Rechnungsstellung: Tipps für Franchisenehmer

07.11.2018 14:30 | Ein Unternehmen gründen

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Als Franchisenehmer sind Sie selbstständiger Unternehmer und endlich Ihr eigener Boss! Allerdings gehen mit diversen unternehmerischen Freiheiten auch gewisse Pflichten und Aufgaben einher. Ein wichtiges Thema, mit dem Sie sich früher oder später befassen werden müssen, ist beispielsweise die Buchhaltung. Auch wenn Sie als Franchisenehmer bei vielen administrativen und buchhalterischen Belangen Unterstützung aus der Franchisezentrale erhalten, so sollten Sie trotzdem auf dem Schirm haben, was es bei einer korrekten Rechnungsstellung zu beachten gibt. Hier erfahren Sie heute alles rund um das Thema Rechnungsstellung.

Die eigene Gründung – das gilt es als Franchisenehmer bei der Rechnungsstellung zu beachten!

Als Franchisenehmer werden Sie sich über kurz oder lang auch mit sehr administrativen und buchhalterischen Themen beschäftigen müssen. Je nach Franchisesystem werden Sie hier Hilfestellungen von der Systemzentrale erhalten. Fakt ist allerdings: Als Franchisenehmer sind Sie selbstständig und führen in finanzieller und rechtlicher Hinsicht einen eigenen Betrieb. Aus diesem Grund sind Sie auch für die Rechnungsstellung selbst verantwortlich. Auch wenn viele Unternehmer eine Software für die korrekte Rechnungsstellung nutzen, so möchten wir Ihnen nichtsdestotrotz alle wichtigen Informationen zu dem Thema im Unternehmensalltag preisgeben.

Die Basics vorab: Wer muss alles eine Rechnung erstellen?

Selbstständige und Unternehmer müssen Rechnungen erstellen – für sie ist die Rechnungsstellung Pflicht! Und zwar wird eine Rechnung dann nötig, wenn eine Leistung erbracht wurde, die den Umsatz gesteigert hat.

Im Falle von Privatpersonen entfällt diese Pflicht. Es kann eine Rechnung ausgestellt werden, allerdings ist eine Quittung auch ausreichend, wenn unbedingt ein schriftlicher Beleg gefordert werden sollte.

Was muss in einer Rechnung drinstehen?

Bei der Rechnungsstellung müssen diverse Regeln beachtet werden, so dass es für Jungunternehmer und noch frische Franchisenehmer eine durchaus komplexe Angelegenheit sein kann. Zudem handelt es sich bei der Fakturierung um eine Pflichtaufgabe: Denn wer keine Rechnung stellt, der kann offiziell auch keine Einnahmen haben.

Die Rechnungsstellung ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung eines jeden Unternehmens. Nach erbrachter Leistung wird die Rechnung mit einer Fälligkeit ausgestellt und sobald der Betrag dem Geschäftskonto gut geschrieben wird, muss dieser verbucht, sprich buchhalterisch erfasst, werden.

Das sind die wichtigsten Bestandteile einer Rechnung:

Wenn Sie als Franchisenehmer eine Rechnung ausstellen, dann sollte diese in jedem Fall folgende Informationen erhalten:

  • Ihre Unternehmerdaten: Rechnungen müssen mit dem Namen und der Anschrift des Leistungserbringers versehen werden. Kontaktdaten wie beispielsweise die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer sind nicht Pflicht.

  • Die Daten des Leistungsempfängers: Auch der Name und die Anschrift des Empfängers müssen auf der Rechnung aufgeführt werden.

  • Ihre Steuernummer: Die ist Pflicht, damit das Finanzamt direkt zuordnen kann, welcher Betrieb die Rechnung erstellt hat. Statt Steuernummer kann alternativ auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben werden.

  • Die erbrachte Leistung: Auch diese muss auf der Rechnung aufgeführt werden. Auch das Datum, wann die Leistung erbracht wurde, ist ein wichtiger Bestandteil der formalen Anforderungen für eine Rechnung.

  • Rechnungsdatum inklusive fortlaufender Rechnungsnummer: Diese Informationen machen die Rechnungsstellung übersichtlicher und chronologischer.

  • Eine Bankverbindung: Damit der fakturierte Betrag auch vom Leistungsempfänger beglichen werden kann, benötigt dieser natürlich noch eine entsprechende Bankverbindung. Heutzutage hat sich in der Europäischen Union die Angabe der IBAN-Nummer sowie BIC durchgesetzt. Damit Sie in Ihrer Buchhaltung später den Zahlungseingang besser verbuchen können, ist es hilfreich, die Rechnung zusätzlich noch mit einem Verwendungszweck zu versehen.

  • Steuerliche Informationen: Aus steuerlichen Gründen sollten Sie zusätzlich noch Informationen wie Steuersatz beziehungsweise Steuerbetrag sowie die Bemessungsgrundlage angeben. Alternativ ist ein Hinweis auf gewisse Steuerbefreiungen notwendig.

Diese Aspekte sind Pflicht und gehören auf jede Rechnung. Wer darüber hinaus noch weitere Angaben machen möchte, der kann das je nach eigenem Ermessen tun. An sich werden Rechnungen auf Geschäftspapier gedruckt. Dadurch dass das Logo auf der Rechnung enthalten ist, sorgt das für einen gewissen Wiedererkennungswert beim Kunden. Wer mag, der kann sich bei seinem Kunden noch für den Auftrag bedanken und auf Sonderangebote oder sonstiges verweisen. Zudem können Sie sich auch auf der Rechnung beim Kunden verabschieden – auch dies ist erlaubt.

Im Internet können Sie zusätzlich auch Mustervorlagen für Rechnungen finden. Diese sind insofern hilfreich, dass Sie so keine Details vergessen. Wer mag, der kann ansonsten natürlich auch eine Software für die Rechnungsstellung nutzen – die vereinfacht den gesamten Prozess noch mehr!

Gibt es Sonderformen von Rechnungen?

Wer frisch gegründet hat und die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchte, der kann von der Umsatzsteuerbefreiung profitieren. Hier käme nämlich der weiter oben angesprochene Hinweis auf Steuerbefreiung zum Tragen. Das Besondere an den Rechnungen von Kleinunternehmern ist, dass sie keine Umsatzsteuer ausweisen müssen. Jedoch sind sie gesetzlich dazu verpflichtet, auf ihren Rechnungen auf diesen Geschäftsstatus hinzuweisen. Mittels folgendem Vermerk können Sie auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UstG.“

Eine weitere Besonderheit stellen sogenannte Kleinbetragsrechnungen dar. Denn wenn der Bruttorechnungstrag unter 250 Euro liegt, dann gilt die Rechnung als Kleinbetragsrechnung. Das wiederum hat zur Folge, dass noch weniger Pflichtangaben notwendig sind.

Zu den Minimalangaben von Kleinbetragsrechnungen gehören die folgenden Angaben:

  • Name und Firmenanschrift des Rechnungsstellers
  • Rechnungsdatum
  • Art und Leistung der Lieferung
  • Brutto-Rechnungsbetrag
  • Umsatzsteuer beziehungsweise der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung

Wie können Fehler auf Rechnungen korrigiert werden?

Niemand ist perfekt und Fehlermachen ist menschlich. So kann es passieren, dass der Buchhaltung ein Fehler bei der Rechnungsstellung unterläuft. Ein häufiger Fehler bei Rechnungsstellungen ist das Vergessen einer der notwendigen Pflichtangaben. In solch einem Fall muss die Rechnung in jedem Fall korrigiert werden. Denn schließlich möchte man keinen schlechten Eindruck bei dem Kunden hinterlassen.

Darüber hinaus kann sich ein Fehler auf der Rechnung auch als Problem für den Leistungsnehmer entwickeln, sollte es sich bei diesem um ein Unternehmen handeln. Denn in solch einem Fall kann der unternehmerische Vorsteuerabzug gefährdet sein.

Wichtig ist nur, dass Sie schnell reagieren und eine korrigierte Rechnung ausstellen. Hierzu müssen Sie zunächst den Leistungsempfänger über eine fehlerhaft ausgefüllte Rechnung hinweisen und diesem eine Stornorechnung ausstellen. In einem nächsten Schritt erhält der Leistungsnehmer dann die korrigierte Version der Rechnung.

Achten Sie also immer darauf, dass Ihre Rechnung alle notwendigen Informationen erhält und somit rechtskonform ist. Durch die Nutzung eines Rechnungsprogramms oder aber einer Rechnungsvorlage, können Sie das Fehlerrisiko minimieren. Und falls Ihnen dann doch ein Fehler unterlaufen sollte, dann lässt sich in nur wenigen Klicks eine korrigierte Version erstellen.

Das Leben als Franchisenehmer: Buchhalterische Herausforderungen!

Als Franchisenehmer kommen mit der Gründung auf einen Schlag zahlreiche Ausgaben auf Sie zu. Denn verglichen mit herkömmlichen Gründern müssen Sie zusätzlich noch die einmaligen Lizenzgebühren sowie monatliche Kosten und je nach Franchisekonzept direkt von Anfang an auch Angestellte bezahlen. Daher geht eine Gründung mit Franchising einem durchaus größeren finanziellen Aufwand einher als wenn Sie ein kleines Einzelunternehmen gründen und langsam aber sicher mit Ihrem Betrieb wachsen. Als Franchisenehmer ist eine gute Buchführung von Anfang an also unabdingbar!

Als Unternehmer kommen auf einen Schlag zahlreiche buchhalterische und steuerliche Verpflichtungen auf Sie zu. Als wichtigste Aufgaben wären folgende zu nennen:

  • Belege sicher aufbewahren

In Deutschland sind Unternehmer rechtlich dazu verpflichtet, ihre erfassten Belege – sprich Ein- und Ausgangsrechnungen – gut aufzubewahren – und zwar bis zu zehn Jahre lang. Sollte man überprüft werden, ist es wichtig, dass Sie ein Doppel einer jeden Rechnung vorlegen können – in elektronischer oder aber gedruckter Form.

Achten Sie darauf, dass die Papierversion bis zu zehn Jahre lang auch wirklich lesbar bleiben. Sollten Sie sich für die elektronische Variante entschieden haben, so müssen diese elektronisch archiviert werden.

Bei der Archivierung Ihrer Rechnungen sollten Sie außerdem sicherstellen, dass diese revisionssicher sind. Das bedeutet bei der Nutzung einer Rechnungssoftware, dass sie Ihre Rechnungen auch problemlos exportieren und einem anderen Datenträger aufbewahren können.

  • Zahlungsein- und -ausgänge korrekt verbuchen

Sie müssen bei allen Rechnungen vermerken, wann Sie diese bezahlt haben. Dies ist vor allem für die Umsatzsteuer relevant, die Sie an das Finanzamt abzuführen haben, sobald der Kunde Sie bezahlt hat. Darüber hinaus sind diese Informationen relevant, wenn es darum geht, einen Überblick zu behalten: Welche Eingangsrechnungen müssen Sie noch begleichen und welche Ausgangsrechnungen sind noch offen. Das gibt Ihnen einen besseren Überblick, falls Sie noch eine Erinnerung oder Mahnung schreiben müssen.

  • Berichte an das Finanzamt schicken

Als Unternehmer und Franchisenehmer werden Sie zwangsweise Kontakt mit dem Finanzamt haben. Achten Sie hier auf das Einhalten von Fristen, sonst kann man es sich schnell mit dem Amt verscherzen. Ein gutes, positives Verhältnis ist in jedem Fall zuträglich!

Sehr wichtig ist hier vor allem die Umsatzsteuervoranmeldung, da diese monatlich fällig ist und bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt gemeldet werden muss. Aus diesem Grund ist eine zeitnahe Erfassung aller Zahlungsein- und -ausgänge auch so wichtig. Es handelt sich dabei um kein großes Hexenwerk, allerdings muss es gewissenhaft und fristgerecht gemeldet werden. Durch das Nutzen eines Rechnungsprogramms lässt sich sicherlich Zeit sparen, da so automatisch ein Bericht an das Finanzamt erstellt werden kann.

Und natürlich steht am Ende des Geschäftsjahres der Jahresabschluss an. Je nach dem um was für eine Unternehmensform es sich handelt, müssen Sie dem Finanzamt unterschiedliche Berichte zukommen lassen: Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, eine Bilanz, eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Damit hier alles glatt läuft, ist es in jedem Fall hilfreich einen Steuerberater hinzu zu ziehen, damit man alle Pflichten bedenkt. Denn wie heißt es so schön im Volksmund: Unwissen schützt vor Strafe nicht!

Sie sehen also, die Rechnungsstellung und Buchführung im Franchising ist kein Hexenwerk. Sprechen Sie mit Ihrem Franchisegeber, inwieweit Sie bei diesen Themen Unterstützung erhalten. In der Regel können Sie diese Aufgaben aber auch ohne Vorkenntnisse meistern.

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