Onboarding neuer Mitarbeiter für Ihr Franchise in 5 Schritten

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Onboarding neuer Mitarbeiter für Ihr Franchise in 5 Schritten

Ein wichtiger Erfolgsfaktor innerhalb des Franchisings ist kompetentes Personal, das immens zum Fortschritt eines Unternehmens beiträgt. Benötigen Franchisenehmer oder -geber neue Mitarbeiter, wird in den darauffolgenden Prozess oft viel Zeit investiert: Die Stelle muss ausgeschrieben, der perfekte Mitarbeiter gefunden werden. Soweit so gut – der erste Schritt ist überstanden. Doch jetzt geht es ans Onboarding. Dieser Schritt ist nicht unwichtiger als die Suche nach dem richtigen Mitarbeiter für Ihr Franchise, denn hier kann einiges schief gehen. Jetzt geht darum, einen guten Eindruck zu machen, den neuen Angestellten richtig einzuarbeiten und als Unternehmen gut dar zu stehen.

Doch was genau ist Onboarding?

Onboarding beschreibt den Prozess der Aufnahme und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Eingliederungsmaßnahmen sollen dafür sorgen, dass sich diese als vollwertiges Mitglied des Unternehmens fühlen und die damit verbundene Motivation und ihren Einsatz zu steigern. Damit das gelingt, gilt es sich auch mal in die Rolle des Mitarbeiters zu versetzen und vorausschauend zu planen. Das beginnt weder am ersten Tag des neuen Kollegen, noch endet es in der ersten Woche. Stattdessen fängt es bereits bei der Einstellung an und dauert solange, bis sich der Mitarbeiter vollständig in seiner Rolle eingefunden hat.

Erfolgreiches Onboarding in fünf Schritten

1. Onboarding fängt schon vor der Einstellung an

Oft werden Einstellung und Onboarding getrennt gehandelt, wobei die Grenzen verschwimmen. Neue Mitarbeiter bekommen bereits während des Einstellungsprozesses erste Eindrücke Ihres Unternehmens - und die sollen schließlich positiv ausfallen. Bereits beim Stellenausschreiben sollten Sie deswegen darauf achten, diese so klar wie möglich zu verfassen und potenziellen Bewerbern konkrete Aufgabengebiete aufzuzeigen. Gehen die ersten Bewerbungen ein, sollten Sie für gute Kommunikation und Kandidaten nicht lange auf Antworten warten lassen.

2. Das Bewerbungsgespräch

Sie haben sich für interessante Mitarbeiter entschieden – jetzt geht es darum, diese zu einem persönlichen Kennenlernen einzuladen. Das sollte am besten per Telefon geschehen. Dabei kann es durchaus ratsam sein, das Gespräch im Voraus anzukündigen, um Bewerber nicht in einer ungünstigen Situation zu erwischen.

Nun kommt es zum Vorstellungsgespräch – auch hier sollten Sie nichts dem Zufall überlassen, denn der erste Eindruck zählt. Gerade wenn es um das Thema Gehalt geht, sollten Sie Vorsicht und Fingerspitzengefühl bewahren. Auch muss hier natürlich über das Anfangsdatum gesprochen werden. Wenn es seitens Ihres Unternehmens möglich ist, kann es sich als zuvorkommend erweisen, dem Mitarbeiter einen flexiblen Einstiegstermin zu bieten. So kann dieser eventuelle Projekte abschließen und seinen aktuellen Arbeitgeber früh genug über die Kündigung informieren.

3. Der erste Arbeitstag

Die Hauptziele des ersten Arbeitstages sollten darin bestehen, Ihrem neuen Mitarbeiter Erwartungen und Ziele aufzuzeigen. Dieser sollte eine klare Übersicht darüber haben, was auf ihn zukommen wird und welche Verantworten er hat. Gerade am ersten Tag ist es wichtig, neuen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihren Job, aber auch ihre zukünftigen Kollegen kennenzulernen. Folgende Tipps helfen dabei, dem Mitarbeiter bereits einen guten Start zu ermöglichen:

  • Laden Sie den Mitarbeiter zu einer detaillierten Gebäudetour ein und erklären Sie, wie der Plan der ersten paar Tage aussehen wird.
  • Arrangieren Sie ein Meeting, in dem sich auch der Manager des neuen Mitarbeiters einfindet. Möglich ist auch, die Kollegen einzuladen und ihnen so eine Möglichkeit zu geben, sich bereits vorzustellen.
  • Geben Sie neuen Mitarbeitern genug Zeit, sich sowohl im Büro als auch am Computer einzurichten.
  • Laden Sie neue und alte Mitarbeiter zum gemeinsamen Mittagessen ein.

4. Die erste Arbeitswoche

In der ersten Woche geht es darum, dem neuen Mitarbeiter klare Ziele aufzuzeigen. Diese Ziele sollten dabei eine gewisse Bedeutung haben, um die Motivation des Angestellten anzukurbeln. Gleichzeitig sollte das Unternehmen für eine regelmäßige Rückmeldung sorgen.
In dieser Phase sollte der Mitarbeiter auch bereits die Möglichkeit haben, nicht nur die Angestellten kennenzulernen, mit denen er im direkten Kontakt steht, sondern auch mit denen anderer Abteilungen.

5. Die ersten 3-6 Monate

Auch nach der ersten Woche ist der Onboardingprozess noch nicht komplett beendet. Die kommenden Monate spielen eine wichtige Rolle, da viele Angestellte hier entscheiden, ob Sie das Unternehmen verlassen oder bleiben

Nach dem ersten Monat sollten Sie den Angestellten um Rückmeldung bitten, um festzustellen, ob dieser sich wohlfühlt und allgemein zufrieden ist. Deswegen ist es hilfreich, Meetings einzurichten, in denen Sie sich unter vier Augen unterhalten können. Diese sind auch wichtig, damit Angestellte nicht zu viele Informationen auf einmal bekommen und so sich somit überfordert fühlen.

Gerade wenn Mitarbeiter sich in ihrer Anfangszeit befinden, fühlen sich viele wohler, wenn sie eine Art Mentor haben, an den sie sich bei aufkommenden Fragen und Problemen richten können.

Fehler beim Onboarding

Das Bewerbungsschreiben ist hochgeladen, der Bewerber zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Vor allem wenn Sie erstmalig Mitarbeiter suchen, möglicherweise weil Sie Ihre Existenzgründung gerade erst hinter sich haben, kann der Prozess des Onboardings ganz schön kompliziert wirken.

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Man denkt, man hätte alles beachtet, aber hier und da kann sich doch der ein oder andere Fehler einschleichen, der sich vermeiden lässt:

  • Wenn es um die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters geht, sollte auch das Unternehmen ausreichend vorbereitet sein. Dabei können zum Beispiel Aufgabenlisten helfen, um vorzubeugen, dass neue Angestellte bereits zu Beginn nicht wissen, woran sie arbeiten sollen. Diese sorgen dafür, dass beide Seiten sofort wissen, wie der aktuelle Stand ist und tragen zu einer guten Organisation bei. Darüber hinaus sollte bereits der erste Tag des neuen Mitarbeiters durchgeplant sein. Das fängt bei der Ankunft an – der Arbeitsplatz sollte sofort zugänglich sein und der Mitarbeiter Zugriff auf alle nötigen Programme haben.
  • Häufig machen Unternehmen den Fehler, Mitarbeitern zu wenig Rückmeldung zu geben. Besonders in der Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist Kommunikation ein unverzichtbarer Bestandteil. Neue Mitarbeiter wollen schließlich wissen, wie sie sich schlagen. Sowohl positives Feedback in Form von Lob wie auch Verbesserungsvorschläge können hier eingebracht werden. Es ist wichtig, festzustellen, ob der Mitarbeiter mit seiner Arbeit über- oder unterfordert ist.
  • Oft vergessen Firmen, dass Angestellte sich erst einmal einarbeiten müssen und haben zu hohe Erwartungen. Deswegen sollten Sie Ihre Anforderung an dessen Produktivität zunächst nicht zu hoch setzen, schließlich befinden neue Mitarbeiter sich erst einmal in der Einarbeitungsphase. Vergessen Sie dabei nicht, dass Sie sie aus gutem Grund eingestellt haben. Auch wenn vielleicht zu Beginn nicht alles reibungslos läuft, können sie sich im Laufe der Zeit als wertvolle Mitarbeiter beweisen

Nun liegt es an Ihnen, Ihren eigenen Einstellungsprozess zu entwickeln. Vergessen Sie dabei nie, sich in die Situation Ihres neuen Mitarbeiters zu versetzen. Überlegen Sie, wie sich das Onboarding möglicherweise noch verbessern lässt und holen Sie sich wenn möglich Rat ein – sei es beim Franchisegeber oder anderen Partnern. Geben Sie jedem Mitarbeiter die Chance, sich zu beweisen und auch Sie können sich schon bald über eine wertvolle Unterstützung innerhalb Ihres Franchisesystems freuen.

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