Know your Customer: Alles über die KYC - Richtlinie und weshalb auch Sie als Franchisepartner betroffen sind

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Was ist die KYC Richtlinie?

Es gibt Situationen, in denen der Schein trügt und eine gute Tarnung besteht. Dies kann im Privatleben der Fall sein, aber auch im Berufsleben. Gerade im Berufsleben können in solchen Situationen Risiken entstehen, die das ganze Unternehmen gefährden. Es kann immer sein, dass sich ein Geschäftspartner eigentlich nicht so verhält, wie man es eigentlich vermutet. Und dann tauchen Risiken auf, die das Unternehmen und auch Sie als Unternehmer gefährden.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass man neue Kunden und Lieferanten immer überprüft. Auch in einem Franchiseunternehmen spielt dies eine wichtige Rolle. Man kommt als Franchisenehmer mit seinem Unternehmen in ein bestehendes Netzwerk. Allerdings ist man ein eigenständiger Unternehmer und vertritt nur die Geschäftsidee des Franchisegebers in seinem Unternehmen.

Generell muss man sich sein Unternehmen allerdings neu aufbauen. Das geht von Kunden und Mitarbeitern bis zu den Lieferanten. Also muss man auch hier genau darauf achten, welche Kunden und Lieferanten man an Land zieht. Diese Überprüfung nennt man auch die KYC-Überprüfung oder KYC-Richtlinie.

Definition von Know your Customer Richtlinie

KYC ist die Abkürzung für Know your Customer und bedeutet auf Deutsch „Kenne deinen Kunden“. Diese Richtlinie ist ein Teil der Due Diligence, welche dabei hilft den Kunden präzise zu identifizieren. Dabei werden die persönlichen, aber auch die Geschäftsdaten überprüft. Dabei können beispielsweise folgende Punkte als negativ entdeckt werden:

  • Sanktionslisten
  • Watch-Listen
  • PEP-Listen
  • Eigentumsverhältnisse
  • Firmenverflechtungen

Es gibt mittlerweile internationale Mindeststandards für Due Diligence Prüfungen, die entwickelt wurden, damit Wirtschaftskriminalität, Geldwäsche und andere kriminelle Machenschaften bekämpft werden können. Als rechtliche Grundlage für eine Know your Customer Analyse dient die 3. EU-Geldwäsche-Richtlinie.

Wenn man diese Sorgfaltspflicht nicht einhält, drohen einem Geldstrafen, Reputationsverluste, Haftstrafen oder die Entziehung der Geschäftserlaubnis. In einem Compliance Management System sollten aus diesem Grund Know your Customer Prüfungen immer ein fester Bestandteil sein. Grundsätzlich soll mit diesen Überprüfungen festgestellt werden, wo genau Gelder herkommen und wo sie verbleiben. Folgende Punkte machen eine derartige Prüfung notwendig:

  • Geldwäsche
  • Betrug
  • Steuerhinterziehung
  • Terrorismusfinanzierung

Wobei hilft die Know your Customer Richtlinie?

Es ist wichtig für Unternehmen ein gutes Know your Customer Programm zu haben. Denn die wirtschaftliche Kriminalität kann jeden treffen. Davon wird kein Unternehmen ausgeschlossen. Mit einem Know your Customer Programm wird ein Unternehmen davor geschützt mit Wirtschaftskriminalität in Verbindung gebracht zu werden.

Solche Themen wie Geldwäsche, Korruption und Betrug können jedes Unternehmen im direkten und indirekten Sinne betreffen. Es ist daher wichtig, dass man als Unternehmen solche Programme in seine Prozesse mit einbindet, um Kriminalität vorzubeugen. Know your Customer Prüfung betrifft nicht mehr nur den Finanzbereich, sondern nahezu alle Branchen sollten sich solchen Prüfungen unterziehen. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf Personen, die mit Politikern oder Behörden zu tun haben. Diese PEPs (politisch exponierte Personen) stehen unter einem besonderen Risiko bestochen zu werden oder in eine Korruption verwickelt zu werden.

Bei einer Know your Customer Prüfung können wiederum Kleinkunden ausgeschlossen werden. Sie haben meistens einen geringen Vertragswert und keine außergewöhnliche Geschäftssituation. Durch die Prüfung bekommen Unternehmen wichtige Informationen über andere Unternehmen und Personen, die für sie eine hohe Relevanz haben können.

Rechtliche Grundlage

Als rechtliche Grundlage dient die 3. EU-Geldwäsche-Richtlinie. Diese wird mit dem UK Bribery Act, dem UK Modern Slavery Act oder dem Financial Action Task Force verbunden und bildet somit den Rahmen für eine Know your Customer Überprüfung.

Diese internationalen Richtlinien sind auch für die Unternehmen relevant, die zu den betroffenen Ländern eine wirtschaftliche Beziehung führen. Mit einer Know your Customer Überprüfung kann beispielsweise eine Scheinfirma identifiziert werden, die zur Steuerhinterziehung und Geldwäsche genutzt wird.

Folgende vier Punkte werden von der Know your Customer Richtlinie umfasst:

  • Unternehmenspolitik
  • Maßnahmen zur Kundenidentifizierung
  • Überwachung von Transaktionen
  • Risikomanagement

Know your Customer Richtlinie in Unternehmen

Zunächst überprüft man mit KYC, ob der Kunde wirklich der ist, der er vorgibt zu sein. Folgende Punkte sollten kontrolliert und überprüft werden:

  • Identitätsverifizierung
  • Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten
  • Bericht
  • Dokumentation mit Prüfpfad
  • Andauernde Überwachung
  • Risikoüberprüfung anhand von Risikolisten

Die Vorgehensweise von Know your Cutomer unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Die meisten beginnen aber damit den Kunden zu überprüfen. Anhand von Datenbanken werden die Ergebnisse von dem Kunden überprüft. Danach kann man feststellen, ob die Person wirklich die ist, wofür sie sich ausgibt.

Anhand von Listen wird überprüft, ob die Person schon in kriminelle Machenschaften verwickelt ist. Sobald es eine Übereinstimmung mit einer Liste gibt, sollte man mit dieser Person keine geschäftliche Beziehung führen. Auf diese Weise kann man sein Unternehmen schützen.

Außerdem muss man die durchgeführte Know your Customer Prüfung auch dokumentieren. Viele Dokumente sollte man auch mindestens fünf Jahre aufbewahren.

Dazu zählen folgende:

  • Identifikationsdokumente zu Vertragspartnern, Vertretern und den wirtschaftlich Berechtigten
  • Informationen über Geschäftsbeziehungen. Dazu zählen auch Transaktionsbelege
  • Risikobewertungen
  • Richtlinien, Kontrollen und Verfahren im eigenen Unternehmen

Es ist wichtig, dass die Maßnahmen, die man als Unternehmen ergreift, aufgezeichnet und dokumentiert werden. Falls es zu einer Überprüfung des Unternehmens kommen sollte, kann man mit diesen Unterlagen immer alle Schritte belegen und beweisen. Auch ist es wichtig, dass die durchgeführten Kontrollen regelmäßig wiederholt werden.

Denn es kann immer sein, dass ein Kunde oder Lieferant nachträglich in kriminelle Machenschaften verwickelt wird. Eine Know your Customer Prüfung kann länger dauern. In vielen Unternehmen gibt es ein Team, das die Kunden überprüft. Natürlich verliert man bei diesem Verfahren in manchen Fällen potenzielle Kunden, aber auch Zeit. Man sollte deshalb als Unternehmen auch immer den Prozess der Überprüfung verbessern, damit man effizienter und kosteneffektiver arbeiten kann.

Know your Customer Richtlinie in einem Franchise

Auch ein Franchiseunternehmen ist von der Überprüfung der Kunden nicht ausgeschlossen. Zunächst sollte man als Franchisegeber schon die Franchisenehmer genau überprüfen und schauen, ob sie in kriminelle Machenschaften verwickelt sind. Aber auch als Franchisenehmer ist es wichtig, dass man seine Kunden und Lieferanten überprüft.

Man steigt als Franchisenehmer in ein bestehendes Unternehmensnetzwerk ein. Dennoch ist man ein eigenständiger Unternehmer und muss sich sein Unternehmen aufbauen. Man hat eine starke Marke im Rücken und übernimmt die Geschäftsidee des Franchisegebers. Man übernimmt aber nicht die Kunden oder Lieferanten. Dieses Netzwerk muss man sich selber als Franchisenehmer aufbauen. Deshalb gilt auch hier, dass man seine Kunden und Lieferanten genau überprüft.

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