubilden, sondern auch in die Weiterbildung der Angestellten zu investieren. Sie werden sehen, dass sich diese Ausgaben rückwirkend für Ihr Unternehmen lohnen wird.

Tipps für den unternehmerischen Alltag

Unternehmen müssen jede Woche unzählige Rechnungen und Lieferscheine herausgeben. Rechnet man diese Masse auf ein gesamtes Jahr hoch, ergeben sich dadurch hohe Papier- und Portokosten.

Stattdessen könnte man sich mit seinen Geschäftspartnern und Kunden darauf einigen, die geschäftlichen Abwicklungen in Zukunft per E-Mail zu handhaben. Dadurch spart man Geld und tut der Umwelt noch etwas Gutes!

Büromaterialien, wie Stifte, Papier und Briefumschläge sind teuer. Sollten sich in Ihrem unmittelbaren Umkreis weitere Unternehmen befinden, könnte man die Bestellungen gemeinsam aufgeben. Denn viele Händler gewähren Massenrabatte bei großen Bestellmengen. Eine einfache Lösung, welche gute Ergebnisse erzielt und die Tasche nachhaltig schont!

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