Geschäftsprozessoptimierung: Optimieren Sie Ihr Franchise-Unternehmen

In Zeiten von Digitalisierung und Technologisierung ergeben sich in zahlreichen Franchise-Unternehmen Optimierungspotentiale. Zwar vereinfachen die neuen Techniken, Softwares und Tools unseren unternehmerischen Alltag, allerdings müssen sich die Unternehmen nun auch an die neuen Anforderungen der digitalen Zukunft anpassen. Hierzu ist es essentiell, dass die bestehenden Prozesse in Unternehmen genau analysiert und dementsprechend optimiert werden. Franchisegeber wie auch Franchisenehmer sollten das eigene Geschäftskonzept der Franchisemarke kritisch analysieren und hinsichtlich der Zukunftsfähigkeit bewerten. Daher erläutern wir Ihnen heute, was es bei einer Geschäftsprozessoptimierung zu beachten gibt!

Was hat es mit einer Geschäftsprozessoptimierung auf sich?

Eine Geschäftsprozessoptimierung stellt einen integralen Bestandteil im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements dar und sollte von jedem Franchisenehmer im Unternehmeralltag sehr ernst genommen werden. Hierzu muss zunächst der Ist-Prozess analysiert werden, im nächsten Schritt wird daraufhin ein Soll-Prozess definiert. Es bietet sich an, ein smartes Prozessmanagement einzusetzen, um die einzelnen Geschäftsprozesse besser zu standardisieren und strukturieren zu können – wobei dies beim Franchising ja ohnehin gegeben ist: Das Franchising profitiert ja bekanntlich von standardisierten Prozessen und einer schlank organisierten Arbeitsteilung – dem Lean Management sei Dank!

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Was genau bedeutet eigentlich Geschäftsprozessoptimierung?

Im unternehmerischen Kontext kann ein Prozess als ein Bündel von Aktivitäten verstanden werden, die von mindestens einem oder aber mehreren Inputs ins Rollen kommen und dem Kunden letztlich in Form eines Produktes oder aber einer Dienstleistung einen Wert bereitstellen. Aus diesem Grund kann der Begriff Geschäftsprozess auch als Abfolge von Tätigkeiten bezeichnet werden, die im Ergebnis zur Erzeugung eines Endproduktes oder Service beitragen. Die unterschiedlichen Prozesse im Unternehmen lassen sich in sogenannte Kern-, Führungs- und Unterstützungsprozesse einteilen. Wenn eine Geschäftsprozessoptimierung vorgenommen werden soll, dann werden die strukturierten Abläufe und klaren Zuständigkeiten so angepasst, dass es zu einer spür- und messbaren Ergebnisverbesserung kommt.

Welche Ziele werden bei einer Geschäftsprozessoptimierung verfolgt?

Heutzutage ist unserer Gesellschaft gewissen Herausforderungen ausgesetzt, die auch auf die geschäftliche Welt Einfluss nehmen. So ist aufgrund von Ressourcenverknappung die gelebte Nachhaltigkeit in Unternehmen in Form von CSR-Strategien wichtiger geworden und aufgrund der Globalisierung sind Unternehmen einem intensiveren, internationalen Wettbewerb und somit auch einem höherem Preisdruck ausgesetzt. Ebenso haben sich mit den neuen heranwachsenden Generationen X, Y und Z die Kundenanforderungen und Bedürfnisse geändert. Für Franchise-Unternehmen bedeutet dies, dass sie sich an diese neuen Anforderungen mithilfe von einer Geschäftsprozessoptimierung anpassen sollten.

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Das steht bei der Geschäftsprozessoptimierung im Fokus:

Im Kern geht es bei der Optimierung darum, die Organisation und den Ablauf der einzelnen Prozesse so anzupassen, damit die Qualität verbessert, die Kosten reduziert oder aber die Durchlaufzeiten gesenkt werden. Hierzu ist es notwendig, dass die gesamten Prozesse transparent und überschaubar niedergeschrieben werden, um sie daraufhin verschlanken oder aber fehlerbereinigen zu können. Schließlich trägt jede einzelne Tätigkeit im Bündel der Geschäftsprozesse indirekt oder direkt zur Wertschöpfung des Unternehmens bei.

Die Geschäftsprozessoptimierung schaut auf alle Aktivitäten und Entscheidungsprozesse des Franchise-Unternehmens, um weiteres Optimierungspotential auszuschöpfen. Die uns bekannten Key Performance Indicators, die sogenannten Kennzahlen, um die Leistung von Aktivitäten in Unternehmen zu ermitteln, stehen hier bei der Prozessverbesserung im Vordergrund. Aus diesem Grund stehen stets die Qualität, die Kosten oder aber der Service eines Unternehmens auf dem Prüfstand.

Welche Techniken und Methoden kommen bei einer Geschäftsprozessoptimierung zum Einsatz?

Eine Geschäftsprozessoptimierung setzt sich wie jedes Organisationsprojekt aus einer Vorbereitungsphase, einer Vor- und Hauptuntersuchung, der Realisierungsphase und einer finalen Bewertung zusammen. Dabei kommen unterschiedliche Methoden und Techniken zum Einsatz, die teils kreativer, qualitativer, quantitativer oder analytischer Natur sind.

Diese Techniken und Methoden machen Ihre Geschäftsprozessoptimierung möglich:

• Die Voruntersuchung: Im ersten Schritt kommt es darauf an, das aktuelle Geschäftsmodell im Rahmen einer Dokumentenanalyse, Workshops, durch Erhebungstechniken in Form von Fragebögen oder Interviews sowie analytischen Schätzungen zu erfassen.
• Dokumentationstechniken: Wenn von Dokumentationstechniken die Rede ist, dann geht es hier in der Regel um eine Funktionsanalyse, Arbeitsplatzbeschreibungen, eine Gliederung von einzelnen Aufgaben, Entscheidungen oder aber Prozessen.
• Analysetechniken: Zu den bekanntesten Analysetechniken zählen die SWOT-Analyse, die ABC-Analyse, die Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse sowie das Ursache-Wirkungs-Diagramm.
• Kreative Techniken: Geht es um kreativen Inhalt, dann sind vor allem neuartige Ansätze wie das Brainstorming, Mind Mapping, Brainwriting oder die Morphologie vertreten. Auch die unterschiedlichen Präsentationstechniken wäre hier anzusiedeln.
• Quantitative Verfahren: Letztlich sind natürlich noch zahlenlastige Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsuntersuchung zu nennen. Mithilfe von qualitativen und quantitativen Bewertungsmethoden können die einzelnen Geschäftsprozess im Detail analysiert und bewertet werden.

Nach der Analyse geht es in die Bewertung und Modellierung

Die Geschäftsprozesse, die in der Analysephase identifiziert wurden, werden nun bewertet und so modelliert, dass die unterschiedlichen Prozesse mithilfe von entsprechenden Maßnahmen optimiert werden können.

Die optimierten Prozesse werden daraufhin im Detail beschrieben und dokumentiert, damit sie auch Anwendung finden. Im Zuge dessen sollten sämtliche Informationen zu den Ressourcen, IT-Tools, Verfahren, Vorschriften und Rahmenbedingungen notiert werden. Auf Basis dieser Analyse können Sie als Franchise-Unternehmer bessere Managemententscheidungen treffen, die zuträglich für die Produktivität und Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens sind.

Sehen Sie die Geschäftsprozessoptimierung als notwendigen Schritt für ein zukunftsfähiges Franchise-Unternehmen!

Sie sehen also: Dank einer Modellierung Ihrer Geschäftsprozesse können Sie Ihre komplexen Sachverhalte vereinfacht niederlegen und optimieren. Die genannten Ziele, Techniken und praktikablen Vorgehensweisen können Ihnen helfen, dass Sie in Ihrem Franchise-Unternehmen Kosten senken, die Qualität steigern und Ihre Mitarbeiter entlasten können.

Außerdem kann solch eine Geschäftsprozessoptimierung als notwendiger Schritt für die Digitalisierung Ihres Unternehmens und eine bessere Zukunftsfähigkeit betrachtet werden. Nur wenn Sie sich als Franchise-Unternehmen um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess bemühen, können strategisch relevante Prozesse verbessert und grundlegend neu entwickelt werden. So können Sie erfolgreich Richtung Zukunft blicken!

Eva-Maria Kopel, Punkt Franchise ©