Alles, was Sie über das Franchise Handbuch wissen sollten!

10.03.2018 15:20 | Ein Unternehmen gründen

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Das Franchise Handbuch ist mitunter das wichtigste Dokument, was Sie als Franchisenehmer in Ihren Händen halten werden. Es enthält alle relevanten Informationen über das Franchisesystem und erleichtert Ihnen so die Betriebsführung. Es kann wie eine Gebrauchsanweisung und Nachschlagewerk verstanden werden – jegliche Frage, die Ihnen als Franchisenehmer im Geschäftsalltag einfallen könnte, sollte im Idealfall hier abgebildet sein. In diesem Artikel erfahren Sie, was inhaltlich in Ihrem Franchise Handbuch stehen sollte.

Was beinhaltet das Franchise Handbuch?

Heutzutage werden Franchise Handbücher von den Franchisegebern meist in digitaler Form für Ihre Geschäftspartner erstellt. Es handelt sich hierbei also um eine lebendige, sprich editierbare, Know-How-Dokumentation, die vom Franchisegeber gepflegt und ständig geupdated wird. Es ist eine wichtige Wissenssammelstelle, die relevante Erfahrungswerte Ihres Franchisesystems mit Ihnen teilt. Das Franchise Handbuch hat zwei Aufgaben:

I. Zum einen dient das Franchise Handbuch dazu, dem neuen Franchisegeber eine erste Orientierung über das Franchisesystem zu geben. So soll es ihm erleichtert werden die Vorgaben, Standards und Richtlinien des Franchisegebers besser umzusetzen.

II. Den Großteil des Franchise Handbuches nimmt der Teil ein, der den Geschäftspartner über die Organisation des Franchisebetriebes aufklärt.

Das Franchise Handbuch gibt also einen generellen Überblick, es informiert Sie als Franchisenehmer über die Unternehmensgeschichte, stellt Ihnen die Unternehmensphilosophie, Ihre zukünftige Zielgruppe, die Alleinstellungsmerkmale Ihres Franchisesystems sowie den Franchisegeber im Detail vor. Es klärt Sie ebenso über die Corporate Identity auf.

Darüber hinaus deckt das Franchise Handbuch auch die organisatorischen Aspekte Ihres Franchisebetriebes ab und beschreibt die Arbeitsprozesse im Detail. Dieser Teil dokumentiert die wichtigsten Abläufe im Detail und ist sehr prozessorientiert. So erhalten Sie Tipps, Hilfestellungen und methodische Ansätze für die zukünftige Kundenakquise, Leitfäden für Verkaufsgespräche und Checklisten, die Ihren Arbeitsalltag von der Öffnung bis zur Schließung des Betriebes abbilden. So werden Sie ganz konkret an die Hand genommen, was beispielsweise die Abläufe bei der Warendisposition oder aber bei der Auswahl und Kündigung von Personal angeht. Ebenso werden Sie über die Nutzung der Marketingmaterialien und buchhalterische sowie betriebswirtschaftliche Themen aufgeklärt.

Je nach Qualität des Franchise Handbuches sollten Sie verschiedene Checklisten und Arbeitshilfen vorfinden, die Ihnen Ihre neuen, täglichen Routinen auflisten.

  • Präsentation des Franchisesystems, der Unternehmensgeschichte und der - Philosophie, des Franchisegebers
  • Aufklärung über Besonderheiten und Alleinstellungsmerkmale Ihres Franchisesystems sowie der Corporate Identity
  • Darstellung wichtiger Arbeitsprozesse in Form von Arbeitshilfen und Checklisten

Wann erhalten Sie als zukünftiger Franchisenehmer zum ersten Mal Einblick ist das Franchise Handbuch?

Dem Franchise Handbuch kommt eine zentrale Rolle beim Wissenstransfer seitens des Franchisegebers zu. Es hat sich so eingebürgert, dass die Franchisegeber Ihren Informationspflichten meist in Form eines Franchise Handbuches nachkommen. Der zukünftige Franchisenehmer sollte vor der Vertragsunterzeichnung Einsicht in das Franchise Handbuch erhalten. Es sollte ihm die Chance gegeben werden, dass er die Qualität und Professionalität des Systemhandbuches detailliert prüfen kann. Das ist deshalb so wichtig, weil die Qualität ein Franchise Handbuches oft eine Idee über den Erfolg eines Franchisesystems gibt. Der Inhalt des Franchise Handbuches ist zudem auch ein wichtiger Bestandteil im Franchisevertrag.

Das Franchise Handbuch: Welchen Mehrwert stellt es dem Franchisepartner dar?

Das Wichtigste an einem Franchise Handbuch ist, dass es die spezifischen Erfordernisse eines Franchisesystems schlüssig darstellt. Es sollte aus Sicht des Franchisenehmers geschrieben werden, es sollte wie eine Art Gebrauchsanweisung für seinen Franchisebetrieb dienen. Das spezifische Systemwissen wird strukturiert und verständlich erläutert, damit der Franchisenehmer das Geschäftskonzept auch entsprechend umsetzen kann.

Das Franchise Handbuch erfüllt zwei Aufgaben:

I. Es dient einer klaren Know-How-Dokumentation, dessen Ziel letztlich produktivere Arbeitsabläufe sind.

II. Des Weiteren gibt es den Geschäftspartnern eine gewisse Rechtssicherheit beim Ausüben ihrer Geschäftstätigkeit.

Der Fokus sollte ganz klar auf dem betrieblichen Unternehmensalltag mit all seinen Detailaufgaben liegen. Nur dann nützt es dem Franchisenehmer auch: Der Mehrwert entsteht letztlich nur, wenn die Know-How-Dokumentation sehr genau ausformuliert ist, so dass die Arbeitsabläufe auch wirklich produktiver werden können. Denn davon profitieren letztlich auch die Kunden, was sich in einer höheren Zufriedenheit äußert. Und zufriedene Kunden sind die beste Presse für ein Unternehmen. Außerdem trägt dies ungemein zu einer effektiven Kundenbindung bei. Darüber hinaus hilft eine gute Dokumentation, dass Sie als Franchisenehmer Ihre Kräfte und Ressourcen möglichst optimal und wirtschaftlich einsetzen und so das Meiste aus Ihrem Unternehmen herausholen. So geht ideale, nachhaltige Wertschöpfung heute!

Der zweite wichtige Mehrwert eines Franchise Handbuches ist, dass es dem Franchisenehmer, der noch neu auf seinem Gebiet ist, eine höhere Rechtssicherheit beim Ausüben seiner Tätigkeit gibt. Schließlich trägt er als Franchisenehmer die volle finanzielle und rechtliche Verantwortung für seinen Betrieb. So hilft ihm das Franchise Handbuch, wenn es um rechtliche Themen wie beispielsweise Reklamationen, die Formulierung von Geschäftsbedingungen oder die Gestaltung von Werbungen geht. Bei vielen Dingen – selbst solchen, wo man es nicht direkt ahnt – gibt es juristische Risiken zu bedenken. Das Franchise Handbuch sollte den Geschäftspartner also über alle wichtigen, juristischen Aspekte aufklären und ihn so vor unnötigen, finanziellen Risiken und Ärgernissen ersparen. So können Franchisegeber vorsorgen, dass ihren Geschäftspartnern rechtliche Auseinandersetzungen erspart bleiben.

Ein systemspezifisches Franchise Handbuch ist Teil eines guten, professionellen und seriösen Franchisesystems. Auf diese Art und Weise kommen Franchisenehmer ihren Wissenstransfer-Pflichten nach.

Worin liegt der Unterschied zwischen Franchise Handbuch und Franchisevertrag?

Das Franchise Handbuch stellt wie gesagt ein zentrales Dokument im Franchising dar. Natürlich ist der Franchisevertrag letztlich das Schriftstück, was das Franchisesystem rechtskräftig macht, aber das Handbuch und der Vertrag stehen in einer sehr engen Beziehung zueinander: Denn das Franchise Handbuch ist ein wichtiger Teil des Vertrages, da es Details zu den Regelungen des Franchisevertrages enthält.

Dies sorgt dafür, dass der Franchisevertrag relativ schlank gehalten werden kann und die detaillierten Regelungen genauer im Handbuch ausformuliert werden können. Das Franchise Handbuch und der Franchisevertrag sind somit untrennbar!

Während der Vertrag einmalig aufgesetzt und unterzeichnet wird, stellt das Franchise Handbuch ein lebendiges Wissensmanagement dar, was abgeändert werden kann. Dies ist sozusagen die wichtigste Eigenschaft des Franchise Handbuchs: Es ist editierbar und anpassbar, es sammelt und verteilt das relevante Wissen des Franchisesystems. Es gilt, das Franchisehandbuch immer auf dem neusten Stand zu halten. Und zwar erklärt es wichtige Regelungen und Besonderheiten des Franchisesystems ohne komplizierte Rechtssprache – das macht es letztlich auch aus. Der Franchisevertrag wird demgegenüber einmalig aufgesetzt, er klärt die Geschäftspartner über die Grundfesten des Franchisesystems auf. Allerdings darf der Franchisegeber keine zu wesentlichen Elemente des Franchisesystems im Handbuch verändern, sprich: Er darf ein Beauty-Franchise nicht in ein Café umwandeln – das wäre dann doch eine zu drastische Änderung. Beide Dokumente sind also sehr wichtig für ein Franchisesystem, sie erfüllen allerdings unterschiedliche Aufgaben.

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