Franchising: Über die Rolle der Systemzentrale

Veröffentlicht am

letztes Update: 09/06/2019

rolle der systemzentrale

Die Systemzentrale ist das Herz und die Seele jedes Franchiseunternehmens und Hautptverantwortlicher für die Expansion. Sie bringt nicht nur Ordnung und Struktur in den turbulenten Alltag des Franchisegebers, sondern kümmert sich auch um die Belange der Franchisenehmer.

Bei Fragen unterstützt sie die Franchisenehmer stets mit Tat und Rat und kümmert sich in manchen Fällen sogar um die Buchhaltung oder die Verwaltung der Franchisepartner.

Weiterhin liegt es auch im Aufgabenbereich der Systemzentrale, passende Partnerschaften für den Franchisegeber unter Dach und Fach zu bringen. Sie merken schon, dass die Systemzentrale das A und O eines gut funktionierenden Franchisebetriebes ist.

Jeder Franchisegeber sollte also bei der Auswahl des Personals für die Systemzentrale besondere Genauigkeit und Vorsicht walten lassen. Denn ist die Systemzentrale schlecht besetzt, kann es im Betrieb schnell drunter und drüber gehen! Und dieses Chaos wird sich nicht nur negativ auf den laufenden Betrieb auswirken, sondern auch auf dessen Ruf.

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Benchmark

Bevor ein System zunächst funktionieren kann, ist es nötig, dass es zunächst entwickelt und erprobt wird. Hierfür bietet es sich nicht nur an, es ist sogar vorgeschrieben, dass die Franchisegeber ihre Geschäftsidee an Hand eines eigenen Betriebs ausprobieren. Dies sollte der erste Schritt des Franchisegebers sein, noch bevor er überhaupt an die Erstellung seines eigenen Franchisenetzwerks denkt. Im Pilotbetrieb werden die Geschäftsabläufe entwickelt und perfektioniert. Marketingstrategien werden entworfen, ein passendes Konzept für die Buchhaltung erstellt und Fragen bezüglich Mitarbeiterbetreuung (Anforderungsprofil, Schulungen, Briefing, etc.), Datenschutz und Kundenanbindung geklärt.

Um sicherzugehen, dass der Erfolg des Konzepts nicht in Abhängigkeit der Region erfolgt ist, rät es sich an, zwei Pilotbetriebe zu betreiben. Diese sollten nicht nur in unterschiedlichen Gebieten platziert werden, sondern auch mit unterschiedlichen Bedingungen arbeiten müssen. Befindet sich der eine Pilotbetrieb beispielsweise in der Innenstadt einer größeren deutschen Stadt, sollte sich der zweite Pilotbetrieb eher in einer ländlicheren Gegend mit schlechter Infrastruktur befinden. So kann festgestellt werden, ob das System auf sämtliche Standorte übertragbar ist. Sollten Probleme auftreten, muss das Konzept angepasst und verbessert werden. Die Dauer der Testphase beträgt in der Regel zwei Jahre.

Betriebshandbuch

Das Handbuch ist im Franchising das wichtigste Instrument. Es wird dem Franchisenehmer zu beginn der Partnerschaft gegeben und an dessen Inhalt hat er sich zu orientieren.

Im Handbuch sind alle Schritte aufgelistet, die der Franchisenehmer von Beginn an zu befolgen hat. Diese wurden in der zweijährigen Testphase des Pilotbetriebs erprobt und im Handbuch festgehalten. Im Laufe der Zeit, können sich Abläufe ändern, da die Systemzentrale kontinuierlich an der Verbesserung des Franchisesystems arbeitet. Kurz zusammengefasst beinhaltet das Handbuch folgende Punkte:

• Die Corporate Culture des Unternehmens
• Das Konzept des Franchisesystems
• Die Besonderheiten des Unternehmens, die den Erfolg auf dem aktuellen Wirtschaftsmarkt garantieren
• Die ersten Schritte nach Vertragsabschluss
• Anleitung zur Umsetzung der Geschäftsabläufe
• Hinweise zu Personalführung, Kundenbetreuung, etc.

Da das Handbuch den Franchisegeber, sein System und das Unternehmen repräsentiert, sollte dessen Erstellung mit viel Sorgfalt durchgeführt werden.

Gleichermaßen ist es auch von enormer Wichtigkeit, dass der Franchisegeber beim Entwurf des Handbuchs aktiv mit eingebunden wird. Denn es sind schließlich seine Ideen und Visionen, die niedergeschrieben und dokumentiert werden. Allerdings vertritt der Franchisegeber sein Unternehmen natürlich in der Öffentlichkeit und sollte sich deswegen bestens mit dem Inhalt des Handbuchs auskennen.

Rekrutierung

Der Rekrutierung von potenziellen Franchisenehmern kommt eine besonders wichtige Bedeutung zu. Denn nur durch die Franchisenehmer ist der Franchisegeber in der Lage, sein Unternehmen in der gewünschten Art und Weise expandieren zu lassen. Von daher ist es essenziell, dass Partner gefunden werden, die sowohl fachlich und finanziell, aber auch persönlich zum Franchiseunternehmen passen.

Diese Aufgabe hat die Systemzentrale zu erledigen. Sie soll zukünftigen Franchisepartnern einen guten Eindruck des Unternehmens vermitteln, die Philosophie und Struktur des Unternehmens näher bringen und die Anforderungen erklären.
Jedes Unternehmen möchte natürlich kompetente Partner an sich binden, es sollte jedoch beachtet werden, dass leere Versprechen den gegenteiligen Effekt haben! Auf kurze oder lange Sicht wird das Lügenkonstrukt enttarnt und die Seriosität des Unternehmens wird in Mitleidenschaft gezogen. Es sollte also stets mit offenen Karten gespielt werden.

Begleitung

Sind die richtigen Partner erst einmal gefunden, die sich längerfristig an das Unternehmen binden wollen, gilt es zunächst einmal eine lange Liste abzuarbeiten. Der erste Punkt sollte jedoch stets die Erstellung des Businessplans sein. Denn ihm kommt eine entscheidende Rolle zu. Er führt dem Franchisenehmer nicht nur sein eigenes Projekt vor Augen und lässt ihn dadurch Fehler oder Makel erkennen, die es auszubessern gilt, sondern der Businessplan hat außerdem noch die Macht, über das Gelingen oder Scheitern der Existenzgründung zu entscheiden.

Er muss nämlich der Systemzentrale und der Bank vorgelegt werden, bei welcher ein Kredit beantragt werden soll. Da es im Interesse der Systemzentrale liegt, dass der Franchisenehmer das benötigte Geld erhält, bieten sie den Franchisenehmern Rat und Hilfe an. Oftmals wurden in diesem Sinne bereits Muster für den Businessplan erstellt, die als Orientierung und Anhaltspunkt dienen können. Die darauf spezialisierten Mitarbeiter haben allerdings immer ein offenes Ohr für die Franchisenehmer und greifen ihnen unter die Arme. Bei vielen Franchisebetrieben ist es sogar gang und gäbe, dass ein Angestellter der Systemzentrale die Franchisenehmer zur Bank begleitet. Denn die Verwaltungsangestellten kennen sich einwandfrei mit der Materie aus und haben oftmals sogar ein gutes Verhältnis zu den Bankangestellten.

Häufig haben die Franchiseunternehmen nämlich schon eine Bank ihres Vertrauens, die sie ihren zukünftigen Franchisepartnern empfehlen und ans Herz legen.
Sind die Finanzierungsfragen dann endlich abgeschlossen, setzt die Systemzentrale den Vertrag auf und legt die Konditionen für den Franchisenehmer fest.

Nach Vertragsabschluss geht es in die heiße Phase für den Franchisenehmer. Viele Aufgaben stehen an und da es für die Mehrzahl der Franchisenehmer die erste Existenzgründung ist, benötigen sie gerade jetzt viel Unterstützung. Die Systemzentrale begleitet die Franchisenehmer auf ihrem Weg und steht ihnen für sämtliche Fragen zur Verfügung. Assistenz könnten die Existenzgründer bei folgenden Anliegen benötigen:

• Mitarbeiterrekrutierung
• Personalausbildung
• Schulungen, Fortbildungen und Weiterbildungen
• Vermittlung von Know How
• Kundengewinnung und -bindung
• Bei Serviceleistungen: Auftragserfüllung und -abwicklung

Diese intensive Betreuung markiert die Kernaufgabe der Systemzentrale. Diese Zeit ist durch eine rege Kommunikation der beiden Parteien gekennzeichnet. Dieser Informationsaustausch ist das A und O der gemeinsamen Zusammenarbeit. Die Franchisenehmer versichern sich dadurch, dass sie den besonderen Anforderungen und Erwartungen nachkommen und haben stets einen Ansprechpartner. Die Systemzentrale hingegen stellt sicher, dass ihre Anweisungen und Forderungen befolgt werden und im Sinne des Unternehmens gehandelt wird.

De-Rekrutierung

Ein sensibles Thema wird wohl stets die De-Rekrutierung der Franchisepartner bleiben. So schön die gemeinsame Zeit auch in den meisten Fällen ist, irgendwann hat alles einmal ein Ende. So auch das Franchising. Für Unternehmen ist es deshalb wichtig, dass im Vorhinein schon feststeht, wie im betreffenden Fall agiert wird. Auch hier gilt: Ein seriöses Auftreten und Professionalität sollten immer gewahrt werden.

Die Arbeit für den Franchisegeber

Auch wenn die Hauptaufgabe der Systemzentrale in der Zusammenarbeit mit den Franchisenehmern liegt, gibt es dennoch einige Punkte, die sich außerhalb dieses Bereichs befinden.

Ein Dreh- und Angelpunkt dieser Aufgaben ist die Überwachung der Franchisenehmer. Durch den Informationsaustausch, aber auch durch unangekündigte Kontrollen, muss die Systemzentrale sicherstellen, dass die gesetzten Standards zur vollsten Zufriedenheit des Franchisegebers eingehalten werden. Dazu gehört die Kooperation mit Geschäftspartnern, die Umsetzung der Werbestrategien und die Verwirklichung der Datenschutzregeln. Ein besonderes Augenmerk wird allerdings auch darauf gelegt, ob die Hygienestandards stets eingehalten werden, ob die Mitarbeiter immer den richtigen Ton im Umgang mit der Kundschaft anschlagen und ob sich die Corporate Culture des Unternehmens auch in den Niederlassungen widerspiegelt.

Die weiteren Aufgaben der Systemzentrale liegen im Bereich der Entwicklung. Sie ist dafür verantwortlich, dass das Systemhandbuch zu jeder Zeit auf dem neusten Stand ist. Dies ist maßgeblich für den Erfolg der Franchisenehmer. Weiterhin arbeitet die Systemzentrale jedoch auch kontinuierlich an der Verbesserung des eigenen Systems. Nichts ist perfekt und dessen ist sich vor allem der Franchisegeber bewusst. Es gibt immer eine bessere Lösung, um Arbeitsabläufe effektiver und problemloser zu gestalten. Deswegen obliegt es auch der Systemzentrale innovative Anregungen zur Weiterentwicklung des Systems anzubringen.

Außerdem möchte der Franchisegeber sein Franchisenetzwerk stets vergrößern. Um den Wunsch der Expansion umzusetzen, bedarf es umfassender Analysen. Einzelne Gebiete und Regionen müssen auf ihre Tauglichkeit überprüft werden. Faktoren, wie die Verkehrsanbindung, das Bestehen der bevorzugten Zielgruppe und das Vorhandensein von Konkurrenz, spielen dabei eine ganz entscheidende Rolle. Sind passende Objekte und Immobilien ausfindig gemacht worden, schließt sich der Kreis erneut, denn es gilt nun wieder passende Franchisepartner zu finden.

Fazit

Die Systemzentrale kann über den Erfolg oder die Niederlage eines Franchiseunternehmens bestimmen. In ihr spielt sich die Organisation und Weiterentwicklung des Systems ab. Viele Franchisegeber richten ihren Fokus zunächst nicht auf die Ordnung und Strukturierung der Systemzentrale.

Merken jedoch schnell, dass deren einwandfreie Organisation das Wesentliche für die unternehmerischen Prozesse darstellt. Deswegen sollte darauf geachtet werden, dass die Aufgabenbereiche der Mitarbeiter klar voneinander abgetrennt werden und beständig bleiben – unabhängig von der steigenden Anzahl der Franchisenehmer.

Auch wenn mit der wachsenden Größe eines Franchisenetzwerks auch immer mehr Mitarbeiter in der Systemzentrale benötigt werden, um den Arbeitsaufwand bewältigen zu können, ist es nicht sinnvoll, dass pro gewonnenem Franchisenehmer ein weiterer Angestellter in der Systemzentrale eingestellt wird. Dies zeigt lediglich, dass die Abläufe und Aufgaben besser strukturiert werden müssen.

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