Digitales Büro und papierlose Lösungen: Wie Sie als Franchisepartner die Digitalisierung nutzen

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Deutschland verbraucht so viel Papier wie Afrika und Südamerika zusammen! Das hat der World Wide Fund For Nature (WWF) herausgefunden. Ein alarmierender Fakt, der nicht nur mangelndes Umweltbewusstsein zeigt, sondern auch deutlich macht: Im Bereich der Digitalisierung haben wir noch einen großen Rückstand. Gerade für Unternehmen gibt es heutzutage zahlreiche papierlose Alternativen, die Sie als Franchisepartner nutzen sollten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch ein digitales Büro Zeit sparen und an Ordnung gewinnen können.

Eigentlich geht in Deutschland der Trend zu umweltfreundlichen Lösungen. Doch im Bereich des Papiers scheint dieser noch nicht ganz angekommen zu sein: Fast 250 Kilogramm Papier verbraucht jeder Deutsche laut WWF pro Jahr, damit liegen wir EU-weit an der Spitze. Dabei müsste das gar nicht sein, denn in Zeiten der Digitalisierung bieten sich etliche Möglichkeiten zur Papiervermeidung. So kann nicht nur die Umwelt geschont werden, sondern auch Ihr Geschäftsalltag effektiver gestaltet werden.

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Papierform nötig? Das Gesetz klärt auf

Betrachten wir zunächst einmal die gesetzlichen Vorgaben, an die Sie sich halten müssen. Sie sind nämlich als Kaufmann dazu verpflichtet, bestimmte Unterlagen wie zum Beispiel Rechnungen oder Jahresabschlüsse für zehn Jahre aufzubewahren. Zur Form der Aufbewahrung macht das Gesetz ebenso Angaben: Jahresabschlüsse und wichtige Urkunden, beispielsweise zum Gebäude- oder Grundstückskauf, müssen Sie im Original griffbereit haben, fast alle weiteren Dokumente allerdings nicht. Bei all ihren Dokumenten aus dem Unternehmens-Alltag wie Rechnungen oder Buchungsbelegen dürfen Sie die digitale Form wählen. Gesetzlich wird Ihnen die Papiervermeidung somit schon einmal erleichtert.

Wo fangen Sie am besten an?

Generell gilt: Sie sollten sich Schritt für Schritt an papierlose Alternativen herantasten. Von einem Tag auf den anderen plötzlich das Papier komplett aus Ihrem Unternehmen zu verbannen, ist ein zu harter Schritt und sorgt bei Ihnen selbst wie auch bei Ihren Mitarbeitern für reichlich Verwirrung. Stellen Sie also lieber nach und nach auf ein digitales Büro um und beginnen Sie mit „einfachen“ Dokumenten, die nicht notwendigerweise Papier erfordern. Zum Beispiel:

• Rechnungen
• Betriebskostenabrechnungen
• Urlaubsanträge

Bei diesen drei Dokumenten ist es in vielen Unternehmen noch üblich, diese auf Papier zu schreiben oder zu versenden. Erforderlich ist das eigentlich nicht – Rechnungen sind schließlich auch gültig und rechtsbindend, wenn sie digital an den Kunden zugestellt werden. Auch Kunden erwarten heutzutage einen gewissen Grad an Digitalisierung und haben sich mittlerweile daran gewöhnt, Rechnungen per E-Mail zu erhalten. Probleme sollten dadurch also nicht entstehen, im Gegenteil: Kunden empfinden Online-Rechnungen eher als Erleichterung.

Auch die Möglichkeit von digitalen Unterschriften sollten Sie nutzen: Anstatt wichtige Schriftstücke auszudrucken, per Hand zu unterschreiben, einzuscannen und wieder wegzuschicken, können Sie mit wenigen Klicks digital eine gültige Unterschrift erstellen. So können Sie Zeit und Aufwand sparen, Sie und auch Ihr Geschäftspartner behält zudem leichter die Übersicht. Gerade bei Franchisepartnern ist ein regelmäßiger Schriftwechsel nötig und wichtig. Hier hilft Ihnen die digitale Form, um sich schneller einen Überblick zu verschaffen. Sie können zum Beispiel auf Ihrem PC oder Laptop einfach einen Ordner erstellen, in den jedes Franchise-Schriftstück wandert, nachdem Sie es unterschrieben beziehungsweise bearbeitet haben. Langfristig schaffen Sie es so, eine Struktur zu erstellen und jederzeit zu wissen, wo Sie auf Ihren Schriftverkehr mit dem Franchisepartner zurückgreifen können.

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Besonders wichtig: Benennen Sie Ihre Dokumente systematisch, um diese innerhalb von Sekunden wiederfinden zu können. Beispielsweise können Sie

• die Dokumentart-Art (z.B. Vertrag),
• den Geschäftspartner (z.B. Franchisegeber X)
• sowie das Datum

als Standard-Benennung festlegen. Diesen Standard sollten Sie in Ihrem Unternehmen kommunizieren und von allen umsetzen lassen – das spart Zeit und vermeidet Unordnung.

Eine passende Software oder Cloudlösung ist nötig

Etwas, was Ihr Leben im digitalen Büro ebenfalls massiv erleichtert, ist eine auf Ihr Unternehmen abgestimmte Software. Es gibt enorm viele Anbieter, die ihre Lösungen anbieten – lassen Sie sich informieren und beraten, um zu entscheiden, ob etwas Passendes für Sie dabei ist. Die Software sollte Ihre Bedürfnisse erfüllen und einfach zu bedienen sein; sich im Digital-Dschungel zu verirren, wollen nämlich weder Sie noch Ihre Mitarbeiter. Eine gute User Experience ist daher Grundlage für die Auswahl des passenden Systems.

Gerade für Sie als kleiner oder mittelständischer Unternehmer reichen anfangs auch oft Cloudlösungen, um das digitale Büro voranzubringen. So kann online alles abgespeichert und mit den Kollegen geteilt werden. Das vereinfacht die Zusammenarbeit, jederzeit kann man nachsehen, wie weit Kollege X gerade mit seinem Projekt oder ob Kollege Y schon seinen Auftrag bearbeitet wird. Eine solche Cloud ist also bereits die Basis für ein digitales Büro.
Weitere Möglichkeiten: Scanservices und Online-Post

Um komplett papierlos alle Dokumente verarbeiten zu können, muss einkommende Post wohl oder übel eingescannt werden. Dafür müssen Sie – je nach Postmenge – Zeit einplanen, vielleicht sogar einen Mitarbeiter benennen, der diese Aufgabe jeden Tag erledigt und so garantiert, dass einheitlich mit der Post umgegangen wird. Selbst für diese zugegebenermaßen eher lästige Aufgabe gibt es heutzutage Alternativen: Spezialisierte Scanservices übernehmen für Sie den Empfang und die Verarbeitung von Briefen, und können Ihnen so diese unangenehme und zeitraubende Aufgabe abnehmen. Natürlich hat dies aber seinen Preis und lohnt sich wahrscheinlich erst ab einer großen Menge von einkommender Post – ob das für Sie als Franchisenehmer in Frage kommt, müssen Sie für sich selbst beantworten.

Auch für den Versand von Briefen gibt es mittlerweile Lösungen, dank derer Sie in Ihrem Unternehmen Papier sparen. Dabei können Sie einfach online Ihren Brief hochladen, die spezialisierte Firma kümmert sich dann um den Ausdruck, den richtigen Umschlag, das Porto und den Versand. In der digitalisierten Welt ist eben fast alles möglich.

Ist Werbung mit Flyern wirklich nötig?

Dieser Frage sollten Sie sich ebenfalls stellen, wenn Sie auf ein digitales Büro umstellen möchten. Denn nicht nur innerhalb des Büros wird viel Papier verschwendet, sondern auch außerhalb in Form von Werbung. Nach WWF-Angaben landen jährlich etwa 30 Kilogramm Papier-Prospekte in deutschen Briefkästen. Sie als Gründer sollten sich also hinterfragen und beurteilen, ob Ihr Marketing nicht anders – beispielsweise online – effektiver funktionieren könnte.

Eins ist jedenfalls klar: Um ein digitales Büro zu erschaffen, müssen Sie Ihre Mitarbeiter in diesen Prozess miteinbeziehen und diese über die Vorteile aufklären – Überzeugungsarbeit ist, wie so oft bei Neuem, nötig. Die Umstellung erfordert Planung und wird sicherlich nicht reibungsfrei funktionieren. Dessen sollten Sie sich bewusst sein. Trotzdem ist das digitale Büro mit vielen Vorteilen verbunden, die Sie besser früher als später nutzen sollten.

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