Papierloses Büro: Der neue Trend auch für Ihren Franchisebetrieb?

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Wussten Sie, dass ein Deutscher 244 Kilogramm Papier im Jahr verbraucht? Wir sind somit die Weltspitze im Papierverbrauch! Aber wie kann man in Zeiten von Digitalisierung zettelfrei werden? Oder ist papierlose Büro trotz Laptop, Smartphone und digitaler Tools nur ein Wunschdenken in der Theorie? In unserem heutigen Artikel erzählen wir Ihnen mehr zum Thema papierloses Büro. Wie lässt sich die Zettelwirtschaft auch in Ihrem Franchise-Unternehmen ein für alle Mal aus der Welt schaffen?

Papierloses Büro: Wie kann man digitaler arbeiten?

Der erste Schritt zu einem papierlosen Büro ist sicherlich das papierminimierte Büro: Man druckt weniger aus und droht der Zettelwirtschaft offiziell den Kampf an. Schließlich stellt der Weg zum papierlosen Büro einen langen und durchaus beschwerlichen Weg dar: Für jedes Unternehmen gestaltet sich die Einführung des papierlosen Büros als schwierig und komplex. Jeder der einzelnen Prozesse muss digitalisiert werden und man hat eine gewisse Disziplin an den Tag zu legen, um konsequent dabei zu bleiben und nicht doch in alte Muster zurück zu fallen. Ebenso bedeutet die Entscheidung zum papierlosen Büro, dass man die Umsetzung von der Führungsriege mutig pushen und leben muss: Es ist Ihre Aufgabe als Chef Ihre Mitarbeiter sukzessive von der Papier-Freiheit zu begeistern!

Vieles spricht für ein papierloses Büro!

Wer sich als Unternehmen für ein papierminimiertes beziehungsweise papierloses Büro einsetzt, der profitiert von vielen Vorteilen, die dem Zeitgeist entsprechen, gut zur Umwelt sind und zu einer Kostenersparnis beitragen. Hello, New Work!

Die Vorteile auf einen Blick:

Wer auf ein digitales, papierloses Büro setzt, der spart Druckkosten und wirtschaftet somit zur Freude unseres Planeten nachhaltiger. Ebenso lässt sich online oftmals effizienter und produktiver arbeiten: Man kann mobil sein, aber trotzdem auf zentral abgelegte Dokumente in digitaler Form zugreifen, diese mithilfe der Suchfunktion effektiver bearbeiten und sogar gemeinsam mit Kollegen kollaborativ an digitalen Dokumenten und Projekten zusammenarbeiten. Im Zuge dessen werden einzelne Abteilungen und somit das ganze Unternehmen produktiver, man spart Platz und Material und stellt sich optimal für eine höhere Wettbewerbsfähigkeit in der zunehmend digitalen Zukunft auf!

Die Realität: Digitales Arbeiten in deutschen Unternehmen

Im Januar 2019 veröffentliche Statista eine Studie zum papierlosen Arbeiten. Die Studie geschah in Zusammenarbeit mit KYOCERA Document Solutions und schaute auf die Digitalisierung von Büro- und Geschäftsprozessen in Deutschland und Österreich. Das Ergebnis befand, dass gerade einmal 4 Prozent der deutschen und österreichischen Büroangestellten papierlos arbeiteten, der große Rest setzte weiterhin auf eine Zettelwirtschaft. So steht bei vielen Unternehmen zwar die Digitalisierung ganz oben auf der Agenda, allerdings gibt es hier noch einen enormen Handlungsbedarf! Die Hälfte der Unternehmen forciert zwar das papierlose Arbeiten, aber in den meisten Organisation wird weiterhin auf Ausdrücke im Papierformat gesetzt. Rund 39 Prozent der befragten Angestellten druckten im Schnitt noch zwischen 21 und 100 Seiten wöchentlich. Das papierlose Büro wird daher nur in einem Bruchteil der Unternehmen gelebt!

Wie lässt sich ein papierloses Büro organisieren?

Der Umstieg zu einem digitalen Arbeitsalltag kostet definitiv, Mut, Zeit und einen eisernen Willen. Wird vom Geschäftsführer oder Franchisegeber der Entschluss getroffen, papierlos zu arbeiten, dann sollte die Umsetzung gut geplant werden. Hierzu empfiehlt es sich, erst einmal eine Bestandaufnahme zu machen: Wo wird gedruckt? Für welche Prozesse wird Papier benötigt? Identifizieren Sie die Bereiche in Ihrem Unternehmen, die noch nicht digital erfasst sind. Daraufhin gilt es den Soll-Zustand zu definieren und die Umsetzung zu planen, um den gewünschten Soll-Zustand zu erreichen. Welche Schritte sind nötig? Planen Sie hier eine Step-by-Step-Umsetzung! Daraufhin gilt es die neuen papierlosen Prozesse zu bewerten: Wo ist noch Luft nach oben, wo lässt sich noch mehr optimieren?

Wer schon papierminimiert lebt, der hat sicherlich den großen Vorteil, dass der Weg zum papierlosen arbeiten nicht mehr weit ist! Eine wichtige Rolle bei der Umsetzung spielen sicherlich ein Dokumentenmanagement-System sowie zahlreiche Tools und Softwares. Diese machen es möglich, dass man nicht nur papierlos, sondern auch produktiver und flexibler arbeiten kann.

Unser Leitfaden für mehr digitales Arbeiten in Ihrem Franchise-Unternehmen!

Das digitale Fundament für das papierlose Büro stellen Cloud-Systeme dar. Dank Cloud-System können die Daten zentral abgelegt werden, man kann auf diese mobil von überall zugreifen und bearbeiten. Außerdem werden die Daten verschlüsselt, was die Datensicherheit erhöht, und sie lassen sich mit anderen Software-Tool verknüpfen, so dass ein Datenaustausch problemlos, einfach und intuitiv möglich ist.

Mit dem richtigen Dokumentenscanner digitalisieren Sie Ihre Dokumente

Der nächste Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro ist der Dokumentenscanner, um eingegangene Dokumente zu scannen und sie direkt in die Cloud hochladen zu können. Schließlich müssen die unterschiedlichsten Dokumente und Notizen digitalisiert werden – angefangen von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und Buchungsbelegen bis hin zu Verträgen, Notizen und Visitenkarten. Alles, was in Papierform existiert, wird digitalisiert, um die Dokumente daraufhin digital weiterverarbeiten zu können. Je nach Aufwand und Ressourcen kann dies im eigenen Haus geschehen oder aber man beauftragt einen externen Dienstleister mit der Aufgabe.

Die Zusammenarbeit verläuft weitestgehend digital:

Darüber hinaus spielt das kollaborative, digitale Arbeiten eine wichtige Rolle im papierlosen Büro der Zukunft. In digitalen Kalendern kann man die Termine der Teammitglieder einsehen und ein produktiveres Arbeiten ist dank Google Docs, etc. möglich. Hier können Teammitglieder sogar in Echtzeit einsehen, sollte an einem Dokument gerade etwas verändert oder getippt werden. Das spart Zeit und Papier und ist im Einklang mit New Work: Hierzu gehören ortsunabhängiges, digitales, papierloses und effizienteres Arbeiten dank smarter Technologie und Digitalisierung!

Unsere 7 Tipps, damit auch Sie papierlos arbeiten können:

Anbei unsere Tipps, damit Ihre Umsetzung zum papierminimierten oder gar papierlosen Büro auch funktioniert.

  1. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um die Umsetzung gut zu planen. Bewerten Sie den Ist-Zustand und machen Sie sich klar, wo Papier zum Einsatz kommt. Ermitteln Sie den Bedarf und die Quellen Ihres Papierkonsums!
  2. Schaffen Sie sich einen guten Dokumentenscanner an! Dies stellt das mitunter wichtigste Tool dar, um das analoge Arbeiten digitalisieren zu können.
  3. Wählen Sie eine Cloud aus, um die digitalisierten Dokumente sicher, einfach und verschlüsselt ablegen zu können. Hier lassen sich die Dokumente zentral verwalten und sie können von überall bearbeitet werden.
  4. Die richtige Ordnerstruktur schafft mehr Überblick und Klarheit in der digitalen Welt! Überlegen Sie sich eine clevere Ordnerstruktur, die leicht verständlich ist und die analoge Welt auch angemessen digital abbildet. So lässt sich auf Informationen und Dokumente unkompliziert zugreifen.
  5. Neben der Ordnerstruktur sollten allerdings auch die einzelnen Dokumente konsequent benannt werden. Überlegen Sie sich hierzu ein verständliches Schema, was dann konsequent ausgeführt werden kann, damit sich Dokumente auch finden lassen.
  6. Verzichten Sie auf Papier und nutzen Sie Tools, um bei Meetings und Besprechungen Notizen zu machen oder Protokolle zu erstellen. So kann man von Anfang an produktiver und ganz ohne Zettelwirtschaft arbeiten.
  7. So weit so gut! Allerdings müssen Sie nun auch konsequent am Ball bleiben. Wir Menschen sind nun einmal Gewohnheitstiere und fallen gerne in alte Muster zurück. Auch wenn es schwer fällt: Leben Sie das papierlose Büro – konsequent!

Wer das digitale Büro lebt, der profitiert von einem sicheren und schnellen Arbeiten, wodurch sich auf lange Sicht gesehen Zeit und Ressourcen sparen lassen. Und das äußert sich dadurch, dass Kosten eingespart werden können und man in einer stark verdichteten Arbeitswelt enger und digitaler vernetzt ist. Zahlreiche Wettbewerbsvorteile! Wann wird auch Ihr Franchise-Unternehmen digital?

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