Projekt Kick Off: So machen Sie es richtig

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Projektmanagement

In jedem Unternehmen müssen im normalen Alltag Projekte durchgeführt werden. Demnach kennen sowohl die Unternehmer als auch die Mitarbeiter die Situation in Projekten. Allerdings ist es sehr wichtig, dass die Projekte richtig durchgeführt werden, damit sie am Ende auch von Erfolg gekrönt sind, das heißt das entsprechende Ziel erreicht haben.

Auch in Franchiseunternehmen werden Projekte durchgeführt. Der Franchisegeber ist für Projekte verantwortlich, die überregional durchgeführt werden müssen und alle Unternehmen betreffen. Die einzelnen Franchisenehmer sind in dem Falle auch an dem Projekt beteiligt, aber müssen sich nicht um die Organisation kümmern. Die Franchisenehmer müssen aber von Zeit zu Zeit auch Projekte in ihrem Unternehmen durchführen. Diese können sie dann eigenverantwortlich gestalten. Generell ist gerade der Start eines Projektes wichtig, damit es am Ende erfolgreich ist. Deshalb laden die Projektverantwortlichen zu Beginn oft zu einem Kick Off Meeting ein, um alle beteiligten Mitarbeiter auf den gleichen Stand zu bringen. Aber auch ein Kick Off Meeting muss gut geplant werden, damit es seinen Sinn erfüllt.

Vorbereitungen für das Kick Off Meeting

Es ist nicht zwingend notwendig, ein Kick Off Meeting durchzuführen. Allerdings holt es alle Beteiligten ab und in vielen Fällen begegnen sich die beteiligten Mitarbeiter an dem Treffen das erste Mal persönlich. Das hängt natürlich von der Größe des Unternehmens und des Projektes ab. Außerdem trägt das Kick Off Meeting auch zur Motivation der Mitarbeiter bei. Zudem kann man beim Kick Off Meeting das Team formen und die einzelnen Mitarbeiter zusammenbringen. Allerdings muss man auch ein Kick Off Meeting gut vorbereiten. Folgende Punkte sollte man vor dem Kick Off Meeting planen:

  • Ziele und Ergebnisse definieren
  • Eckpunkte mit Initiatoren klären
  • Mitglieder festlegen
  • Kontaktdaten sammeln
  • Verantwortlichkeiten im Team klären
  • Vorläufige Projektplanung erstellen
  • Ablauf und Agenda des Meetings festlegen

Des Weiteren sollte man die Teilnehmer des Meetings genau bestimmen. Dazu gehören nicht nur die Teammitglieder und Projektleiter, sondern auch wichtige Stakeholder, externe Zulieferer und Berater und auch Auftraggeber, Initiatoren sollten eingeladen werden.
Danach muss man den Ort, die Zeit und die Dauer des Meetings festlegen. Auch der Raum spielt eine Rolle. Es hängt davon ab, wie viele Leute zum Meeting kommen und welche Ausstattung gebraucht wird. Je nach Dauer des Meetings sollte auch ein Catering und Getränke bestellt werden. Des Weiteren muss die Präsentation des Projektes vorbereitet werden.
Denn auch die Planung des Projektes und die Agenda des Meetings sollten mindestens zwei Tage vor dem Meeting verschickt werden. Wenn die Teilnehmer Unterlagen bekommen sollen, müssen diese ebenfalls vorbereitet werden und in passender Zahl vorliegen. Außerdem sollte ein Protokollant bestimmt werden und auch die Initiatoren sollten eventuell eine Einführung in das Projekt vorbereiten.

Beginn des Meetings

Irgendwann ist dann der Tag gekommen und das Meeting findet statt. Sobald alle Teilnehmer vor Ort sind, beginnt das Meeting. Der Beginn kann dafür genutzt werden, das Eis zu brechen. Folgende Punkte können beim Beginn des Meetings erfolgen:

  • Kurz vor Beginn: zwanglosen Kennenlernen und Kontaktaufnahme der Teilnehmer
  • Begrüßung und Einleitung durch Projektleiter
  • Vorstellung der Agenda
  • Vorstellungsrunde der Teilnehmer
  • Vorstellung der Ziele des Projektes
  • Nutzen des Projektes vorstellen
  • Wenn möglich auch einleitende Worte der Initiatoren

Es ist wichtig zu beachten, dass ein Kick Off Meeting ein erstes Treffen ist und man sich nicht zu detailliert mit dem Projekt befassen soll. Es werden erste Punkte besprochen, aber die richtige Projektarbeit kommt dann noch. Dennoch sollten Fragen, Kritik, Bemerkungen und Bedenken protokolliert werden und in naher Zeit beantwortet werden. Allerdings sollten keine Diskussionen entstehen.

Weiterer Ablauf

Weiter sollten die Rahmenbedingungen des Projektes geklärt werden. Wer trägt für welche Punkte die Verantwortung und wie sieht der generelle Umfang des Meetings aus. Dann sollte der Plan des Projektes besprochen werden. Der Plan dient als Gerüst, aber man sollte sich bei dem Kick Off Meeting nicht zu sehr im Detail verirren. Nach den Anmerkungen der Mitarbeiter wird dann der Plan bis zum nächsten Status Meeting angepasst. Außerdem sollten die Mitarbeiter auch motiviert werden und die Wichtigkeit eines jeden Mitarbeiters angesprochen werden. Projekt kann man nur im Team schaffen und das sollte man direkt zu Beginn deutlich machen.

Kommunikation im Projekt

Auch die Kommunikation in einem Projekt ist wichtig und es sollte sofort geklärt werden, auf welche Weise man kommuniziert und wie man sich organisiert.

  • Wie oft finden Status Meetings statt?
  • Wer nimmt an den Meetings teil?
  • Update des Plans: In welchem Zeitabstand soll dies stattfinden? Wer aktualisiert den Projektplan? Wer darf Meilensteine und Deadlines verschieben?
  • Wer berichtet wann dem Management?
  • Welche Kommunikationskanäle werden genutzt? Dazu können Telefonkonferenzen, Präsenzmeetings, Skype, E-Mail und weitere Kanäle gehören
  • Welche Dokumente sollen erstellt werden und wo sollen sie abgelegt werden?
  • Wichtig ist, dass jedes Teammitglied wichtige Informationen an alle Teammitglieder mitteilt

Ende des Meetings

Am Ende des Meetings sollten die Mitglieder noch die Chance haben ihre Bedenken und Meinungen zu äußern. Es ist wichtig, dass die Stimmung der Teammitglieder eingefangen wird.

Es sollten Fragen gestellt werden können und auch Bedenken geäußert werden können. Wie bereits erwähnt, ist ein Projekt eine Teamsache. Nur wenn alle Mitarbeiter voll und ganz dabei sind, kann das Projekt gelingen. Letztendlich muss noch ein Protokoll des Meetings erstellt werden. Jeder sollte die Chance haben, die besprochenen Punkte nochmal nachlesen zu können. Die Fragen und Bemerkungen sollten gesammelt werden und an geeigneter Stelle darauf geantwortet werden. Beim Kick Off Meeting selber ist es nicht ratsam, ins Detail zu gehen und sich in Diskussionen zu verstricken.
Die Ergebnisse des Meetings sollten dazu verwendet werden, den Projektplan anzupassen. Der angepasste Plan muss dann nochmal an alle Teammitglieder verschickt werden. Es ist wichtig, dass die Mitglieder immer auf dem neuesten Stand sind, damit sie an ihren Aufgaben arbeiten können.

Deshalb muss auch jedes Mitglied die anderen über Neuerungen und wichtige Informationen in Kenntnis setzen.
Generell müssen Projekte gut geplant werden. Gerade das Kick Off Meeting spielt dabei eine wichtige Rolle. Es ist das erste Aufeinandertreffen und das Team wird geformt und durch das Meeting motiviert. Es sollte gut organisiert sein. Wenn der Start schon erfolgreich ist, kann das Projekt auf jeden Fall erfolgreich werden. Wenn es schon zu Beginn chaotisch ist, sind die Voraussetzungen für ein gelungenes Projekt nicht gegeben. Deshalb sollte man sich bereits besonders auf das Kick Off Meeting konzentrieren.

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