Projektmanagement Phasen: Alles für Ihr Franchise-Projekt

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In jedem Unternehmen gibt es immer wieder Projekte. Aufgrund dessen gehört Projektmanagement auch schon zum Alltag von Unternehmen und auch von den Mitarbeitern. Dennoch gibt es auch immer wieder Probleme in Projekten. Sie bleiben entweder an einem Punkt stehen, werden nicht weiter bearbeitet oder erreichen nicht das gewünschte Ziel. Es ist deshalb sehr wichtig, dass Projekte gut durchgeplant werden und aufgrund dessen auch weiter verfolgt werden. Dafür sind keine aufwendigen Methoden notwendig. In jedem Projekt gibt es fünf Phasen, die genau definiert sind. Wenn man den Ablaufplan befolgt, können viele Projekte gelingen. Auch in einem Franchiseunternehmen stehen von Zeit zu Zeit Projekte an, die durchgeführt werden müssen.

Das betrifft sowohl die Franchisenehmer als auch die Franchisegeber. Wenn es sich um überregionale Projekte handelt, muss der Franchisegeber in Aktion treten. Aber auch Franchisenehmer haben in ihren Unternehmen immer wieder Projekte. Auch hier ist es wichtig, dass diese genau geplant und durchgeführt werden. Nur so ist es möglich, dass auch eventuell das gewünschte Ziel erreicht wird.

Phasen im Projektmanagement

Dieser Prozess des Projektmanagements ist klar definiert und muss vor jedem Projekt zurechtgelegt werden und befolgt werden. Folgende fünf Phasen bilden den Projektmanagement Prozess:

  • Projektstart
  • Projektplanung
  • Projektdurchführung
  • Projektüberwachung
  • Projektabschluss

Die Phasen sind allgemein gehalten und müssen natürlich auf jedes Projekt individuell angepasst werden.
Der Start des Projektes gehört mit zu den wichtigsten Phasen.

Der Leiter und wichtige Stakeholder müssen darüber entscheiden, welchen Wert das Projekt für das Unternehmen hat, ob es machbar ist und welchen Nutzen es dem Unternehmen bringt. Folgende Punkte sollten in der ersten Phase besprochen werden:

  • Warum soll das Projekt durchgeführt werden?
  • Wie ist die Machbarkeit des Projektes?
  • Was sind die Projektziele?
  • Wie sieht der Zeitplan und die Kosten und Ressourcen aus?
  • Kosten-Nutzen-Analyse
  • Projektbeschreibung

Zunächst bedeutet es Aufwand, diese Punkte abzuarbeiten. Allerdings wird so die Genehmigung des Projektes wahrscheinlicher. Außerdem haben die Mitarbeiter so von Anfang an wichtige Hintergrundinformationen und sind motivierter, an dem Projekt zu arbeiten. Sie wissen direkt, auf welches Ziel das Projekt hinarbeitet.

Die zweite Phase

In der zweiten Phase sollte der Projektplan detailliert ausgearbeitet werden. Die Durchführung des Projektes kann dann genau nach diesem Plan erfolgen. Beim Plan spielt natürlich die Größe des Unternehmens eine Rolle und wird dementsprechend variieren. Folgende Punkte sollten allerdings immer bei der Planung beachtet werden:

  • Projektauftrag mit Umfang, Zeit-Aufwand-Schätzung, Projektstrukturplan, Rollen im Team, Projektmeilensteinen, Genehmigungsprozess und Kommunikationsplan
  • Erfolgskriterien und Ziele, auf die die Mitarbeiter hinarbeiten können
  • Risikomanagementplan
  • Identifikation der Entscheidungsträger

Die Planung des Projektes ist ein sehr wichtiger Bestandteil. Wenn eine Planung nicht detailliert genug gemacht wird, können ganze Projekte scheitern, da man nicht den vollen Umfang des Projektes kennt. Die Projektplanung muss der Projektleiter eng mit dem Team und den Stakeholdern erarbeiten.

Projektdurchführung

Hier kommt das Projektteam zur tatsächlichen Arbeit. In der Projektdurchführung wird der vorher erarbeitete Plan in die Tat umgesetzt. Die einzelnen Teammitglieder bekommen Aufgaben zugewiesen und können mit ihrer Arbeit beginnen. Der Projektleiter führt sein Team dabei von Meilenstein zu Meilenstein. Er bestimmt die Richtung des Teams und des Projekts. Das Team muss sich allerdings an den Plan halten, da der Umfang des Projekts in dieser Phase noch steigen kann und auch Risikofaktoren einsetzen können. Folgende Punkte muss der Projektleiter in dieser Phase im Blick haben:

  • Budget
  • Fristen
  • Ressourcen
  • Risiken
  • Interne Überprüfungen und Kommunikation
  • Besprechungen

Grundlage für diese Kontrolle ist ein ständiger SOLL-IST-Abgleich. Es ist immer wichtig zu sehen, ob das Projekt mit dem noch vorhandenen Budget zu Ende geführt werden kann. Außerdem muss der vorher erarbeitete Zeitplan auch einigermaßen eingehalten werden, damit der zeitliche Rahmen nicht gesprengt wird.

Auch die Ressourcen spielen eine wichtige Rolle. Risiken hat man schon im Risikomanagementplan identifiziert. Man muss beachten, ob Risiken eingetreten sind und wie damit umgegangen wird. Auch die Stimmung im Team muss im Auge behalten werden. Mit den Mitarbeitern steht und fällt das Projekt. Dabei können auch regelmäßige Besprechungen helfen, bei denen Probleme diskutiert werden und das Engagement weiterhin aufrecht erhalten wird.
Die Projektüberwachung findet im Zuge der Projektdurchführung statt. Sie bildet die vierte Phase des Projektmanagements. Einzelne Projektvariablen können von dem Projektleiter überwacht werden und daran der Erfolg des Projektes abgelesen werden.

Projektabschluss

Letztendlich muss das Projekt abgeschlossen werden. Die fünfte Phase – Projektabschluss – schließt sich an die Projektüberwachung und -durchführung an. Die einzelnen Aufgaben werden in dieser Phase in den Tools abgeschlossen. Außerdem werden die Projektergebnisse an die wichtigen Stakeholder übergeben. Die KPIs, die auch schon in der Projektüberwachung beobachtet wurden, werden abschließend analysiert. Des Weiteren sollte mit dem Team ein Abschlussgespräch durchgeführt werden. Diese Besprechung wird oft nicht durchgeführt. Allerdings verliert man dadurch auch eine Bewertung. Es kann ein einfaches Gespräch über das Projekt, die Erfolge und Misserfolge sein.

Was hat funktioniert?

Was hat nicht funktioniert?

Was hätte besser gemacht werden können?

All dies sind Informationen, die für zukünftige Projekte wertvoll sein können. Auf diese Weise können die Projekte und die Abläufe verbessert werden. Ansonsten macht man in jedem Projekt dieselben Fehler. Auch ein wichtiger Punkt beim Abschluss ist es, mit dem Team das Projekt beziehungsweise den Abschluss zu feiern. So fördert man den Zusammenhalt und die Motivation des Teams. Man hat gemeinsam auf ein Ziel hingearbeitet und es bei einer guten Planung auch erreicht.

Generell gehören Projekte zum Alltag eines Unternehmens und der Mitarbeiter. Allerdings können sie unterschiedlich komplex ausfallen. Aber auch jedes kleinste Projekt sollte nach diesen fünf Phasen verlaufen. Projekte, die ungeplant in Angriff genommen werden, sind oft zum Scheitern verurteilt. Der Umfang eines Projektes kann im Verlauf auch immer steigen. Dann ist man ohne einen Plan aufgeschmissen. Deshalb sollte man Projekte gut und detailliert planen. Auch in einem Franchiseunternehmen spielen Projekte eine wichtige Rolle. Franchisenehmer haben im Normalfall eher kleinere Projekte, die sich auf das eigene Unternehmen beziehen.

Franchisegeber hingegen müssen öfter überregionale Projekte durchführen. Hier werden aber auch die Franchisenehmer mit eingebunden und müssen mit dem Ablauf eines Projektes vertraut sein. Projektmanagement gehört mittlerweile zum Alltag eines Unternehmens. Die einzelnen Phasen variieren im Ablauf und Umfang natürlich von Unternehmen zu Unternehmen und auch von Projekt zu Projekt.

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