Ein Projekt durchführen? Unsere Tipps von A bis Z

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projekt management franchising

Die Abläufe in einem Unternehmen sollten immer so gut wie reibungslos klappen. Nur so kann die Arbeit effizient durchgeführt werden. Allerdings arbeiten meistens mehrere Mitarbeiter in einem Unternehmen und man ist einem ständigen Wandel ausgesetzt. Es gibt also auch häufig Veränderungen in einem Unternehmen. Diese Veränderungen werden dann beispielsweise mittels eines Projektes im Unternehmen etabliert. In einem Unternehmen liegen häufiger Projekte vor, die dann in einem kleinen oder auch manchmal großen Team erledigt werden müssen. Ein Projekt wird aber nicht in Auftrag gegeben und dann wird es mal eben erledigt. Es bedeutet sehr viel Planung, um ein Projekt sorgfältig durchzuführen.

  • Ein Projektstrukturplan sollte aufgestellt werden
  • Meilensteine im Projekt sollten definiert werden
  • Terminplan muss festgelegt werden
  • Finanzplan sollte erstellt werden
  • Risiken im Projekt sollten definiert werden

Erste Schritte im Projekt

Zunächst sollte für jedes Projekt ein Projektstrukturplan angelegt werden. Dabei wird das Projekt in unterschiedliche Teilaufgaben aufgeteilt. Jedes professionelle Projekt sollte mit einem Projektstrukturplan beginnen. Bei jeder Teilaufgabe lassen sich wieder einzelne Aufgabenpakete schnüren, die von einzelnen Teammitgliedern dann übernommen werden können. Projekte können allerdings nicht von Beginn an sehr detailliert in dem Strukturplan dargestellt werden, da sich manche Bereiche und Aufgaben erst im Laufe des Projektes ergeben. Daher stellt man zu Beginn einen groben Plan auf und ergänzt diesen nach und nach.

Die Arbeitspakete bespricht man dann mit den Teammitgliedern genau und stellt sie dann detailliert auf.
Steht der Projektstrukturplan, geht es an die Meilensteine im Projekt. Es sind Teilziele, die man im Projektablauf erreicht. Somit erscheint das Hauptziel nicht so weit entfernt, sondern wird durch die Meilensteine unterteilt. Bei jedem Meilenstein sind wichtige Projektschritte abgeschlossen. Ob ein Meilenstein erreicht wurde, findet man in den einzelnen Sitzungen raus, indem die einzelnen Teammitglieder kurz ihren Stand erläutert und so der Status quo festgestellt wird.

Des Weiteren ist ein Terminplan wichtig. Man kann zuvor schon grob sagen, welche Zeit und Aufwand für die einzelnen Arbeitspakete benötigt wird. Daran lässt sich dann ein Zeitplan für das komplette Projekt ableiten. Bei dieser Einschätzung sollte man realistisch bleiben und auch Pufferzeiten einplanen, da es in jedem Projekt auch zu Verzögerungen kommen kann.
Natürlich kosten die einzelnen Arbeitspakete und Posten auch Geld, das zuvor gut in einem Finanzplan aufgeführt werden sollte. Am besten stellt man erst die Kosten für die einzelnen Arbeitspakete auf und errechnet daraus die Gesamtkosten für das Projekt. Dabei sollte man sehr detailliert vorgehen, damit böse Überraschungen vermieden werden können und nicht unerwartete finanzielle Lücken überbrückt werden müssen. Folgende Kosten sollten bei einzelnen Projekten beachtet werden:

Je nach Projekt variieren die Punkte und andere Posten, die beachtet werden müssen. Dennoch sollte man alle Posten beachten und realistisch einschätzen.
Auch wenn ein detaillierter Projektstrukturplan aufgestellt wurde und die Finanzen beachtet wurden, können immer noch Risiken innerhalb eines Projektes auftreten. Auch diese sollte man vor Beginn eines Projektes schon mit einplanen. Diese Risikoanalyse bereitet einen auf mögliche Risiken vor. So ist man vorbereitet und kann besser auf eine Situation reagieren. Zu möglichen Risiken innerhalb eines Projektes können folgende Punkte gehören:

  • Terminverschiebungen
  • Ausfall wegen Krankheit
  • Konflikte innerhalb des Teams
  • Unzuverlässige externe Organisationen, auf die man angewiesen ist

Somit gibt es in einem Projekt viele Faktoren, die nicht greifbar sind, aber trotzdem genau eingeschätzt werden müssen, damit das Projekt reibungslos abläuft. Aber dabei gilt auch, dass selten ein Projekt komplett reibungslos abläuft. Deshalb ist es notwendig, eine Risikoanalyse durchzuführen und schon mögliche Lösungen für einzelnen Probleme parat zu haben.

W-Fragen dienen als Stütze

Bei der Erstellung für einen Plans eines Projekts, können die folgenden W-Fragen eine Stütze sein.

  • Wo?
  • Warum?
  • Was?
  • Wer?
  • Wie?
  • Bis wann?
  • Wie viel?

Mit Hilfe dieser Fragen kann das Projekt gut analysiert werden und der Ablauf geplant oder verbessert werden.
Zunächst sollte man sich fragen, wo man gerade steht. Eventuell liegen schon Informationen vor, die für das Projekt hilfreich sein können. Außerdem ist es wichtig, den Standpunkt vor dem Projekt festzuhalten. Dann sollte die Frage gestellt werden, warum genau das Projekt durchgeführt werden soll. Diese Frage erleichtert die Erarbeitung des Ziels des Projektes. Dabei spielt auch die Frage nach dem Was eine Rolle. Was genau soll erreicht werden? Sind diese Fragen beantwortet, sollten die Mitarbeiter festgelegt werden, die an dem Projekt beteiligt sein werden. Die Frage nach dem Wie führt schon auf den Projektstrukturplan hin, der zu Beginn eines Projektes aufgestellt werden sollte, wie bereits beschrieben. Die Fragen „Bis wann?“ und „Wie viel?“ spielen für den Zeitplan und den Finanzplan eine Rolle. Diese Fragen helfen, zu Beginn eines Projektes zunächst einen groben Plan zu erstellen. Danach kann dann in die feine Planung des Projektes gegangen werden.

Projekte in einem Franchiseunternehmen

Auch in einem Franchiseunternehmen stehen des Öfteren Projekte an, die in einem Team durchgeführt werden müssen. Unternehmen sind stetig einem Wandel ausgesetzt, auf den sie reagieren müssen. Um Lösungen für Veränderungen zu finden, wird meistens ein Projekt angesetzt. Das geschieht auch in einem Franchiseunternehmen. Dabei kommen unterschiedliche Projekte auf Franchisegeber und Franchisenehmer zu. Den Franchisegeber erwarten eher weitreichendere Projekte, da er Veränderungen im gesamten Unternehmensnetzwerk durchführen muss. Aufgrund dessen sind die Projekte auch dementsprechend größer. Ändern sich Abläufe, müssen diese auch in allen Unternehmen geändert werden. Es ist denkbar, dass auch Franchisenehmer mit in das Projekt eingeplant werden.

Auf Franchisenehmer kommen grundsätzlich eher Projekte zu, die ihr Unternehmen speziell betreffen. Entscheidet man sich bei der Gründung für Franchising, ist man trotzdem ein eigenständiger Unternehmer. Man darf trotz Vorgaben auch eigene Entscheidungen treffen und führt sein eigenes Unternehmen. Also können einen auch hier Probleme erwarten, dessen Lösungen innerhalb eines Projektes erarbeitet werden müssen. Diese Projekte beziehen sich dann aber auf das jeweilige Unternehmen und betreffen nicht das komplette Netzwerk.
Es spielt keine Rolle, in welcher Art Unternehmen man ein Projekt durchführt. Ein Projekt sollte im Vorhinein gut geplant werden. Es können immer Risiken und Unwägbarkeiten während des Projektes auftreten. Mit einem strukturierten und detaillierten Projektplan ist man auf diese Punkte vorbereitet und kann dementsprechend reagieren. Hangelt man sich an den vorher beschriebenen Schritten entlang, steht einem gelungenen Projekt nichts mehr im Weg.

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