Pressemappe erstellen in 3 Schritten

Ob auf Messen, bei Events oder im generellen Berufsalltag - Unternehmen sollten immer ein gutes Außenbild von sich erstellen und dies auch bei den Kunden hochhalten. Eine Pressemappe kann für die Pressearbeit eine große Bedeutung haben. Auch im Zeitalter der Digitalisierung kann eine gut gemachte Pressemappe positiv auffallen. Vielleicht sogar, gerade weil mittlerweile alles digital ist. Aber nicht nur der Inhalt spielt bei einer Pressemappe eine wichtige Rolle, sondern auch, wie sie aufgebaut und gestaltet ist. Man muss den Journalisten zum Öffnen der Pressemappe bewegen und der Inhalt wird erst auf den zweiten Blick wahrgenommen und analysiert.

Wann sollte eine Pressemappe erstellt werden?

In den meisten Fällen erstellen Unternehmen eine Pressemappe, wenn sie Journalisten über ein bestimmtes Ereignis informieren möchten. Dabei sollte eine Pressemappe nicht mit einer klassischen Pressemitteilung verwechselt werden. In einer Pressemappe kann man über Themen zu dem Event noch großflächiger berichten und die Journalisten umfassend informieren.

Dennoch sollte man die Journalisten auch nicht mit unnötigen Informationen überhäufen und sie damit eher verschrecken. Es ist wichtig, dass man sich vor dem Erstellen der Pressemappe genau klarmacht, welche Informationen man in der Pressemappe präsentieren möchte. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass man wissen muss, wo man die Pressemappe verteilen möchte. Online PR ist natürlich wesentlich günstiger und man kann es schneller verbreiten. Da muss man sich überlegen, weshalb man eine aufwendig gestaltete Pressemappe als Printdokument verteilen sollte.

Allerdings kann man durch eine gut gestaltete Pressemappe positiv auffallen und sich von der Konkurrenz abheben. Die Pressemappe muss aber unter den anderen hervorstechen, da auf Events und Messen viele Mappen verteilt werden und die Journalisten nicht alle davon mitnehmen werden.

Wo kann man Pressemappen verteilen?

Es gibt unterschiedliche Anlässen, an denen man Pressemappen verteilen kann. Folgende Punkte könnten für Pressemappen interessant werden:

• Gründerevents, auf denen viele Journalisten unterwegs sind
• Gründermessen
  
• Bei Besuch von Journalisten. Das kann eine eigene Pressekonferenz sein oder beispielsweise eine Werksbesichtigung

Wenn auf einer Messe Journalisten am Stand stehen, kann man schon in einem Gespräch herausfinden, ob sie an dem Unternehmen Interesse haben. Dann hat man den Vorteil, dass man die aufwendig gestaltete Pressemappe nicht an uninteressierte Journalisten verteilt. Man kann auch Neukunden, Investoren und Partner mit einer Pressemappe begeistern. Allerdings sollte das Augenmerk immer auf Journalisten liegen.

Eine Pressemappe erstellen

Zunächst sollte man sich über die Elemente einer Pressemappe Gedanken machen und genau wissen, welche Punkte nicht fehlen dürfen:

• Inhaltsverzeichnis
• Wichtige Pressemitteilungen
  
• Fakten und Daten über das Unternehmen
  
• Bilder
  
• Zusatzmaterial
  
• Kontaktdaten

Es ist wichtig, dass man schon zu Beginn sieht, was einen in der Pressemappe erwartet. Deshalb sollte ein klassisches Inhaltsverzeichnis am Anfang einer Pressemappe stehen.
Die Pressemitteilung ist ein sehr wichtiger Punkt der Pressemappe. In der Pressemitteilung sollte die Neuigkeit beschrieben werden, um die es in der Pressemappe geht.
Auch interessant sind die Informationen über das Unternehmen.

• Wer sind die Gründer?
• Was ist die Geschäftsidee?
  
• Was bietet das Unternehmen an?
  
• An welchen Standorten ist das Unternehmen?
  
• Was ist die Zielgruppe?

Eine wichtige Rolle spielen auch die Bilder in einer Pressemappe. Dabei sollten die Bilder in unterschiedlichen Formaten auf einem Stick oder einer CD der Mappe beigelegt werden. Auch Zusatzmaterial, welches das behandelte Thema füttert, kann in eine Pressemappe gelegt werden und versorgt den Journalisten mit Hintergrundinformationen. Was natürlich auch nicht fehlen darf, sind die Kontaktdaten. Der Journalist muss das Unternehmen erreichen können, um mögliche Rückfragen klären zu können.

Gestaltung der Pressemappe

Hat man sich den Inhalt der Pressemappe zurechtgelegt, geht es an die Gestaltung der Mappe. Hier spielen folgende Punkte eine wichtige Rolle und sollten beachtet werden:

• Zeitmangel bei Journalisten
• Berichterstattung ist nicht werblich
  
• Eindeutige und fundierte Informationen

Wenn man sich an die Gestaltung einer Pressemappe setzt, sollte man diese immer aus der Sicht eines Journalisten gestalten. Journalisten erhalten auf Messen und Events sehr viele Pressemappen. Warum sollten sie die eigene Pressemappe öffnen? Was macht die Pressemappe besonders? Folgende Tipps sollte man bei der Gestaltung beherzigen:

• Sich auf das Wichtigste beschränken
• Einfaches Formulieren und Fremdwörter meiden
  
• Werbliche Ausdrücke nicht verwenden
  
• Informationen mit Fakten belegen
  
• Neutrale und einheitliche Schriftart verwenden
  
• Materialien nach Wichtigkeit und Aktualität sortieren

Preis einer Pressemappe

Als letzter Schritt spielen auch die Kosten einer Pressemappe eine wichtige Rolle für ein Unternehmen. Vor allen Dingen, wenn man sich als Gründer dazu entscheidet eine Pressemappe zu gestalten, spielen die Kosten eine Rolle. Man darf allerdings nicht aufrechnen, was eine Pressemappe kostet und was man dafür erhält. Öffentlichkeitsarbeit ist ein langwieriger Prozess und es werden nicht alle Pressemappen genutzt. Trotzdem müssen die Kosten einer Pressemappe geplant und analysiert werden. Dabei sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Materialkosten
• Personalkosten
  
• Eventuell Agenturkosten
  
• Eventuelle Produktproben
  
• Versandkosten
  
• Personalkosten für die Nachbereitung

Gerade wenn man sich von der Konkurrenz abheben möchte, muss man mit höheren Kosten rechnen, da man die Pressemappe besonders und hochwertig gestalten möchte. Wenn man die Möglichkeit hat, sollte man eine Pressemappe immer selber erstellen, da natürlich die Kosten steigen, wenn man die Mappe extern erstellen lässt.

Für Gründer ist auch eine digitale Pressemappe interessant. Hier muss man aber auch kreativ werden, da eine digitale Pressemappe oft nicht das gleiche Ziel erreicht wie eine Pressemappe im Printformat. Man sollte vor allen Dingen das digitale Angebot gut aufbereiten und eventuell durch Extras ergänzen, die es besonders interessant machen.
Auch in einem Franchiseunternehmen können Pressemappen interessant werden. Als Franchisenehmer ist man für die regionale Werbung und Verbreitung des eigenen Unternehmens selber verantwortlich. Deshalb kann es spannend und effektiv sein, eine Pressemappe zu erstellen und die Journalisten auf Neuigkeiten aufmerksam zu machen.

Versand der Pressemappe

Wenn die Pressemappe erstellt ist, kann sie auf Messen oder Events verteilt werden oder versandt werden. Dabei ist es wichtig, dass man einen guten Presseverteiler erstellt und sich klarmacht, welche Kontakte von Vorteil sein können. Außerdem sollte man die Pressemappe auch immer bewerten, damit man künftige Pressemappen immer wieder verbessern kann. Eine Pressemappe kann gerade in der digitalen Welt für Aufmerksamkeit sorgen. Allerdings muss diese detailliert geplant sein und außergewöhnlich gestaltet sein, damit sie sich von der Konkurrenz abhebt. Denn sonst wird die aufwendig gestaltete Pressemappe von den Journalisten nicht beachtet.

Jana Detering, Punkt Franchise ©