Gehaltsabrechnung: Das müssen Sie als Franchiseunternehmer wissen

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gehaltsabrechnung

Im Back-Office passieren zahlreiche Prozesse, die einen einwandfreien Ablauf des Tagesgeschäfts ermöglichen. Oft gehört auch die Gehaltsabrechnung zu den Dingen, die hier erledigt werden. Da sich auch viele Quereinsteiger als Franchisenehmer selbstständig machen, wissen sie meist gar nicht, welche Aspekte es bei der Gehaltsabrechnung zu beachten gibt. Auch wenn beim Franchising der Franchisegeber bei vielen Aspekten unterstützend zur Seite steht, ist es ratsam, sich selbst mit diesen Themen auseinander zu setzen. Aus diesem Grund klärt Sie unser heutiger Artikel auf und führt Sie durch den Dschungel der Fachbegriffe, die Ihnen früher oder später begegnen werden, wenn Sie eigene Mitarbeiter einstellen.

„In Lohn und Brot stehen“: Grundsätzliches zur Gehaltsabrechnung!

Wer einen festen Job als Arbeitnehmer hat, der erhält sein monatliches Gehalt von seinem Arbeitgeber. Jeweils zum Ende des Monats geht das Gehalt auf dem Konto ein. Der Mitarbeiter erhält außerdem eine Gehaltsabrechnung, die ihm sein Entgelt übersichtlich auflistet. Neben der Bezeichnung Gehaltsabrechnung kann auch von der Entgelt- oder Lohnabrechnung die Rede sein. Diese zeigt die Brutto- und Nettowerte des Arbeitnehmers auf.

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Pflicht zur Erstellung der Gehaltsabrechnung

Und zwar unterliegt ein Arbeitgeber – beziehungsweise Sie als Franchisenehmer – gemäß Gewerbeordnung der gesetzlichen Pflicht, für seine Angestellten eine Gehaltsabrechnung in Textform zur erstellen. Dies kann klassisch in Papierform oder modern via E-Mail geschehen. Die Abrechnung enthält zahlreiche Angaben über die Zusammensetzung des Gehalts über einen bestimmten Abrechnungszeitraum – meist eines Monats. So können Ihre angestellten Arbeitnehmer entnehmen, welche Abzüge, Zulagen, Abschlagszahlungen und Vergütungen ihr Gehalt umfasst. Darüber hinaus können sie hieraus außerdem die Höhe der steuerlichen Abzüge und Abgaben an die Sozialversicherungen entnehmen. Seit 2013 müssen Arbeitnehmer -also auch Sie als Franchisenehmer – aufgrund der Entgeltbescheinigungsverordnung einheitliche Mindeststandards einhalten. Unterzeichnet ein Arbeitnehmer einen Arbeitsvertrag, gehen Sie als der Arbeitgeber die Verpflichtung ein, eine monatliche Gehaltsabrechnung zu erstellen.

Lohn, Gehalt – gibt es hier Unterschiede?

Auch wenn von einer Lohn- oder aber Gehaltsabrechnung die Rede ist, so sollten Sie wissen, dass diese beiden Worte strenggenommen eigentlich nicht synonym verwendet werden können. Denn der Lohn wird eigentlich auf Stundenbasis berechnet und aufgrund der geleisteten Stunden ausgezahlt. Das Gehalt ist in jedem Monat identisch – ganz gleich der geleisteten Arbeitsstunden. Die Begriffe Lohn-, Entgelt- sowie Gehaltsabrechnung werden im Volksmund jedoch identisch angewandt.

Ihre Verpflichtungen als Franchisenehmer in Bezug auf die Gehaltsabrechnung

Als Arbeitgeber sind Sie nicht nur zur monatlichen Erstellung der Gehaltsabrechnung verpflichtet, Sie müssen darüber hinaus auch gewisse Feinheiten beachten. Denn wer eine Lohnabrechnung für Mitarbeiter erstellt, der muss außerdem gewissen Verpflichtungen gegenüber dem Finanzamt wie auch den Sozialversicherungen nachkommen. Und zwar hängen die steuerlichen Abgaben und Abzüge an die Sozialkassen von dem vertraglich vereinbarten Bruttogehalt der Mitarbeiter ab. Als Arbeitgeber sind Sie gemäß Einkommensteuergesetz dazu verpflichtet, diese korrekt einzuhalten und die Lohnsteuer abzuführen.

  • Versicherungspflicht: Wer Mitarbeiter einstellt, der hat zu prüfen, ob diese versicherungspflichtig sind. In der Regel sind die meisten Angestellten bei einer der gesetzlichen Krankenversicherungen pflichtversichert.

>>> Hier erfahren Sie mehr, wie Sie als Franchisenehmer vorgehen können. Denn als Unternehmer haben Sie mehr Freiheiten, was die Wahl der Krankenversicherung angeht.

  • An-/Abmeldungen bei den Versicherungen vornehmen: Bei der Einstellung müssen Sie Ihre Mitarbeiter bei diversen Einzugsstellen anmelden. Dies hat mit der ersten Gehaltsabrechnung oder aber spätestens sechs Wochen nach dem ersten Arbeitstag zu geschehen. Die Abmeldung sollte mit der nächst folgenden Entgeltabrechnung oder aber sechs Wochen nach dem letzten Arbeitstag erfolgen. Dies umfasst die Meldungen bei der Krankenkasse wie auch bei der gesetzlichen Unfallversicherung der Berufsgenossenschaft.
  • Mindestlohn: Es gilt darauf zu achten, dass Sie Ihren Mitarbeitern die branchenüblichen Mindestlöhne zahlen!
  • Gehaltszahlung: Was die Übermittlung des Gehaltes angeht, so hat die Auszahlung pünktlich zu geschehen.
  • Krankengeld: Fällt ein Mitarbeiter für einen längeren Zeitraum krankheitsbedingt aus, haben Sie für die ersten sechs Wochen der Lohnfortzahlung nachzukommen!
  • Zahlungsunterbrechung: Sollte die Gehaltszahlung unterbrochen werden, haben Sie dies zu begründen und rechtzeitig zu melden!
  • Sozialversicherungspflichtige Abgaben: Gemäß dem vertraglich vereinbarten Bruttogehalte werden die Abgaben für die Sozialversicherungen (sprich: Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie die Arbeitslosenversicherung) berechnet.

>>> Informieren Sie sich hier über die Einkommensteuer: Denn was für Angestellte als Lohnsteuer bekannt ist, wird für Unternehmer als Einkommensteuer bezeichnet.

  • Jährlicher Lohnsteuerbescheid: Als Franchisenehmer müssen Sie neben den monatlichen Gehaltsabrechnungen auch einen jährlichen Lohnsteuerbescheid abgeben. Dies ist die sogenannte Jahresmeldung, die bis zum 31. Dezember an die Mitarbeiter ausgehändigt werden muss. Hier sind die Beschäftigungszeiten und der Arbeitsverdienst zu entnehmen.
  • Mehrfachbeschäftigungen: So mancher Arbeitnehmer geht mehreren Jobs nach. Befindet sich einer Ihrer Mitarbeiter in einem weiteren Dienstleistungsverhältnis, würde die andere Arbeitsstelle mit der Steuerklasse IV versteuert werden. Es obliegt dem Arbeitgeber frei zu wählen, welcher Arbeitgeber welche Lohnsteuerabzugsmerkmale bekommt.

Der Arbeitgeberanteil bei der Gehaltsabrechnung – was heißt das genau?

Angestellte teilen sich die Kosten für die Sozialversicherungen mit ihrem Arbeitgeber. Und zwar übernehmen die Arbeitgeber den sogenannten Arbeitgeberbeitrag. Als Franchisenehmer mit eigenen Mitarbeitern sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, die Hälfte der Renten- sowie der Krankenversicherung zu tragen. Ebenso zahlen Sie einen gewissen Anteil in die Arbeitslosenversicherung und tragen zur Pflegeversicherung bei. Die gesetzliche Unfallversicherung wird vom Arbeitgeber allein getragen. Die Höhe der Beiträge kommt jeweils auf die Branche an und muss individuell berechnet werden.

Die Sozialabgaben werden auf den Bruttolohn der Arbeitnehmer aufgeschlagen. Als Franchisenehmer halten Sie die Beiträge an die Sozialbersicherungen ein und übermitteln diese daraufhin direkt an die jeweiligen staatlichen Stellen. Der Arbeitnehmer erhält also direkt sein Nettogehalt ausgezahlt.

Für Sie als Franchisenehmer gilt: Behalten Sie die zu erwartenden Lohnnebenkosten im Blick, da diese zusätzlich zum Bruttogehalt berechnet werden!

Wer übernimmt die Gehaltsabrechnung beim Franchising?

Beim Franchising handelt es sich um ein erfolgreiches Vertriebsmodell, was auf einer schlanken Struktur und eine gut organisierten Arbeitsteilung beruht. Stichwort: Lean Management! Aus diesem Grund bündelt der Franchisegeber in seiner Zentrale oft gewisse Aufgaben, die er für alle Franchisenehmer übernimmt. Der Vorteil hieran ist, dass nicht jeder Franchisebetrieb in aufwändiger Kleinarbeit komplexe Aufgaben erledigen muss, wenn es doch Experten in der Zentrale gibt, die dies zu viel günstigeren Kosten für das gesamte Netzwerk realisieren können. Diese Kosten für ein ausgelagertes Back-Office, was sich um Services wie unter anderem die Gehaltsabrechnung kümmert, werden mit der monatlichen Franchisegebühr beglichen.

Je größer das Franchisesystem ist, desto besser ist die Marke organisiert. Bei kleineren Systemen kann es vorkommen, dass die Franchisenehmer selbst für die Erstellung der Lohnabrechnung zuständig sind. Heutzutage gibt es zum Glück gute Softwareprogramme, die hier Abhilfe schaffen und zeitgleich einen rechtssicheren Kontext schaffen.

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