Geschäftsbriefe schreiben: Wieso es die meisten falsch machen und wie SIE es richtig machen

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Wie schreibt man einen Geschäftsbrief?

Wenn Sie als Unternehmer Ihre Ziele erreichen und geschäftliche Anliegen professionell in Schriftform kommunizieren möchten, führt kein Weg an der Erstellung von Geschäftsbriefen vorbei.

Geschäftsbriefe verfassen raubt vielen Arbeitnehmern wertvolle Stunden Ihrer Arbeitszeit, die eigentlich produktiv genutzt werden könnten.

  • Langes Nachdenken über Formalitäten,
  • unzählige Überlegungen zur Ansprache,
  • fragliche Aspekte bezüglich des Layouts und der Gestaltung

bereiten Probleme und erfordern von Arbeitnehmern viel Zeit und Mühe.

Was ist denn ein Geschäftsbrief und wieso ist er so wichtig?

Ein Geschäftsbrief ist ganz banal ausgedrückt ein geschäftlicher Brief, der meist darauf abzielt, extern an einen oder mehrere Empfänger eine Nachricht zu kommunizieren.

Nicht zu verwechseln ist der Geschäftsbrief mit einem privaten Brief an Freunde, Bekannte oder Verwandte. Im Gegensatz dazu weist ein Geschäftsbrief das deutlich erkennbare geschäftliche Anliegen auf. Ein Geschäftsbrief wird als eine Korrespondenz zwischen Geschäftspartnern definiert.

Der konkrete Inhalt ist natürlich abhängig davon, was mit dem Brief erreicht und beabsichtigt werden soll; der Aufbau ändert sich allerdings meistens nicht. Der Geschäftsbrief behandelt dabei ein Anliegen, welches in Bezug zur Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäfts steht. Dazu zählen beispielswiese folgende Inhalte:

  • Angebot
  • Rechnung
  • Auftrags- und Anfragebestätigung
  • Bestell- und Lieferschein
  • Quittung

Als Franchisenehmer spiegelt die Qualität Ihrer Geschäftsbriefe die Seriosität und die eigene Professionalität Ihres Franchiseunternehmens wider und hat somit maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg Ihres Franchiseunternehmens. Im Allgemeinen ist es wichtig, das grafische Leitbild, auch Corporate Identity genannt, Ihres Unternehmens in Ihrem Geschäftsbrief zu erwähnen.

Was sollte im Geschäftsbrief erscheinen?

  • Firmenname,
  • Namen der Gesellschafter,
  • Anschrift,
  • Kontaktdaten

müssen zwingend im Geschäftsbrief erscheinen. Diese sind Voraussetzungen damit der Geschäftsbrief ordnungsgemäß als ein formelles Dokument gilt. Gestalterisch gibt es, neben den Pflichtangaben, aber auch frei wählbare Aspekte, die Sie selbst entscheiden können.

Der Geschäftsbrief kann elektronisch per Email oder postalisch als Brief versendet werden. Wichtig ist es, die genauen Konventionen zu beachten.

Ganz genau definierte Vorgaben für das Layout und die Gestaltung gibt es meistens nicht. Daher wird es für manch einen Unternehmer auch zur Herausforderung, einen Geschäftsbrief sorgfältig zu schreiben.

Häufige Fehlerquellen

Die häufigsten Fehler entstehen meistens in Zusammenhang mit folgenden Aspekten:

  • Korrekte Grammatik und Rechtschreibung
  • Name des Empfängers
  • Unterschrift
  • Absender
  • Abkürzungen

Um Ihre geschäftlichen Absichten an einen Adressaten zu übermitteln, sollte der Geschäftsbrief fehlerfrei und formal korrekt aufgebaut und erstellt sein.

Dies ist besonders wichtig, um sich einerseits seriös und professionell zu präsentieren und andererseits, um ernst genommen zu werden. Zu einem der fundamentalsten Aspekte zählt dabei die Prüfung der Grammatik und Schreibweise im Geschäftsbrief.

Außerdem MUSS der Geschäftsbrief unterschrieben werden, da er ansonsten keine Rechtskraft hat. Es empfiehlt sich den eigenen Namen zusätzlich in Druckbuchstaben hinzuzufügen, um zu gewährleisten, dass der Empfänger den Namen des Verfassers lesen kann.

Ein guter Tipp

Vermeiden Sie Abkürzungen. „MfG" reicht gegenüber der ausformulierten höflichen Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ nicht aus und ist kein Ersatz, der den Ansprüchen eines Geschäftsbriefs entspricht.

  • Kurze und präzise Formulierungen
  • Aussagekraft
  • Benennung wichtiger Fakten
  • Ansprechpartner oder freundliche Formulierung
  • Kontaktmöglichkeiten

Das Wichtigste zum Geschäftsbrief

Ohne Unterschrift ist Ihr Geschäftsbrief nicht rechtskräftig. Auch eine geschäftliche E-Mail ist ein Geschäftsbrief.

Bei Unternehmen mit Handelsregistereintrag gehören

  • Firmenname,
  • Rechtsform,
  • Registergericht und Nummer,
  • Gesellschafter (bei GmbH) und
  • der Vorstandsvorsitzende sowie
  • die Vorstandsmitglieder (bei AG)

in den Geschäftsbrief.

Bei einem Unternehmen ohne Handelsregistereintrag gehören

  • Vor- und Nachname der Gesellschafter,
  • Anschrift,
  • Geschäftsbezeichnung

in den Geschäftsbrief.

Es ist empfehlenswert auch weitere Angaben zu

  • Ort und Datum,
  • Telefon- und Faxnummer,
  • E-Mail,
  • Website,
  • Bankverbindung,
  • gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und
  • Firmenlogo

ebenfalls in dem Geschäftsbrief anzugeben.

Wie Sie beim Schreiben eines Geschäftsbriefs Zeit sparen können…

In der heutigen Zeit kommt es sehr häufig vor, dass Geschäftsbriefe in kurzer Zeit verfasst werden sollen. Natürlich spart es Zeit, wenn Sie bereits eine Vorlage oder ein Muster zur Verfügung hätten. Es spart viel Zeit, wenn bereits die Unternehmensadresse sowie die Formel für die Anrede und den Abschluss, das Anliegen, die eigene Corporate Identity etc. enthalten sind.

Dies sind Gründe, sich für das Franchising zu entscheiden, um bei der eigenen Existenzgründung als Franchisenehmer von vorgefertigtem Material des Franchisegebers profitieren zu können. Als Franchisenehmer wird Ihnen von der Franchisezentrale schon fertiges Corporate Material wie Briefvorlagen etc. zur Verfügung gestellt. Bei klassischen Unternehmen ist dies nicht der Fall.

Der Vorteil für Sie, als Franchisenehmer, liegt dabei auf der Hand:

Sie wählen das passende Muster aus und fügen die entsprechenden, noch fehlenden Informationen ein und passen das geschäftliche Anliegen und den Kontext an. In Ihrem Franchiseunternehmen bleibt dadurch mehr Zeit für andere Aufgaben und Sie können den Fokus auf die Kernaktivitäten, die für den Erfolg Ihres Unternehmens sorgen, legen.

Die häufigsten und größten Fehler entstehen schon vor der eigentlichen Erstellung des Geschäftsbriefs. Fragen zu:

  • Briefkopf
  • Layout
  • Formalität
  • Aufbau
  • Abschlussformel

bereiten Probleme und stehlen vielen Arbeitnehmern Ressourcen und Zeit für das Hauptgeschäft.

Wie fange Ich an? Welche Gruß- und Abschlussformel wird verwendet? Wo steht die Adresse des Adressaten und wo die eigene? Was gehört in den Betreff?

Kniffelig wird es zudem noch zusätzlich, wenn ein Geschäftsbrief auf Englisch oder auf einer anderen Fremdsprache verfasst werden soll. Neben Vokabeln und Satzstruktur herrschen auch andere kulturelle Konventionen, die bei der Erstellung beachtet werden müssen.

Die Kontextualisierung und Wortwahl spielt eine große Rolle und auch das Layout muss an die jeweilige Sprach- und Kulturnorm angepasst werden.

Erleichtern Sie sich diese Schritte, indem Sie sich einem Franchisesystem angliedern und auf die Erfahrung, die Unterstützung und das Corporate Material des Franchisesystems zurückgreifen können.

Die Erfahrungen des Netzwerks gepaart mit Ihrem eigenen Know-how helfen bei der Existenzgründung. Im Franchisesystem nutzen Sie ganz einfach das Corporate Material und genießen die Unterstützung und Hilfestellungen bei vielen wichtigen Schritten, in Richtung Ihres Erfolgs.

Einen Geschäftsbrief zu schreiben wird für Sie, als Franchisenehmer, in Zukunft keine große Hürde darstellen und in für Ihr Franchisesystem keinen außergewöhnlichen Aufwand erzeugen.

Merken Sie sich: Als Franchisenehmer sind Sie nicht alleine. Zögern Sie nicht, andere Franchisenehmer oder den Franchisegeber um Hilfe zu bitten.

Dafür ist das Franchisesystem gemacht: Nutzen Sie die Erfahrungen und Kenntnisse der anderen zum Franchisesystem zugehörigen Mitglieder, denn: Gemeinsam wird das Franchisesystem stark.

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