E-Mail Knigge: Unsere Tipps für Franchisenehmer

Ob wir es wollen oder nicht, E-Mails zu verfassen kann einen Großteil unseres Berufsalltags einnehmen und gerade selbstständige Unternehmer können viel Zeit darin investieren. Wer sich also für die eigene Existenzgründung entscheidet, sollte sich nicht zuletzt auch mit dem Thema E-Mail Knigge beschäftigen. Anfragen der Mitarbeiter wollen beantwortet, Kontakte zu Partnern geknüpft werden.

Und obwohl es so einfach scheint, einen kurzen Text an einen Kollegen zu schreiben, gibt es viele Fettnäpfchen, in die man als Franchisenehmer treten kann. Besonders bei einer hohen Masse an eingehenden E-Mails, die es zu beantworten gilt, steigt die Gefahr, dass sich beim Verfassen der ein oder andere Fehler einschleicht. Wir erklären Ihnen, wie auch Sie sich angemessen im E-Mail-Verkehr verhalten.

Der erste Eindruck: E-Mail-Adresse und Betreff

Fragen Sie sich einmal, was das erste ist, das Ihnen bei einer neuen Nachricht ins Auge springt. Richtig: Die E-Mail Adresse des Senders und der Betreff. Im Franchising ist es dabei nicht anders, als bei klassischen Unternehmen - Gerade in einer Führungsposition wie Sie sie als Franchisenehmer innehaben, sollte es sich von selbst verstehen, dass Sie die Adresse Ihres Unternehmens benutzen. Müssen Sie doch einmal zur privaten Adresse greifen, sollten Sie sich zumindest für einen vorzeigbaren Namen entschieden haben.

Wichtig ist hierbei eben auch, dass Sie Nachrichten nicht bloß ausversehen von der falschen Adresse abschicken. Gerade in Zeiten, in denen wir all unsere E-Mail-Adressen mithilfe eines einzigen Programmes auf dem eigenen Smartphone oder am PC verwalten können, kann es schnell zu einem falschen Klick kommen.

Auch der Betreff sollte klug gewählt sein. Unternehmen bekommen eine Vielzahl an Mails am Tag, bei denen die Betreffzeile schonmal darüber entscheiden kann, ob die Nachricht überhaupt gelesen wird. Der Betreff sollte dem Empfänger bereits einen ersten Eindruck zum Inhalt der Nachricht verschaffen. So weiß dieser bei Zeilen wie „Absage des Meetings“ oder „Nachfrage zu Ihrer Präsentation“ bereits, was ihn in der Mail erwartet.

Die richtige Anrede

Auch wenn es sich bei der E-Mail um eine eher moderne Kommunikationsform handelt, sollte man den lockeren Umgangston eher auf Facebook und Co. beschränken. Besonders bei der Anrede ähneln Emails eher dem seriösen Umgangston eines Briefes.

Die wohl klassischste Anrede besteht dabei wohl aus „Sehr geehrte/r“. Zumeist sind Sie mit dieser Anrede auf der sicheren Seite – gerade, wenn es sich um Erstkontakt zu Kollegen oder Unternehmenspartnern handelt.

Kennen Sie die Person bereits, lässt sich im Zweifelsfall auch auf weniger formale Varianten zurückgreifen, beispielsweise „Guten Tag“ oder „Hallo“. Letztendlich hängt die richtige Anrede also zum Großteil von Ihrer Beziehung mit dem Empfänger ab.

Vorsicht bei Humor und Ironie

Ohne Gestik und Mimik kann Humor in E-Mails schonmal verloren gehen. Gerade wenn Sie sich an wichtige Partner wie beispielsweise den Franchisegeber wenden, sollten Sie Humor nur dann anwenden, wenn Sie sich wirklich sicher sein können, dass dieser ihn korrekt aufnehmen kann.

Aber auch hier gilt: Nicht alles, das Sie für witzig halten, finden auch andere lustig. Zweifeln Sie also daran, ob Sie einen Witz wirklich in Ihre Nachricht einbauen sollten, ist es vermutlich besser, ihn wegzulassen.

Ähnliches gilt für die Anwendung von Ironie. Selbst in verbaler Form ist nicht immer klar, ob ein Kommentar ernst oder ironisch gemeint ist. Gerade im Schriftverkehr sollten Sie deswegen komplett darauf verzichten.

5 Tipps, die Ihnen den E-Mail-Verkehr erleichtern

• Fassen Sie sich kurz und bringen Sie wichtiges auf den Punkt. Bei E-Mails handelt es sich um schnelle Mitteilungen, die im besten Fall übersichtlich geschrieben sein sollten und dem Leser keine unnötige Zeit rauben. Formulieren Sie Inhalte klar und direkt. Handelt es sich doch einmal um einen ausführlicheren Text, bauen Sie genug Absätze ein, um den Lesefluss zu erleichtern.
• Behandeln Sie vertrauliche Informationen mit Vorsicht. Sensible Themen, beispielsweise geheime Geschäftsvorhaben innerhalb des Franchises, sollten je nach Fall gar nicht erst in E-Mails besprochen werden. Denn landet diese einmal in den falschen Händen, kann dies gravierende Folgen mit sich bringen.
• Schlagen Sie auch bei E-Mails einen freundlichen Ton an. Gerade in schriftlicher Form kann eine gut gemeinte Bemerkung schnell missverstanden werden. Verzichten Sie darauf, komplette Wörter in Großbuchstaben zu schreiben und nutzen Sie Ausrufezeichen mit Bedacht, denn das wirkt nicht selten so, als würden Sie den Empfänger anschreien. Zusätzlich kann es helfen, wenn Sie sich die E-Mail selbst einmal laut vorlesen, bevor Sie auf Senden drücken. Wenn der Inhalt schon in Ihren Ohren harsch klingt, wird er das vermutlich auch beim Empfänger.
• Weisen Sie den Empfänger auf Anhänge hin. Je nachdem welches E-Mail-Programm dieser benutzt, oder ob er es möglicherweise gerade eilig hat und eine Nachricht nur überfliegt, kann es sein, dass Anhänge schonmal übersehen werden.
• Schulen Sie Ihr Personal für den richtigen Umgang mit E-Mails. Nicht nur Sie als Franchisenehmer, sondern auch Ihre Angestellten repräsentieren das gesamte Unternehmen. Dementsprechend sollten auch diese wissen, wie eine professionelle Antwort in Form einer E-Mail aussieht. Legen Sie Regeln fest, an die sich jeder innerhalb des Unternehmens halten muss.

Lesen Sie nochmal drüber

Nachdem Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers eingefügt, sich für einen Betreff entschieden und die Nachricht verfasst haben, sollten Sie sich doch nochmal mit dem Inhalt der Mail befassen und sich folgende Fragen stellen:

• Ist der Inhalt unklar oder missverständlich formuliert? Haben sich Fehler eingeschlichen?
  
• Verschicken Sie die Mail an alle Personen, die sie empfangen sollten? Haben Sie möglicherweise jemanden vergessen? Haben Sie vielleicht sogar jemanden hinzugefügt, der die E-Mail gar nicht bekommen soll?
  
• Wurden alle nötigen Anhänge eingefügt?
  
• Wie sieht es mit der Priorität der Nachricht aus? Sollte sie als besonders wichtig markiert werden?

Haben Sie Ihre Nachricht auf diese Punkte geprüft und bei Bedarf Änderungen vorgenommen, können Sie ruhigen Gewissens auf Senden klicken.

Tipp: Fügen Sie die E-Mail-Adresse ganz zum Schluss ein. So vermeiden Sie, dass Sie die Nachricht ausversehen abschicken, noch bevor Sie sie zu Ende formuliert haben.

Manchmal ist es besser, zum Hörer zu greifen

Geht es darum, ein Thema zu besprechen, bei dem Sie nicht drum herum kommen viele Details zu klären oder bereits ahnen, dass Ihr Gesprächspartner einige Fragen haben wird, sollten Sie auch mal zum Telefon greifen. Auch wenn Sie möglicherweise in letzter Minute einen Termin absagen müssen, sollten Sie sicher gehen, dass Ihr Partner auch rechtzeitig davon erfährt.

Ebenfalls sollten Sie jemanden lieber anrufen, wenn Sie dieser Person schlechte Nachrichten verkünden müssen. Gerade hierfür ist die elektronische Nachricht schlichtweg zu unpersönlich. E-Mails eignen sich hingegen eher dafür, um Nachrichten an eine große Menge an Menschen zu überbringen.

Jana Detering, Punkt Franchise ©