Rückdelegation: Was Sie als Führungskraft über das Phänomen wissen sollten!

Als Führungskraft in einem Unternehmen kommen viele Aufgaben auf einen zu, die man erledigen muss. Eigentlich ist ein Arbeitstag einer Führungskraft selten so richtig beendet. Natürlich kann man aber auch gewisse Aufgaben an seine Mitarbeiter delegieren. Dabei muss man allerdings geschickt vorgehen und seine Mitarbeiter richtig einschätzen. Denn ansonsten hat man dadurch nichts gewonnen und die Aufgaben kommen unerledigt oder nicht zufriedenstellend wieder an einen zurück. Wenn die erteilten Aufgaben an einen zurückgetragen werden, nennt man dies Rückdelegation. Dabei werden entweder die ganzen Aufgaben oder die Verantwortung wieder an die Führungskraft übertragen.

Gründe für eine Rückdelegation

Es kann viele Gründe haben, weshalb eine Führungskraft eine Aufgabe doch wieder übernehmen muss. Dabei muss der Fehler nicht unbedingt immer beim Mitarbeiter liegen, sondern es kann auch an der Führungskraft liegen. Folgende Gründe können für eine Rückdelegation infrage kommen:

• Es tauchen viele Fragen beim Mitarbeiter auf und er muss bei Zwischenschritten um Erlaubnis fragen
  
• Eine Aufgabe wurde nicht zufriedenstellend bearbeitet und die Führungskraft möchte es besser machen
  
• Die Aufgabe ist zu komplex beziehungsweise der Mitarbeiter hat nicht die Möglichkeit sie zu bearbeiten
  
• Die Führungskraft möchte den Mitarbeiter unterstützen, bearbeitet die Aufgabe allerdings letztendlich selber
  
• Der Mitarbeiter hat nicht genug Selbstbewusstsein und kann nicht bis zu einem gewissen Grad eigene Entscheidungen treffen
  
• Der Mitarbeiter möchte keine Verantwortung übernehmen

Es können also viele Gründe zutreffen, weshalb eine Aufgabe letztendlich doch wieder bei der Führungskraft landet. Allerdings sollten bei einer Führungskraft hauptsächlich auch Führungsaufgaben liegen und erledigt werden.

Eine Rückdelegation kann da sehr belastend sein. Kommt es doch zu einer Rückdelegation, ist es wichtig, zunächst richtig zu reagieren. Das heißt, dass man nicht sofort sagen soll, dass man sich darum kümmert. Hier ist es geschickt, wenn bestimmte Fragen gestellt werden. Oft löst sich das Problem schon auf diese Weise. Folgende Fragen können in so einer Situation sehr hilfreich sein:

• Was würden Sie unternehmen, wenn ich nicht hier wäre?
  
• Was haben Sie bisher getan, um das Problem zu lösen?
  
• Welche Ideen haben Sie, um das Problem zu lösen?
  
• Welche Entscheidungen helfen Ihnen, um das Problem zu lösen?
  
• Was brauchen Sie konkret von mir?

Mit diesen Fragen können Führungskräfte ihren Mitarbeitern helfen. Sie gehen mit ihnen eine Diskussion ein und regen auf diese Weise die Problemlösung an. Der Mitarbeiter bleibt also nicht beim Problem hängen, sondern begibt sich in den Blickwinkel der Lösung des Problems. Des Weiteren muss man als Führungskraft die Aufgabe nicht sofort selber lösen. Diese Aufgabe bleibt weiterhin beim Mitarbeiter. Durch diese Fragen kann ebenfalls erreicht werden, dass der Mitarbeiter bei einem erneuten Problem eventuell sofort selber auf die Lösung kommt. So ist der Führungskraft und dem Mitarbeiter geholfen. Viele Führungskräfte haben den Impuls, die Aufgaben schnell selber zu lösen. Sie müssen immer schnell Entscheidungen treffen. Dennoch ist es in so einer Situation ratsam, diesen Impuls zu unterdrücken, damit dem Mitarbeiter geholfen wird und dieser selbst Lösungsstrategien entwickelt. Auf lange Sicht ist es eine Win-Win Situation. In einem Mitarbeitergespräch dieser Art sollte die Führungskraft wenig sprechen und nur durch die Fragen Impulse bieten und den Mitarbeiter leiten.

Was benötigt ein Mitarbeiter?

Um als Führungskraft Aufgaben zu delegieren, ist es wichtig, dass man seine Mitarbeiter genau kennt. Denn nur so weiß man diese einzuschätzen und kann sich vorstellen, wer welche Aufgaben am besten lösen kann. Die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter zu kennen, ist dafür sehr wichtig. Denn wenn man schon zu Beginn den richtigen Mitarbeiter für die jeweiligen Aufgaben heraussucht, kann eine Rückdelegation so gut wie vermieden werden. Die Mitarbeiter brauchen dann eigentlich nur folgende Dinge von der Führungskraft:

• Genaue Angaben für die Erledigung der Aufgabe
  
• Gegebenenfalls auch die jeweiligen Zwischenschritte für die Aufgabe
  
• Eine Deadline

So hat der Mitarbeiter genaue Anweisungen und kann danach arbeiten. Möchte ein Mitarbeiter dennoch eine Aufgabe an die Führungskraft zurückspielen, kann diese zunächst um drei Lösungsvorschläge von dem Mitarbeiter bitten und dass dieser auch seinen Favoriten nennt. So kann der Spieß umgedreht werden und der Mitarbeiter löst die Aufgabe letztendlich doch alleine.

Umgang mit Rückdelegation

Es kommt in Unternehmen immer wieder dazu, dass Aufgaben an die Führungskraft zurückwandern. Das ist kaum zu vermeiden. Dennoch sollte man folgende Punkte beachten:

• Überlegen, bevor man handelt und Meetings zusagt
  
• Manche Aufgaben hängen zusammen und man macht sich abhängig
  
• Übernahme einer Aufgabe kann falschen Eindruck beim Mitarbeiter hinterlassen
  
• Rückdelegation konsequent vermeiden

Man sollte sich als Führungskraft immer gut überlegen, ob man an einem Projektmeeting teilnimmt, wenn der Mitarbeiter fragt. Oft sind diese Meetings zeitaufwendig und diese Zeit könnte effektiver genutzt werden. Außerdem kann man dann schnell in die Rolle geraten, dass man auch Entscheidungen bezüglich der Aufgabe treffen soll, die eigentlich dem Mitarbeiter obliegen. Übernimmt man dennoch eine Aufgabe, kann es sein, dass diese mit weiteren Aufgaben zusammenhängt, die von anderen Mitarbeitern bearbeitet werden. Das heißt, man ist von der Erledigung dieser Aufgaben abhängig und dabei spielt die hierarchische Ebene, auf der man sich befindet, keine Rolle.

Ebenso kann eine Rückdelegation, die man als Führungskraft annimmt, bei den Mitarbeitern einen falschen Eindruck hinterlassen. Hier besteht die Gefahr, dass man ab dem Zeitpunkt ausgenutzt wird. Der Mitarbeiter kann dann häufiger auf die Idee kommen ihm zugeteilte Aufgaben nicht alleine zu lösen und die Hilfe beim Vorgesetzten zu suchen. So wird der Respekt vor der Führungskraft nach und nach untergraben. Deshalb ist es ratsam, dass man Rückdelegationen konsequent ablehnt. Dennoch kann es natürlich immer vorkommen, dass Mitarbeiter mit Problemen bei einer Aufgabe zu einem kommen und Hilfe brauchen. Das kann zwar am Mitarbeiter liegen, aber in manchen Fällen auch an der Führungskraft. Denn Aufgaben sollten wohl überlegt delegiert werden. Nur so kann man eventuelle Rückdelegationen vermeiden.

Außerdem brauchen Mitarbeiter genaue Anweisungen, um Aufgaben autark zu lösen. Man muss also fundierte Informationen mitgeben, damit der Mitarbeiter an der Lösung arbeiten kann. Des Weiteren kann man bei eventuell auftauchenden Problemen natürlich unterstützend tätig sein. Das ist auch die Aufgabe von Führungskräften. Durch gezielte Fragen kann man den Mitarbeiter bei der Problemlösung unterstützen und ihn bestärken. Und zudem muss man nicht selber die Aufgabe lösen. Auf diese Weise ist dem Mitarbeiter und der Führungskraft geholfen.

Jana Detering, Punkt Franchise ©