Multitasking Definition: Bringt es Franchisegründern mehr Effizienz oder ist es nur heiße Luft?

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Als Franchisepartner ist Zeit ein kostbares Gut. Nicht immer hat man so viel davon, wie man gerne hätte – deswegen gilt es, sich die vorhandene Zeit gut einzuteilen.

Es gibt zwei Arten von Aufgaben, die mit der Gründung eines jeden Unternehmens und damit auch mit der eines Franchiseunternehmens kommen. Solche, die sie erledigen müssen, um Ihr Business voranzutreiben und solche, die nur indirekt auf den Erfolg des Unternehmens einwirken, aber auch abgearbeitet werden müssen: Rechnungen wollen geschrieben, E-Mails beantwortet werden.

Warum also nicht einfach E-Mails im Meeting schreiben und vielleicht kleine Aufgaben während der Konferenzen mit Ihren Franchisenehmern oder Angestellten erledigen?

Natürlich ist es verlockend, sich dem Multitasking hinzugeben. Doch das ist oft weniger produktiv, als man denkt.

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Multitasking ist nicht immer die Lösung

Bereits eine amerikanische Studie hat herausgefunden, dass unser Gehirn 40 Prozent langsamer arbeitet, wenn wir uns nicht auf eine Aufgabe fokussieren, sondern zwischen mehreren hin- und herspringen. Multitasking hat sich in unseren schnelllebigen Alltag so eingeschlichen, dass wir es schon fast gar nicht mehr merken. Allerdings gibt es eine Reihe von Gründen, warum Sie sich lieber auf einzelne Aufgaben fokussieren sollten.

Multitasking dauert länger

Wer versucht, sich auf mehrere Aufgaben zu fokussieren, wird es selten schaffen, jeder einzelnen Aufgabe seine volle Aufmerksamkeit zu geben. Das kann schon mal zu einem erhöhten Zeitaufwand von 25 % führen. Wir denken zwar, wir können mehrere Dinge gleichzeitig erledigen, doch unser Gehirn muss ständig zwischen Aufgaben hin- und herschalten. Sinnvoller ist es da, seine Aufmerksamkeit auf ein Projekt zu richten und dabei wichtige Erholungsphasen nicht auszulassen. Wer sich auf eine Aufgabe konzentriert, kann auf eine wesentlich höhere Produktivität zurückblicken.

Wer an zwei Dingen gleichzeitig arbeitet, wird es nicht schaffen, jeder Sache das gleiche Maß an Aufmerksamkeit zu geben. Dadurch dauert die Arbeit nicht nur länger, sondern auch die Qualität des Endergebnisses leidet darunter und die Wahrscheinlichkeit, dass sich Fehler einschleichen, steigt.

Unterbrechnung von Gedankengängen

Freiwillige Ablenkung oder das absichtliche Wechseln zu einer anderen Aufgabe führt dazu, dass Gedankengänge unterbrochen werden. So fällt es oft schwerer, zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren. Besser ist es also, solche Ablenkungen gar nicht erst zuzulassen. Eine mögliche Folge ist eine immer wiederkehrende Frustration. Denn statt Dinge erfolgreich zu Ende zu bringen, wird nur wenig erreicht.

Gesundheitliche Folgen

Oft geht mit Multitasking nicht nur ein Leistungsabfall, sondern auch Konzentrationsstörungen einher. Wir überfordern unser Hirn und setzen uns so selbst unter Stress. Im Extremfall kann Multitasking sogar schwerwiegende Folgen wie Burn-out haben. Auch das Unfallrisiko kann steigen, wenn zu viele Informationen zur Überforderung führen.

Studien zeigen, dass auch unser Gedächtnis darunter leidet, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. Erinnerungen konkurrieren beim Übergang ins Langzeitgedächtnis miteinander. Wenn wir versuchen, zwischen einzelnen Aufgaben hin- und her zuschalten gehen kurz nacheinander unterschiedliche Reize im Gehirn ein. Allerdings können nicht all diese Informationen abgespeichert werden. Vor allem älteren Leuten fällt es schwer, sich an Aufgaben zu erinnern, nachdem sie diese unterbrochen haben, wie Forscher herausgefunden haben.

Was tun statt Multitasking? Tipps für steigende Produktivität

Setzen Sie Prioritäten

Wenn sich Aufgaben stapeln, sollte man entscheiden, was am wichtigsten ist. Das bedeutet, sich nicht dazu hinreißen zu lassen, mehrere Aufgaben zu erledigen, sondern sich auf eine Sache zu konzentrieren. Das sollte nicht nur für Sie, sondern auch alle anderen gelten, die Teil im Uhrwerk eines Franchiseunternehmens sind. Letztendlich sind nicht nur Sie als Existenzgründer, sondern auch Ihre Partner für den Erfolg der Firma verantwortlich.

Bestimmen Sie konkrete Zeiten für bestimmte Aufgaben

Planen Sie bereits im Vorfeld, wann Sie sich mit welcher Aufgabe beschäftigen möchten. Setzen Sie sich selbst Zeiten, in denen Sie Ihre E-Mails beantworten, um nicht alle fünf Minuten ins Postfach zu schauen.

Franchising funktioniert oft nicht ohne Meetings. In diesem Fall sollten Sie versuchen, diese effizient zu planen. So kann es helfen, anstehende Meetings auf einen Tag zu legen, statt die anstehende Arbeit immer wieder dadurch unterbrechen zu lassen.

Noch produktiver ist es allerdings, die Dauer der Meetings zu begrenzen. So kommen Sie gar nicht erst in Versuchung, Konferenzen mit offenem Ende zu veranstalten.
Setzen Sie konkrete Zeiten, in denen Sie das Gespräch beendet haben möchten, beispielsweise nur 45 Minuten statt einer Stunde.

Legen Sie Pausen ein

Produktivität ist nur möglich, wenn man sich nicht selbst überfordert. Zwingen Sie sich nicht dazu, eine Aufgabe unbedingt fertigzustellen. Auf lange Sicht hilft es eher, hin und wieder kurze Pausen einzulegen.

Wer im Rahmen seiner Existenzgründung Mitarbeiter anstellt, sollte auch dafür sorgen, dass diese sich die nötigen Auszeiten nehmen. Einige Firmen rufen dabei zum gemeinsamen Yogakurs auf, aber oft reicht auch ein einfacherer Spaziergang, um Abstand vom Computer zu nehmen.

Zu einer guten Pause gehört auch, dass man sich bei der Entspannung nicht unterbrechen lässt. So kann es helfen, den Kollegen mitzuteilen, Sie in einem bestimmten Zeitraum nicht zu stören.

>> Sie wollen Ihr Zeitmanagement verbessern?

Minimieren Sie Störquellen

Gerade bei unangenehmen Aufgaben schaut man gerne aufs Handy. Wenn Sie also keine wichtigen Anrufe erwarten, kann es helfen, das Handy auszuschalten oder zumindest auf lautlos zu stellen, um sich nicht von eingehenden Nachrichten ablenken zu lassen.

Bringen Sie Aufgaben zu Ende

Steht ein neuer Auftrag an, versuchen Sie, die aktuelle Aufgabe zu beenden oder zu einem sinnvollen Punkt zu bringen, bevor Sie sich anderen Bereichen widmen. Manchmal ist man dazu gezwungen, andere Aufgaben mit höheren Prioritäten zu übernehmen. In diesem Fall eignet es sich, Gedankengänge aufzuschreiben, um später wieder einfacher in alte Aufträge einsteigen zu können.

Im Gegensatz zu vielen anderen Bereichen gilt beim Multitasking nicht das Prinzip „Übung macht den Meister“. Das menschliche Gehirn ist nicht darauf ausgelegt, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. Stattdessen führt es zu Leistungseinbußen und im schlimmsten Fall sogar zur Beeinträchtigung der Gesundheit. Da ist es sinnvoller, den Stress so niedrig wie möglich zu halten, und sich auf einzelne Dinge zu konzentrieren.

Gelegentliche Ablenkungen sind ungefährlich. Sollten die aber an der Tagesordnung stehen, kann es hilfreich sein, die Planung seines Alltages zu überarbeiten. Es kann hilfreich sein, den Arbeitsalltag zu strukturieren und sich Zwischenziele zu setzen.

Nutzen Sie Zeiten, in denen Ihre Konzentration hoch ist, um schwierigen und komplexen Aufgaben nachzugehen. Vergessen Sie nicht, Prioritäten zu setzen und Ihre Zeit sinnvoll einzuteilen.

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