Methoden Projektmanagement: Scrum & was Sie sonst noch für Ihr Franchise wissen sollten!

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Methoden für Projektmanagement im Franchising

In einem Unternehmen kommt es häufiger zu Situationen, in denen ein Projekt durchgeführt werden muss. Dabei müssen viele Aufgaben gelöst werden und einige Mitarbeiter zusammenarbeiten und zu einer Lösung kommen, die für das ganze Unternehmen oder eine Abteilung nützlich ist.

Es ist also wichtig, dass Projekte gut organisiert und strukturiert werden, damit sie reibungslos ablaufen. Dafür muss ein gut strukturiertes Projektmanagement durchgeführt werden.

Projektmanagement in einem Unternehmen

Das Ziel eines erfolgreichen und professionellen Projektmanagements ist es, dass Projekte gut strukturiert ablaufen und

  • Die Risiken eingegrenzt werden
  • Die Chancen genutzt werden
  • Die Ziele im Projekt in der geplanten Qualität erreicht werden
  • Der zeitliche und finanzielle Rahmen eingehalten wird

Projekte sind für jedes Unternehmen eine Herausforderung, auch wenn das Projektmanagement die Projekte strukturiert. Dabei muss auch immer beachtet werden, dass auch das Umfeld Einwirkungen auf die Projekte hat und diese beeinflusst.

Denn wenn sich das Umfeld verändert, was durchaus oft vorkommt, hat dies auch Einfluss auf den Verlauf der Projekte. Vor allen Dingen aufgrund der Digitalisierung müssen die Projekte schneller und flexibler auf Veränderungen reagieren und sich anpassen.

Dadurch werden auch vor allen Dingen häufiger Change Projekte durchgeführt und diese werden auch gleichzeitig komplexer.

Unterschiedliche Formen von Projektmanagement

Beim Projektmanagement gibt es drei unterschiedliche Formen: klassisch, hybrid oder agil. Das klassische Projektmanagementmodell wird auch Wasserfall-Modell genannt. Dabei gibt es in einem Projekt genau definierte, aufeinander folgende Phasen. Die Phasen werden mit

  • Startphase
  • Planungsphase
  • Ausführungsphase
  • Abschlussphase

bezeichnet. Handelt es sich um Softwareprojekte heißen diese Phasen

  • Analyse
  • Design
  • Entwicklung
  • Test
  • Betrieb

Bei dem agilen Projektmanagement hingegen werden die Projekte nicht von Anfang bis Ende detailliert durchgeplant, wie es beim klassischen Projektmanagement der Fall ist. Das agile Projektmanagement bezieht sich meistens auf das Scrum-Modell.

Das agile Projektmanagement geht entweder inkrementell oder iterativ vor. Inkrementell bedeutet, dass kleine Schritte immer weiter aufeinander aufbauen.

Bei der iterativen Vorgehensweise werden immer Reflexions- und Wiederholungsschleifen eingebaut. Dabei stehen die Kunden und die User Storys im Mittelpunkt. In den User Storys wird festgehalten, welche Anforderungen an das Endprodukt gestellt werden aus der Kundensicht.

Das Scrum Modell

Scrum bedeutet „Gedränge“ und ist ein Spielzug aus dem Rugby. Beim Scrum im Projektmanagement gibt es nicht wie im klassischen Sinne einen Projektleiter. Die Teammitglieder müssen sich selber organisieren und strukturieren. Scrum ist eine empirische, inkrementelle und iterative Methode.

Das heißt, dass die Anwendung auf Erfahrung basiert und die Abfolge in kleinen und sich wiederholenden Schritten erfolgt. Dabei sind nur wenige Regeln zu beachten. Diese beziehen sich auf drei Rollen, fünf Aktivitäten und drei Artefakte. Die einzelnen Abschnitte beim Scrum sind in sogenannte Sprints unterteilt.

Dabei dauert ein Sprint in etwa 30 Tage. Dabei bekommt das Projekt entweder eine neue Funktionalität zugeteilt oder die vorhandene Funktionalität wird verbessert. Jedoch darf ein einzelner Sprint nicht ausgedehnt werden.

Allerdings darf ein Sprint, wenn sich die Anforderung ändert, mittendrin abgebrochen werden. Am Ende von einem Sprint sollte immer ein Zwischenprodukt oder –ergebnis stehen, welches dann entweder übernommen werden kann oder noch weiter verbessert wird.

Die Rollen beim Scrum sind

  • Product Owner
  • Entwicklungsteam
  • Srum Master

Der Product Owner hat die Aufgabe, die Vision für das Projekt zu erstellen. Dabei soll er auch fachliche Anforderungen an das Produkt stellen und Prioritäten für diese festlegen.

Es gibt immer nur eine Person, die Product Owner ist. Das Entwicklungsteam entwickelt dann das Produkt. Dabei organisiert sich das Team selbst und liefert die Produkteigenschaften in der Reihenfolge, die der Product Owner zuvor festgelegt hat.

Da es beim Scrum keinen Projektleiter gibt, ist auch der Scrum Master nicht der Leiter. Er moderiert vielmehr das Projekt und achtet darauf, dass Scrum funktioniert und umgesetzt wird. Er kümmert sich um die Kommunikation zwischen dem Product Owner und dem Entwicklungsteam. Außerdem moderiert er die Meetings und hält andere Aufgaben von außen vom Team fern.

Das sind die zentralen Rollen, die bei Scrum eine wichtige Rolle spielen. Aber auch die Kunden und die Manager werden beachtet, da sie auch einen Einfluss auf das Projekt haben.

Die Artefakte bei Scrum sind das Product Backlog, das Sprint Backlog und das Product Increment. Im Product Backlog werden die Anforderungen aufgeführt und es wird stetig geändert. Der Product Owner kümmert sich um das Product Backlog. Aus diesem Product Backlog müssen Anforderungen gefiltert werden, die dann in dem nächsten Sprint erledigt werden müssen.

Diese werden in dem Sprint Backlog aufgeführt. Das Produkt, das am Ende eines jenen Sprints generiert wurde ist dann das Product Increment. Dieses wird dann aufgrund des Feedbacks des Stakeholders verbessert und bearbeitet. Bei den Aktivitäten beim Scrum gibt es

  • Sprint Planning
  • Daily Scrum
  • Sprint Review
  • Sprint Retrospective
  • Product Backlog Refinement

Im Sprint Planning wird die nächste Etappe des Projektes geplant. Die Anforderungen werden dabei in Aufgaben unterteilt mit dem Sprint Backlog als Ergebnis.

Beim Daily Scrum trifft sich das Team und tauscht sich aus. Dabei sagt jedes Mitglied, welche Aufgaben es bereits erledigt hat und woran es gerade arbeitet.

Lassen sich Probleme nicht innerhalb des höchstens viertelstündigen Meetings lösen, werden diese an den Scrum Master übergeben. Im Sprint Review wird das Produkt bewertet und gegebenenfalls verbessert. Bei der Sprint Retrospective hingegen wird nicht nur das Produkt bewertet, sondern auch die Arbeit des Teams, damit diese kontinuierlich verbessert werden kann.

Im Product Backlog passt der Product Owner dann das Product Backlog entsprechend an.

Scrum im Unternehmen

Natürlich gibt es, wie bei vielen Dingen, sowohl Vor- als auch Nachteile bei dieser Methode. Mitglieder können sich bei dieser Art des Projektmanagements nicht verstecken.

Denn es kommt auf jeden einzelnen Mitarbeiter an. Das gefällt nicht unbedingt jedem Mitarbeiter sofort. Allerdings können auf diese Weise auch effizient Projekte bearbeitet werden.

Außerdem darf das Projektteam am besten nicht räumlich getrennt sein, da so die täglichen Meetings nicht eingehalten werden können. Auch Spezialisten, die hinzugezogen werden müssen, sollten nicht nur für einen begrenzten Zeitraum zur Verfügung stehen.

Auch die Kundenanforderungen sollten klar und genau formuliert sein, damit das Projektteam ein Ziel hat, auf das es hinarbeitet. Deshalb ist Scrum auch nicht in jeden Fall ratsam.

Allerdings kann es zu Beginn in einem Franchisesystem gut eingesetzt werden, da noch an den Produkten gearbeitet wird und der Franchisenehmer auf diese Art seine Produkte schnell verbessern kann.

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