Social Media Guidelines: Tipps für Franchise-Unternehmen

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social media guidelines

Aufgrund der Digitalisierung ist die virtuelle Welt immer wichtiger für Franchise-Unternehmen sowie auch ihre Mitarbeiter geworden. Hierzu zählt auch das richtige Auftreten eines Unternehmens in den sozialen Medien. Schließlich stellen Instagram, Facebook, Twitter und YouTube mittlerweile einen festen Bestandteil der Unternehmenskommunikation dar. Für die Unternehmen sind diese Medien perfekte Mittel für das Marketing oder aber das Employer Branding. Allerdings kann es bei Social Media auch zum Fauxpas kommen, wenn Mitarbeiter bei der Nutzung von den einzelnen sozialen Kanälen nicht genau wissen, wie sie hier richtig auftreten sollen: Sind sie in der virtuellen Welt Mitarbeiter oder Privatperson? Als Franchisegeber oder Franchisenehmer sollten Sie es sich also zur Pflicht machen, dass Sie für das gesamte Unternehmen Social Media Guidelines erstellen, die im digitalen Zeitalter als wichtige Orientierungshilfe dienen.

Warum sind Social Media Guidelines so wichtig heutzutage?

Jedes Unternehmen sollte in der heutigen Zeit eine klare Strategie haben, was das Online Marketing und die sozialen Medien angeht. In Zeiten der Arbeitswelt 4.0 und New Work gehören das Internet sowie smart cloud-basierte Tools und Softwares einfach zum Arbeitsalltag dazu. Auch die sozialen Medien spielen mittlerweile eine immer wichtigere Rolle bei der Unternehmenskommunikation. Kein Wunder, heutzutage gibt es eigens für den Bereich Social Media einen abgestellten Experten, der die Redaktion der Social Media Kanäle leitet. Jedoch schwirren im Netz auch die eigenen Mitarbeiter herum, die sich hier verständlicherweise schwer tun, sich selbst in der virtuellen Dimension richtig einzuordnen: Sind sie Mitarbeiter oder Privatperson? Wie haben sie sich auf den Kanälen des Franchise-Unternehmens zu verhalten?

Klarer Fall: Social Media Guidelines schaffen Klarheit!

Ihre Aufgabe als Franchisegeber ist es daher ganz klar, in Form von Social Media Guidelines Ihren Mitarbeitern einen sicheren Orientierungsrahmen vorzugeben. Nur wenn Sie aktiv Stellung zum Verhalten der Mitarbeiter auf den Social Media Kanälen beziehen, können Sie Peinlichkeiten, unangemessenes Verhalten und Fehler vorbeugen.

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Die Gefahren der sozialen Netzwerke können durchaus fatal sein!

Und zwar sind Sie selbst als Franchise-Unternehmen nicht vor einem shitstorm aus den eigenen Reihen gefeit. So kann es der Fall sein, dass ein verärgerter Mitarbeiter Dampf ablassen möchte und Ihr Unternehmen öffentlich bloß stellt. Befinden sie sich auf einer emotionalen Achterbahnfahrt, kann es sein, dass sie ihrem Unmut freien Lauf lassen und die sozialen Netzwerke nutzen, um Frust und Wut abzubauen. Andere Mitarbeiter denken sich nichts dabei und plaudern unabsichtlich sogar Betriebsgeheimnisse aus. Und wiederum andere lieben ihren Job, möchten ihren Arbeitgeber im Netz verteidigen und verschlimmern die gesamte Situation dadurch letztlich nur. Sie sehen also: Social Media Guidelines müssen her, damit die Mitarbeiter sich an diesen Vorgaben für richtiges Verhalten im Netz orientieren können.

Welchen Sinn haben Social Media Guidelines?

Heutzutage stellen Social Media Guidelines einen wichtigen Bestandteil für die interne sowie externe Kommunikationskultur dar. Sie dienen der Orientierung, wie Mitarbeiter in den sozialen Netzwerken auftreten sollten. Es handelt sich hierbei um die digitale Etikette des 21. Jahrhunderts – wenn man so will. In Form von solchen Richtlinien können Sie als Franchisegeber Ihren Mitarbeitern aufzeigen, was als angemessenes Verhalten gilt und was adäquat für die öffentliche Kommunikation als Mitarbeiter ist. Aus diesem Grund geben die Guidelines Ihren Mitarbeitern Sicherheit und schaffen Klarheit, was vor allem für den rechtlichen Bereich essentiell ist!

Sichern Sie sich von rechtlicher Seite ab!

Schließlich sollte man die sozialen Netzwerke und das unangemessenes Verhalten nicht auf die leichte Schulter nehmen: Sie sollten sich rechtlich als Unternehmen absichern, da Sie bei der Social Media Kommunikation mit drei Gesetzesbereichen in Konflikt geraten können. Dem Urheber- und Lizenzrecht, dem Markenrecht sowie dem Persönlichkeitsrecht. Werden fremde Bilder oder fremder Inhalt nicht als solcher gekennzeichnet, dann müssen Sie als Franchise-Unternehmen mit rechtlichen und finanziellen Konsequenzen rechnen. So überrascht es nicht, dass es heutzutage sogar schon sogenannte Social Media Haftpflichtversicherungen gibt und man je nach Wahl der Haftpflichtpolice die unterschiedlichsten Schäden bei ungewollten Rechtsverstößen absichern können.

Machen Sie die Social Media Guidelines zum Bestandteil Ihrer internen und externen Kommunikation!

Erläutern Sie Ihren Mitarbeitern, inwieweit deren Verhalten in Social Media einen Einfluss auf das Unternehmen hat und zeigen Sie ihnen auf, was Sie in der öffentlichen Kommunikation von ihnen erwarten. Im Zuge dessen etablieren Sie eine sichere Kommunikationskultur, die hilft, um einen medialen Fauxpas aufgrund von Unbedachtheit oder purer Unwissenheit vorzubeugen.

Die Gestaltung der Social Media Guidelines – das gehört in die Richtlinien!

Was die Gestaltung der Richtlinien angeht, so gilt ganz klar, dass Sie sich verständlich in klarem und simplem Deutsch ausdrücken sollten. Sollten Sie Fachbegriffe verwenden, so ist es ratsam, diese in Fußnoten oder einem separaten Glossar zu erwähnen. Ihre Social Media Guidelines sollten ferner gut lesbar und kompakt sein – seien Sie nicht zu ausschweifend! Ein weiteres interessantes Mittel, was hier zum Einsatz kommen könnte, wären beispielsweise Erklär-Videos, die die Social Media Guidelines ansprechend erläutern. Außerdem sollten Sie daran denken, die Richtlinien nicht nur in digitaler Form, sondern auch als Printdokument anzubieten. Stellen Sie sicher, dass ein jeder Mitarbeiter Zugang zu den Richtlinien erhält und im Dokument auch Ansprech- und Kontaktpartner genannt werden, sollten die Mitarbeiter weitere Fragen haben. Bevor Sie die Richtlinien den Mitarbeitern zur Verfügung stellen, können Sie zunächst einmal nur ein paar ausgewählten Mitarbeitern diese zeigen und Feedback einfordern, was noch fehlt oder aber verbessert werden kann.

Tipps für die inhaltliche Gestaltung der Social Media Guidelines:

  • Mitarbeiter sollten sich im Netz immer auch als Mitarbeiter zu erkennen geben
  • Wer sich im Netz zu einem Sachverhalt äußert, der sollte klarstellen, dass es sich hierbei nur um seine eigene Meinung handelt – und nicht um die des Unternehmens!
  • Auch im Netz gibt es eine gewisse Etikette zu beachten: Höflichkeit und Freundlichkeit sind wichtig, Emotionen haben hier nichts zu suchen! Gleiches gilt für Beleidigungen, Gerüchte, firmeninterne Daten oder sensible Themen!
  • Mitarbeiter sollten immer nur über ihre eigenen Erfahrungen berichten, keine leeren Behauptungen aufstellen, die nicht belegt werden können. Was einmal im Netz ist, ist im Netz und kann nicht rückgängig gemacht werden.
  • Ferner sollten die sozialen Netzwerke primär privat genutzt werden, auch wenn Likes, Shares und Kommentare auf den Seiten des Franchise-Unternehmens natürlich willkommen sind.

So gehen Sie bei der Einführung der Richtlinien vor:

Sobald die Guidelines feststehen, sollten sie im gesamten Franchise-Unternehmen eingeführt werden. Nutzen Sie hierzu unternehmensinterne Veranstaltungen, um auf die neue Hilfestellung für die digitale Welt hinzuweisen. Erläutern Sie die einzelnen Richtlinien und machen Sie den Mitarbeitern deutlich, warum es wichtig ist, sich von nun an an diesen zu orientieren. Die Richtlinien sollten aktiv und zeitgleich im gesamten Franchise-Unternehmen eingeführt werden, so dass jeder Mitarbeiter zu dem Thema abgeholt wird.

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