Home Office: Welche Genehmigungen brauchen Sie?

23.07.2018 08:00 | Rechtliches - Gesetzgebung

home office genehmigungen


Bis vor einigen Jahren noch schien das Arbeiten von zu Hause aus einfach unmöglich zu sein für die meisten Angestellten deutscher Unternehmen. Das Konzept war noch nicht bekannt und wirkte für die Arbeitgeber weniger vertrauenerweckend. Ab 2014 jedoch steigt die Anzahl der Firmen, die es ihren Mitarbeitern erlauben, ihre Arbeit von Zuhause aus zu verrichten, stetig an. Waren es 2014 nur 22 % aller deutschen Unternehmen, die Home-Office genehmigten, sind es im Jahre 2018 schon 39 % gewesen. Natürlich muss beachtet werden, dass dieses Konzept nicht in allen Berufen möglich ist!

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Ein Bauarbeiter oder ein Malermeister können ihre Arbeit leider nicht von zu Hause aus verrichten. Doch viele Unternehmen ließen sich nicht auf dieses Konzept ein, da sie befürchteten, dass ihre Mitarbeiter weniger produktiv seien durch den fehlenden Kommunikationsaustausch im Büro. Außerdem sollte vermieden werden, dass sich die Angestellten nicht gleichbehandelt fühlten und zudem machten es gesetzliche Vorgaben teilweise unmöglich, im Home-Office zu arbeiten. Dies ist sehr wirklich sehr schade, da dieses Konzept doch so viele Vorteile mit sich bringt:

• Bessere Vereinbarung von Beruf- und Arbeitsleben
• Kosteneinsparung durch fehlenden Arbeitsweg
• Zeiteinsparung durch fehlenden Arbeitsweg
• Keine Ausgaben für das Mittagessen am Arbeitsplatz
• Freie Zeiteinteilung
• Freie Gestaltung des Tages
• Nutzung der Mittagspause für beispielsweise Hausarbeit oder Arzttermine
• Arbeit überall möglich

Die benötigten Genehmigungen

Auch beim Home-Office gibt es gesetzliche Vorgaben, die sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber einzuhalten haben.
Vorgaben für den Arbeitgeber
In den Niederlanden wurde 2015 ein Gesetz erlassen, dass die Arbeitgeber dazu verpflichtet, ihren Arbeitnehmern das Arbeiten von zu Hause aus zu genehmigen. In Deutschland existiert dieser gesetzliche Erlass noch nicht. Die Entscheidung, ob die Genehmigung erteilt wird, oder eben nicht, liegt ganz alleine beim Arbeitgeber. Sollte dieser dem Home-Office allerdings zustimmen, gibt es einige Dinge, die dringend beachtet werden sollten.

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Arbeitszeiten

Das deutsche Recht schreibt strenge Regelungen vor, wenn es um den Schutz des Arbeitnehmers geht. Um die Angestellten vor der beruflichen Ausbeutung zu schützen, wurden deswegen bestimmte Regelungen entworfen, die der Arbeitgeber einzuhalten hat.
• Maximale Wochenarbeitszeit liegt bei 48 Stunden.
• Überstunden können gut geschrieben oder ausgezahlt werden.
• Zwischen zwei Arbeitstagen müssen mindestens elf Stunden Pause liegen.
• Niemand kann dazu verpflichtet werden, an Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen zu arbeiten.
• Die tägliche Höchstdauer ist auf zehn Stunden beschränkt.

Diese Vorgaben müssen auch beim Home Office eingehalten werden. Der Arbeitgeber sollte sich also ein System überlegen, um die Einhaltung der gesetzlich vorgegebenen Arbeitszeiten zu überprüfen, um sich nicht strafbar zu machen.

Arbeitsschutz

Wer schon einmal einen Arbeitsvertrag unterschrieben hat, kennt es: Die Hinweise auf die möglichen Gefahren am Arbeitsplatz, die Sicherheitsunterweisungen und das Zeigen der Feuerschutztüren und Notausgänge. Beim Home Office sind diese Einweisungen doch hinfällig, oder? Nein, im Gegenteil! Der Arbeitsschutz des Arbeitnehmers greift auch am Schreibtisch in den eigenen vier Wänden.

Der Arbeitgeber ist jedoch nicht verpflichtet, sich über die Sicherheit des heimischen Arbeitszimmers seiner Mitarbeiter zu versichern. Dies wäre gerade für Unternehmen mit einer hohen Mitarbeiteranzahl eine unbestreitbare Aufgabe! In einem Gespräch unter vier Augen muss der Arbeitnehmer sein Büro ausgiebig beschreiben und dem Arbeitgeber garantieren, dass es den Bestimmungen der Betriebssicherheitsverordnung genüge tut. Doch auch wenn Kontrollen des Arbeitgebers nicht rechtlich vorgegeben sind, kann es trotzdem passieren, dass Ihr Chef überraschend bei Ihnen klingelt, um sich über die Genauigkeit Ihrer Angaben zu versichern. Gehen Sie also gewissenhaft bei der Einrichtung Ihres Büros vor und halten Sie sich an die vertraglich festgelegten Abmachungen. Das Arbeiten von Zuhause aus ist ein Privileg, das nicht jeder erhält.

Datenschutz

Spätestens seit 2018 ist der Datenschutz ein Thema, mit welchem sich die einzelnen Unternehmen intensiv auseinandergesetzt haben. Die neuen Regelungen kennen keine Grenzen und müssen selbstverständlich auch beim Home Office eingehalten werden. Denn wer die gesetzlichen Vorgaben missachtet, muss mit hohen Bußgeldern rechnen. Bei der Einrichtung des heimischen Büros müssen dementsprechend Maßnahmen getroffen werden, welche den Datenschutz und die Datensicherung garantieren. Dies heißt konkret, dass keiner außer dem Angestellten Zugang zu den firmeneigenen Geräten haben darf.

Computer, Tablett und Smartphone müssen dementsprechend vor dem fremden Zugriff abgesichert werden. Weiterhin müssen die internen Daten unbedingt auf den Server des Unternehmens abgespeichert werden können. Auch hier gilt: Halten Sie die Vorgaben Ihres Chefs unbedingt ein! Sollte er überraschend vorbeikommen und vertrauliche Dokumente offen auf Ihrem Schreibtisch vorfinden, können Sie im schlimmsten Fall fristlos gekündigt werden.

Vorgaben für den Arbeitsvertrag

Da es noch keine rechtlichen Bestimmungen für das Arbeiten von Zuhause aus gibt, gewinnt der Arbeitsvertrag eine noch wichtigere Rolle. Um beide Parteien gesetzlich abzusichern, sollte das Dokument folgende zusätzliche Elemente beinhalten:
• Vereinbarungen zur Einrichtung des Arbeitszimmers.
• Höhe der Arbeitszeit. Um die Erreichbarkeit des Angestellten zu garantieren, sollten beispielsweise auch Zeiten ausgehandelt werden, an welchen der Mitarbeiter stets zur Verfügung steht. Dies ist wichtig, bei der Teilnahme an Meetings oder für Absprachen mit Kollegen.
• Bereitstellung von Arbeitsmittel. Das ausdrückliche Verbot für den privaten Gebrauch sollte vermerkt werden.
• Welche Tätigkeiten wurden als Arbeit festgelegt?
• Rückzug des Rechts auf Home Office bei Nichteinhaltung der Bestimmungen. (Beispielsweise Zuwiderhandlungen den Arbeitsschutz oder Datenschutz betreffend)

Vorgaben, die man als Mieter einzuhalten hat

Wenn Sie über kein eigenes Haus verfügen, oder Ihr Geld nicht in ein Appartement investiert haben, befinden Sie sich höchstwahrscheinlich in einem Mietverhältnis. Die gesetzlichen Bestimmungen hierfür sind genau festgelegt und lassen keinen Raum für Zweifel zu.

Beispielsweise müssen Mieter ihre Haustiere oder Partner melden, die mit ihnen die Wohnung teilen. Da erscheint es doch nur allzu logisch, dass ein eigenes Büro dem Vermieter gemeldet werden muss, oder?
Ja und nein. Die vertragliche Festhaltung der gewerblichen Tätigkeit im Mietvertrag ist ganz abhängig von der Art der Arbeit. Sollten Sie beispielsweise einen Beruf ausüben, der keinerlei Auswirkung auf das Zusammenleben mit den anderen Mietern hat, gibt es keine Schwierigkeiten.

Darunter versteht man Tätigkeiten, die sich hauptsächlich am Computer oder am Telefon abspielen. Ihr Gewerbe widerspricht nicht der ursprünglichen Funktion der Räumlichkeiten und kann deswegen ohne Probleme ausgeübt werden.
Sollten Sie allerdings von Zuhause aus eine Musikschule betreiben oder Staubsauger in den eigenen vier Wänden vertreiben, sieht die gesetzliche Lage schon ganz anders aus. Sie könnten durch Ihre Aktivitäten das Leben der anderen Mieter stören. Dies hängt vor allem mit der Lärmbelästigung zusammen, aber auch damit, dass Sie Kunden in der Mietwohnung empfangen. Abgesehen von der hohen Frequenz der Besuche, könnte sich der Vermieter auch daran stören, dass Sie die Wohnung als Geschäftsadresse verwenden. Vor Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit in einer Mietwohnung sollte also stets die Erlaubnis des Vermieters eingeholt werden.

Steuerrechtliche Vorteile

Die Bundesrepublik Deutschland hat 2015 beschlossen, den Arbeitern via Home Office entgegenzukommen: Seit dem 27.07.2015 kann das heimische Arbeitszimmer von der Steuer abgesetzt werden. Dies ist jedoch in nur ganz bestimmten Fällen möglich!
Zunächst sollte geklärt werden, wann ein Zimmer als Arbeitszimmer gilt.

Das Büro muss räumlich von den anderen Zimmern abgetrennt ein, das heißt konkret, dass Ecken in einem Zimmer, nicht als eigener Arbeitsraum gelten. Es sollte hauptsächlich für berufliche Zwecke benutzt werden und dementsprechend auch eingeräumt sein: ein Schreibtisch mit Ablagemöglichkeiten und Computer, Schreibtischstuhl, Regale zur Aufbewahrung und Ordnung von Büchern und Dokumenten.

Das Finanzamt gibt auch klar vor, dass der Raum hauptsächlich nur für die verwaltungstechnische oder schriftstellerische Arbeit verwendet werden darf. Als Maßstab werden hier 90 % der darin verbrachten Zeit gesetzt. Das Wichtigste ist jedoch, dass das Büro im Zentrum der beruflichen Tätigkeit steht.

Weiterhin gibt das Finanzamt vor, dass der verbleibende Wohnraum angemessen groß für Sie und Ihre Familie ist. Was heißt dies nun konkret? Eine eindeutige Antwort gibt es hierfür nicht, denn die Behörden entscheiden dies von Fall zu Fall. Verzichten Sie jedoch definitiv nicht darauf, das Arbeitszimmer in Ihrer Steuererklärung zu erwähnen. Zu verlieren haben Sie schließlich nichts!

Ein weiterer Punkt, der über das Gelingen oder Scheitern des steuerlichen Absetzen Ihres Arbeitsraumes entscheiden kann, ist die Frage, ob sie freiwillig oder gezwungenermaßen von zu Hause aus arbeiten. Falls das heimische Büro nicht Ihre einzige Möglichkeit ist, um den beruflichen oder gewerblichen Tätigkeiten nachzukommen, wird das Finanzamt seine Bewilligung verweigern.
Sollten Sie das Einverständnis des Finanzamts erhalten haben, bleibt nur noch die Frage, in welcher Höhe Sie Ausgaben im Jahr steuerlich absetzen dürfen.

Sollten Sie das Arbeitszimmer nach sämtlichen gesetzlichen Vorgaben eingerichtet und abgetrennt haben, gilt nur es nur noch Ihre berufliche Tätigkeit zu überprüfen. Es ist vorgegeben, dass nur 10 % der Einnahmen außerhalb des häuslichen Arbeitszimmers erworben werden können. Erfüllen Sie diese Angaben, können Sie die benötigten Ausgaben ohne Begrenzung bei der Steuer als Werbungskosten absetzen. Sollten dies bei Ihnen nicht der Fall sein, liegt der qualitative Schwerpunkt ihrer Arbeit nicht im eigenen Büro. Das heißt, dass Sie im Jahr nur 1.250 Euro als Werbungskosten geltend machen dürfen.

Das können Sie von der Steuer absetzen:

  • Die Miete mit den damit verbundenen Nebenkosten
  • Grundsteuer
  • Reparaturen oder Neuanschaffungen
  • Inventar. Hier legt das Finanzamt jedoch großen Wert darauf, dass die Einrichtung einem normalen Standard entspricht. Luxusgüter und alle Einrichtungsgegenstände, die über den normalen Bürobedarf hinausgehen, werden abgelehnt.

Zu beachten ist, dass Sie natürlich nicht Ihre gesamte Miete und Nebenkosten von der Steuer erstattet bekommen. Die genaue Summe muss anteilig berechnet und nachgewiesen werden.

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