Document Management System: So gelingt die Einführung in Ihr Franchisesystem

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In Zeiten der Digitalisierung werden digitale Lösungen immer wichtiger. Hierzu gehört auch ein papierloses Document Management System. Und zwar verspricht digitalisierter Papierkram mehr Überblick und macht einen gezielten Dateizugriff möglich – anytime, anywhere. Und das passt perfekt in die heutige Realität der modernen Arbeitswelt, wo flexiblere Arbeitszeitmodelle, Home Office, das ortsungebundene Arbeiten und digitale Kollaborationen eine immer wichtigere Rolle spielen. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen heute die Vorzüge eines Document Management Systems vorstellen und aufzeigen, was es bei einer Einführung in Ihrem Franchise-Unternehmen zu beachten gibt.

Das Büro der Zukunft: Erfolgreich mit einem papierlosen Document Management System!

Die heutige Arbeitswelt wird immer digitaler. Dabei verspricht der Nutzen der modernen, elektronischen Prozesse einen enormen Vorteil: Anstatt dass man sich durch unsortierte Aktenberge und Papierstapel wühlen muss, kann mit dank Document Management System in nur ein paar Klicks Zugriff auf Dokumente erhalten.

Von analog auf digital: Ordnung mit System!

Als Franchisegeber und Franchisenehmer sollten auch Sie auf ein Document Management System setzen. Mehr Ordnung auf den Festplatten, gezielte Dateizugriffe in kürzerer Zeit. Ebenso können Sie so die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter steigern: Egal, ob sich diese auf einem Kundenbesuch oder im Home Office befinden, ein jeder erhält Einblick in Dokumente und Informationen – auch außerhalb des Betriebes! Und das wiederum ist vor allem für junge Fachkräfte relevant: Die jungen Generationen sehen in einer modernen Arbeitsumgebung einen klaren Wettbewerbsvorteil, wenn es um die Wahl eines attraktiven Arbeitgebers geht. In Zeiten von demografischem Wandel und Fachkräftemangel sollten Sie auch im Franchising an Ihrer Arbeitgebermarke arbeiten und sich für zukunftsfähige Modelle wie auch eine schlüssige IT-Infrastruktur entscheiden. Seien Sie ein attraktiver Franchisegeber, der auf eine digitale Unternehmensführung setzt!

>>> Erfahren Sie hier mehr zu den aktuellen Entwicklungen der Arbeitswelt 4.0 und das Franchising:

Was macht ein Document Management System aus?

Wenn ein Franchise-Unternehmen über ein Document Management System verfügt, dann nutzt es die Möglichkeiten der Technologien, um Dokumente digital zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, aufzubewahren und jederzeit bereitzustellen. Ein solches System setzt darauf, dass die analogen Dokumente bei Erhalt zunächst digitalisiert werden, wodurch die organisatorischen Prozesse verbessert werden können. Bei einem Document Management System werden die unterschiedlichsten Inhalte digitalisiert: Hierzu gehören Rechnungen oder Verträge, die als strukturierte Inhalte gelten, aber auch Presseartikel, E-Mails oder Aktennotizen, die als wenig strukturierter Inhalt klassifiziert werden.

Worauf kommt es bei der Implementierung eines Document Management Systems an?

Wer von analog auf digital umstellt, der sollte einige Dinge bei der Umsetzung beachten. Denn leider handelt es sich hierbei um ein großes Projekt, was sorgsam geplant und implementiert werden muss. Denn der Einsatz eines Document Management Systems bedeutet, dass sämtliche Prozesse, die mit der Dokumentenverwaltung zu tun haben, neu ausgerichtet werden müssen. Für viele Franchise-Unternehmer mag es also den Anschein haben, dass die technischen Hürden für eine Umstellung zu groß sind. Man fürchtet sich vor zu hohen Projektkosten, Widerstand seitens der Mitarbeiter sowie unnötigen Aufwand und Kosten. Allerdings sollten Sie als Franchisegeber diesen Schritt wählen, er passt zum aktuellen Zeitgeist und zur immer digitaler werdenden Arbeitswelt. Worauf warten Sie also noch? The Digital Transformation is real!

So führen Sie das Document Management System in Ihrem Franchise-Unternehmen ein!

  • Stehen Sie selbst für die Einführung ein!

Machen Sie die Einführung eines Document Management Systems zur Chefsache. Es handelt sich hierbei um eine Entscheidung, die weitreichende Folgen und Veränderungen für das gesamte Unternehmen bedeutet. Und zwar ist das auch der Fall, wenn Sie als Geschäftsführer weniger mit dem Organisieren von Dokumenten in Ihrem Arbeitsalltag zu tun haben.

  • Special Task Force: Wählen Sie ein Team für die Umsetzung!

Die Umstellung auf ein papierloses Document Management System betrifft alle Abteilungen. Aus diesem Grund ist es essentiell, dass aus jeder Abteilung ein Mitarbeiter bestellt wird, um herauszufinden, was das digitale System leisten muss. Hier sollten Sie darauf achten, dass es sich um einen erfahrenen Mitarbeiter handelt, der mit dem Arbeitsalltag bestens vertraut ist.

  • Worauf kommt es an? Die Erstellung des Lastenheftes!

Die Special Task Force hat nun die Aufgabe, die Anforderungen der einzelnen Abteilungen für das Document Management System zusammen zu tragen und zu notieren. Im Zuge dessen sollten zum einen Mindest-Ziele definiert werden, die direkt nach der Einführung erreicht werden sollen, zum anderen sollten auch längerfristige Ziele als Vision formuliert werden, um sicher zu stellen, dass das Konzept auch zukunftsfähig ist.

  • Was bietet der Markt? Finden Sie die passende Document Management System Lösung für Ihr Franchise-Unternehmen!

Nun gilt es, ein passendes System zu finden, was sich mit den Anforderungen Ihres Franchise-Unternehmens deckt. Nutzen Sie die Ergebnisse des Lastenhefts, um auszuloten, welche Systeme am Markt am besten Ihre unternehmensinternen Bedürfnisse befriedigen. Bewerten Sie die Systeme anhand ihres Funktionsumfangs und des Preises. Ebenso sollten IT-technische Voraussetzungen erfüllt werden: Lässt sich das System in die vorhandene IT-Landschaft implementieren? Achten Sie darauf, wie groß der administrative Aufwand ist, um die Implementierung zu realisieren. Und analysieren Sie, wie hoch in Zukunft die Zeit- und Produktivitätsgewinne sind!

  • Expertenmeinung und Beratungen für eine erfolgreiche Einführung!

Nun haben Sie sich als Laie einen Überblick über die unterschiedlichen Document Management Systeme gemacht und sich orientiert, was der Markt zu bieten hat. Im nächsten Schritt ist es ratsam, sich mit Anbietern von Document Management Systemen auszutauschen, da es sich hierbei um die Experten mit dem größten Know-How handelt. Suchen Sie zunächst das Gespräch und lassen Sie sich beraten, inwieweit die Lösung zu Ihrem Franchise-Unternehmen passt.

  • Erstellen Sie einen Zeitplan für die Umsetzung!

Haben Sie das passende System gefunden, geht es an die Umsetzung. Hier bietet es sich an, die Lösung zunächst nur in einer Abteilung einzuführen und zu testen. So sammeln Sie Erfahrungen für das spätere, unternehmensweite Ausrollen des Systems. Für die stufenweise Einführung bietet sich meist die Personal- oder Finanzabteilung an.

  • Setzen Sie sich im Unternehmen für das System ein!

Mitarbeiter mögen Veränderungen in der Regel nicht, so dass es Ihre Aufgabe als Franchisegeber und Franchisenehmer ist, Überzeugungsarbeit zu leisten. Kommunizieren Sie die Vorteile der Umstellung und machen Sie den Nutzen deutlich! Die Implementierung wird mit Veränderungen einhergehen.

  • Schulungen und Betreuungen für einen erfolgreichen Systemstart!

Letztlich geht es daran, die Mitarbeiter auf das neue System vorzubereiten und sie zu schulen. Hier können entweder große Schulungen durchgeführt werden oder aber Sie wählen bestimmte Kollegen, die dem Document Management System positiv gegenüber stehen. Durch eine umfassende und kompetente Schulung können Sie Überstunden und Frustration vor allem in der Einführungsphase vermeiden.

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