Data Privacy: Was Sie als Franchisepartner wissen sollten!

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Data Privacy: Was Sie als Franchisepartner wissen sollten!

Datenschutz, Datenschutz, Datenschutz. Bei Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung im Mai 2018 drehte sich in der Öffentlichkeit alles um diesen Begriff. Verbraucher sollten geschützt werden, Unternehmen zu mehr Maßnahmen verpflichtet werden. Natürlich ist das Thema noch immer aktuell, auch im Bereich der Franchiseunternehmen. Was bedeutet Data Privacy also für Franchisepartner?
Mittlerweile sind die ersten Startschwierigkeiten mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) überwunden, die DSGVO ist in den meisten Unternehmen erfolgreich umgesetzt worden. Anfangs herrschte noch die Angst vor, dass die
Regelungen zu umfangreich seien und zu viel „Data Privacy“ (zu deutsch Datenschutz) die Produktivität der betroffenen Unternehmen einschränke. Doch mittlerweile haben die meisten eingesehen, dass die DSGVO eine sinnvolle Änderung darstellt.

Wer ist betroffen von den neuen Regelungen zur Data Privacy?

Grundsätzlich sind alle Bürger in der Europäischen Union von der DSGVO betroffen – zumindest diejenigen, die in irgendeiner Weise persönliche Daten an Unternehmen weitergeben oder in der Vergangenheit weitergegeben haben. Das dürften so gut wie alle EU-Bürger sein. Auf der anderen Seite stehen die Unternehmen: Hier gilt die DSGVO laut der Informationen der Europäischen Kommission für jedes Unternehmen und jede Einrichtung, „welches oder welche personenbezogene Daten im Rahmen der Tätigkeiten einer in der EU ansässigen Zweigstelle verarbeitet, unabhängig davon, wo die Datenverarbeitung stattfindet.“. Natürlich müssen auch Firmen, die außerhalb der EU ihren Sitz haben, aber innerhalb Geschäfte machen, die DSGVO beachten.
Stellt sich nur noch die Frage: Was genau sind die personenbezogenen Daten, von denen in der Verordnung die Rede ist? Als personenbezogen können alle Daten bezeichnet werden, die sich auf eine Person und deren Identifizierung beziehen. Zum Beispiel:

  • Name
  • Standortdaten wie die Adresse
  • Online-Kennung oder Kennnummer
  • alle weiteren Daten, die zur Identität einer Person beitragen, z.B. finanzielle, kulturelle oder gesundheitliche Daten

Anders gesagt: Quasi alles, was irgendwie als Eigenschaft für eine Person gilt, ist nach DSGVO schützenswert. Genau deshalb wehrten sich viele Unternehmen zunächst gegen die umfangreiche Reform. Doch nach und nach zeigt sich: Eigentlich sind die Regelungen der DSGVO gar nicht so schwer umzusetzen, und für Firmen bedeuten die Vorschriften keinen großen Nachteil. Kritik gibt es dennoch auch heute noch. Ein Problem sieht zum Beispiel Felix Walter vom Start-Up-Bundesverband im Gespräch mit „Capital“ darin, dass die DSGVO innerhalb der EU und sogar innerhalb Deutschlands ganz unterschiedlich gehandhabt werde – trotz gleicher gesetzlicher Grundlage.

Für Franchisepartner: Warum Daten so wichtig sind

Grundsätzlich spielen Daten heutzutage in so gut wie jeder Firma eine entscheidende Rolle. Wohin muss ich meine Waren liefern? Wie mache ich am besten individualisierte Werbung? Solche Fragen müssen in einem Unternehmen beantwortet werden, und die Antwort können nur personenbezogene Angaben liefern. Daher ist die Erfassung von Daten im großen Stil längst zum Standard geworden.
Gerade bei
Franchisepartner kommt der Übertragung von Daten dabei eine zentrale Aufgabe zu: Eine ständige Kommunikation zwischen Franchisegeber und Franchisenehmer ist nötig, um den größtmöglichen Erfolg zu gewährleisten. Schließlich müssen sich beide Seiten abstimmen, damit Marketingmaßnahmen nicht im Sande verlaufen oder Tendenzen im Konsumentenverhalten rechtzeitig erkannt werden.

Welche Rechte haben Kunden?

Wie Sie sehen, haben Franchisepartner in aller Regel ein gesteigertes Interesse daran, personenbezogene Daten zu speichern und eventuell weiterzugeben. Doch diese Praxis wird durch die Datenschutz-Grundverordnung und das Bundesdatenschutzgesetz geregelt und eingeschränkt. Folgende Rechte stehen jedem EU-Bürger zu, wenn es um die Erfassung seiner Daten geht:

  • Informationsrecht über die Verarbeitung seiner Daten
  • Zugangsrecht zu seinen Daten
  • Antrag auf Korrektur oder Löschung der Daten
  • Widerspruchsrecht gegen Verarbeitung der Daten zu Marketingzwecken

Wenn ein Kunde eines seiner Rechte wahrnehmen möchte und dies einem Unternehmen mitteilt, so muss dieses den Antrag innerhalb eines Monats bearbeiten. Somit sollten Sie immer darauf vorbereitet sind, einen solchen Antrag zu erhalten und bearbeiten zu müssen.
Wenn Sie Franchisenehmer sind, können Sie sich übrigens nicht darauf berufen, dass Ihr Franchisegeber eine solche Anfrage bearbeiten muss.

Im Gegenteil: Da Sie als eigenständiger Unternehmer oder eigenständige Firma auftreten, sind Sie für solche Anliegen zuständig. Somit müssen beide Seiten innerhalb eines Franchisesystems für die Einhaltung der Datenschutz-Standards garantieren, jeweils in ihrem Zuständigkeitsbereich.

Kooperation zwischen Franchisepartnern: Für den Datenschutz unabdingbar

Wie in so vielen Bereichen ist Kommunikation auch bezüglich des Datenschutzes der Schlüssel zum Erfolg in Franchisebetrieben. Nur alle Beteiligten gemeinsam können dafür sorgen, dass die Data Privacy korrekt umgesetzt wird. So lassen sich übrigens auch empfindliche Geldstrafen vermeiden: Die Europäische Union kann Geldstrafen in Höhe von bis zu 4 % des Umsatzes bei groben Datenschutz-Verstößen verhängen. In der Regel hielten sich die Strafzahlungen aber weit unter diesem maximalen Prozentsatz.

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Welche Maßnahmen sollten in einem Franchisesystem also konkret getroffen werden? Zunächst sollten sich beide Seiten allgemein über die in Deutschland gültigen Regelungen zum Datenschutz informieren – dies ist wahrscheinlich ohnehin schon geschehen, spätestens bei Einführung der DSGVO. Danach sollte beim Franchisegeber in Zusammenarbeit mit den Franchisenehmern ein einheitliches System zum Umgang mit Datenschutz erarbeitet werden. Gerade die DSGVO ist nämlich nicht zu 100 Prozent eindeutig formuliert und lässt durchaus Raum für eigene Interpretationen oder Umsetzungsmöglichkeiten.
Im Anschluss sollte der
Franchisegeber die erarbeiteten Richtlinien für das eigene Unternehmen an alle Franchisenehmer weiterleiten. Das kann beispielsweise durch eine Ergänzung des Franchise-Handbuchs gelingen, aber auch durch ein allgemeines Infoschreiben. In jedem Fall erwarten Franchisenehmer im Bezug auf Datenschutz Tipps des Franchisegebers, denn für die detaillierte Einarbeitung in das komplexe Thema fehlt vor Ort schlicht die Zeit. Die Kooperation innerhalb des Franchisesystems wird somit zur Grundvoraussetzung für den richtigen Umgang mit personenbezogenen Daten.

Die Rechtsgrundlage für den Austausch personenbezogener Daten

Um personenbezogene Daten zwischen Franchisegeber und Franchisenehmer legal austauschen zu können, können sich die betroffenen Unternehmen grundsätzlich

  • auf Artikel 7
  • auf Artikel 28
  • oder auf Artikel 6 der DSGVO

berufen. Nach Artikel 7 ist dabei eine konkrete Einwilligung der betroffenen Person zur Datenweitergabe nötig. Beispielsweise kann dieses Einverständnis durch ein zusätzliches Feld in einem Online-Formular oder einen zusätzlichen Paragraphen beim Vertragsabschluss mit Kunden eingeholt werden. Nach Artikel 28 dürfen Daten zur Auftragsverarbeitung weitergegeben werden, ohne konkretes Einverständnis der betroffenen Person. Diese Möglichkeit kommt also für die Mehrzahl von Franchiseunternehmen wohl eher in Betracht. Artikel 6 befasst sich mit der „Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses“ und kommt wohl eher selten zum Einsatz.

Übrigens: Sobald 10 Personen oder mehr regelmäßig mit der Datenverarbeitung zu tun haben, muss im Unternehmen ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Dies ist allerdings bei Franchisenehmern sehr selten der Fall und betrifft daher meist nur den Franchisegeber.

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