Prioritätensetzung: Erreichen Sie Ihre unternehmerischen Ziele vor Ende des Jahres!

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Wie erreichen Sie mit Prioritäten Ihre Franchiseziele?

In einem Unternehmen gibt es immer viel zu tun. Von vielen Seiten kommen Aufgaben auf einen zu, die man erledigen muss. Da passiert es schnell, dass man den Überblick verliert, beziehungsweise sich verzettelt.

Mit welcher Aufgabe startet man zuerst? Was ist am wichtigsten? Hier gilt es, dass man sich Prioritäten setzt, damit man seine Zeit besser und effektiver nutzen kann. Gerade zum Ende des Jahres kommen viele Aufgaben auf einen zu und man möchte gewisse Ziele noch erreichen.

Gerade dann muss man seine Prioritäten richtig setzen, damit man noch viel erledigen kann in der kurzen Zeit. Dafür gibt es mittlerweile ganz viele Methoden.

Methoden für Zeitmanagement

Oft heißt es in einem Unternehmen, ob man bitte die Aufgaben so schnell wie möglich also „as soon as possible“ erledigen kann. Da gerät man schnell unter Druck und muss sich überlegen, in welcher Reihenfolge man die Aufgaben am besten erledigt. Folgende sieben Methoden können dabei helfen:

  • Ivy-Lee-Methode
  • ABC-Methode
  • Eisenhower-Prinzip
  • Pomodoro-Methode
  • ALPEN-Methode
  • GTD-Prinzip
  • SMART-Methode

Bei der Ivy-Lee-Methode schreibt man sich am Ende eines Arbeitstages die sechs wichtigsten Aufgaben auf, die man am nächsten Tag erledigen muss. Diese sortiert man nach ihrer Wichtigkeit, damit man am nächsten Morgen direkt mit der wichtigsten Aufgabe beginnt. Danach begibt man sich an die zweite Aufgabe.

Am Ende eines Arbeitstages schreibt man sich wieder eine Liste für den nächsten Tag. Dabei sind die Aufgaben, die man an dem aktuellen Tag nicht erledigen konnte, ganz oben auf der Liste. Bei dieser Methode muss man Entscheidungen treffen und man arbeitet auf einfache Art und Weise fokussiert und konzentriert sich auf die einzelnen Aufgaben.

Bei der ABC-Methode werden die Aufgaben nach der Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Man stellt sich bei jeder Aufgabe die Frage: „Wie wichtig ist diese Aufgabe für den Erfolg meines Unternehmens?“

Bei der Einteilung der Aufgaben gibt es drei Kategorien:

  • A: sehr wichtig und dringend
  • B: Wichtig
  • C: weniger wichtig

In diese Kategorien teilt man seine Aufgaben ein. Danach muss noch die Zeit an die einzelnen Tätigkeiten angepasst werden. Dabei kann man nach folgendem Schema vorgehen: Kategorie A braucht etwa 60% der Zeit, Kategorie B 25% der Zeit und Kategorie C 15% der Zeit.

Das Eisenhower-Prinzip wurde vom Präsident Eisenhower erfunden. Auch hierbei werden die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeteilt. Eine Aufgabe wird dann als wichtig eingeteilt, wenn sie dazu dient, das Ziel zu erreichen. Eine Aufgabe ist wiederum dringlich, wenn sie nach einem bestimmten Termin nicht mehr sinnvoll ist. Auf diese Weise können die Aufgaben in vier Quadranten eingeteilt werden:

  • Wichtig und dringlich: Diese Aufgaben sollten sofort und selbst erledigt werden
  • Wichtig, aber nicht dringlich: Zeitlich gut einplanen und selbst erledigen
  • Nicht wichtig, aber dringlich: Diese Aufgaben werden am besten delegiert
  • Weder wichtig, noch dringlich: Diese Aufgaben sollten erstmal nicht bearbeitet werden

Auf diese Weise können Aufgaben eingeteilt werden und ihnen Prioritäten zugewiesen werden.

Die Pomodoro-Methode wurde von dem Italiener Francesco Cirillo entwickelt und ist so benannt, da er sich bei der Methode nach seiner Eieruhr gerichtet hat, die aussah wie eine Tomate. Diese Uhr ließ sich nur auf 25 Minuten einstellen, woraus sich ergab, dass er seine Arbeit in 25 Minuten Zyklen einteilte. Man teilt bei dieser Methode seine Aufgaben also nach Zeit ein.

Größere Aufgaben unterteilt man und kleinere fasst man zusammen. Nach 25 Minuten macht man jeweils fünf Minuten Pause und nach 4 Zyklen eine längere Pause von 30 Minuten. So kann man seine Aufgaben einteilen und arbeitet 25 Minuten fokussiert an der oder den jeweiligen Aufgaben.

Bei der ALPEN-Methode gibt es folgende Punkte:

  • Aufgaben und Termine aufschreiben
  • Länge abschätzen
  • Pufferzeiten festlegen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrolle

Auf diese Weise kann der ganze Tagesablauf gut strukturiert werden und das Zeitmanagement stimmt am Ende des Tages.

Das GTD-Prinzip wurde vom Managementberater David Allen entwickelt. Die Abkürzung bedeutet „Getting things done“. Hierbei wird alles an Tätigkeiten und Aufgaben in einem System in Aufgabenlisten erfasst. Der Kalender erinnert dabei rechtzeitig daran, wann eine Aufgabe erledigt werden muss. Auf diese Weise wird der Kopf entlastet. Man kann sich auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren und hat nicht Angst eine andere Aufgabe zu verpassen und vergessen.

Die SMART-Methode bezieht sich auf die Ziele, die man sich steckt. Sie vereinfacht es, diese zu formulieren:

S: Ziele so spezifisch wie möglich beschreiben
M: Sich an messbaren Fakten orientieren
A: Ziele für sich attraktiv machen
R: Ziele realistisch formulieren
T: Timing im Blick haben

Mit dieser Methode kann man seine Ziele richtig setzen und sie effizient in der geplanten Zeit erreichen.

Prioritätensetzung im Unternehmen

Es ist also wichtig, dass man sich seine Prioritäten setzt und diese auch richtig formuliert. In einem Unternehmen können viele Aufgaben auf einen zukommen. Gerade zum Ende des Jahres fallen viele Dinge an, die noch schnell erledigt werden müssen und man möchte seine Ziele erreichen. Gerade dann ist es wichtig, dass man sich Prioritäten setzt, damit man die Ziele erreicht.

Fehler beim Prioritäten setzen

Es werden aber auch häufig Fehler beim Prioritäten setzen gemacht. Prioritäten müssen ganz klar formuliert werden. Wenn Prioritäten unklar sind, kann es sein, dass man sich wieder verzettelt und am Ende des Tages gar nichts geschafft hat. Auch ist es ein Fehler, wenn man die wichtigste Aufgabe nicht zuerst erledigt.

Außerdem sollte man sich immer ein Ziel setzen. Sobald man ein Ziel vor Augen hat, weiß man, wofür man das alles macht. Das steigert die Motivation und sorgt auch dafür, dass man seine Prioritäten richtig setzt. Stephen R. Covey hat folgende Punkte formuliert:

  • Proaktiv leben
  • Das Wichtigste direkt erledigen
  • Das Ziel im Blick

Um an seiner Effektivität zu arbeiten, sollte man proaktiv leben. Man sollte initiativ handeln, wenn sich die Gelegenheit bietet. Man sollte bei der Arbeit vorausschauend und verantwortungsbewusst arbeiten. Man sollte sich außerdem auf die wichtigsten und dringlichsten Dinge konzentrieren. Auch hier wird nochmal gesagt, dass man sich Ziele stecken soll. Nur so kann man auch effektiv arbeiten. Denn Ziele motivieren uns und helfen dabei, die richtigen Prioritäten zu setzen.

Generell können mit den richtigen Prioritäten, die dann auch umgesetzt werden, die unternehmerischen Ziele erreicht werden. Dabei muss man nur fokussiert und konzentriert vorgehen.

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