Vertraulichkeitsvereinbarung: was das ist und warum es auch im Franchising eine wichtige Rolle spielt

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Welche Rolle spielt die Vertraulichkeitsvereinbarung im Franchising?

Das Franchising ist ein Konzept, welches sich seine Rolle in der heutigen Gesellschaft hart erkämpft hat. Seine Anfänge reichen bis ins tiefste Mittelalter zurück. Tatsächlich gilt unser Nachbarland Frankreich als der Begründer des Franchisings. Das erste Unternehmen, welches das Lizenzkonzept ansatzweise in seiner heutigen Form benutzt hat, war der Nähmaschinenhersteller Singer Sewing Machine Company.

Das amerikanische Unternehmen suchte damals nach einer Lösung, um den firmeninternen Personalmangel zu überbrücken. Denn man hatte keine Zeit, die Nähmaschinen herzustellen, Marketing zu betreiben und die Geräte auch gleichzeitig noch zu vertreiben. Aus diesem Grund wurden fahrende Händler engagiert, die diesen Job ganz einfach für den Gründer Isaac Singer übernahmen.

Auf Grundlage dessen entwickelte sich dann im Laufe der Zeit das Franchising, das wir heute kennen. Nach Deutschland gelangte das Lizenzsystem jedoch relativ spät, nämlich erst in den 1970er Jahren. Die Deutschen sind dafür bekannt, dass sie mit Innovationen und Entwicklungen gerade zu Anfang schlecht umgehen können.

Es wird Zeit benötigt, um sich an die Modernisierungen zu gewöhnen und die positiven Aspekte zu schätzen lernen. Genau dies war auch der Fall mit dem Franchising. Das Lizenzsystem wurde in den ersten Jahren sehr misstrauisch beäugt, bis sich einige Firmen auf das System einließen und feststellten, dass es zweifelsohne zu Erfolg führt.

Die Vorsicht der Deutschen ist jedoch nicht immer ganz unbegründet, denn wenn etwas ohne Planung und Regeln vollzogen wird, kann es schnell zu Chaos und Problemen kommen. Um dem jedoch vorzubeugen, wurden Richtlinien und Vorgaben entwickelt, welche die Rechte des Franchisegebers und des Franchisenehmers schützen sollen.

Dazu gehört beispielsweise der Gebietsschutz, die obligatorische Betreuung und Unterstützung des Franchisenehmers, aber auch die Vertraulichkeitsvereinbarung, welche in erster Linie den Franchisegeber schützen soll. Was man nun unter diesem Begriff versteht und warum dieser vor allem auch für das Franchising eine wichtige Rolle spielt, wollen wir im folgenden Artikel klären.

1) Die Vertraulichkeitsvereinbarung – was ist das?

Die Vertraulichkeitsvereinbarung ist unter vielen Namen bekannt: Geheimhaltungsvertrag, Geheimhaltungserklärung, Vertraulichkeitsvereinbarung, Verschwiegenheitsvereinbarung, NDA – dies steht für non-disclosure agreement oder CDA – dies steht für confidential disclosure. Egal, wie man diese nun bezeichnet, fest steht die Bedeutung.

Denn unter diesem Begriff versteht man einen Vertrag, welcher abgeschlossen wird, um vertrauliche und sensible Informationen vor der Veröffentlichung zu schützen. Da dieser Vertrag natürlich in erster Linie von Unternehmen genutzt wird, handelt es sich um Geschäftsgeheimnisse. Nach dem §2 des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen kann ein Geschäftsgeheimnis als ein solches definiert werden, wenn:

  • es sich um eine Information handelt, welche geheim ist und aus diesem Grund einen wirtschaftlichen Wert darstellt.
  • Sich der rechtmäßige Inhaber um angemessene Maßnahmen zur Geheimhaltung dieser Information bemüht hat.
  • Deutlich ist, warum die Geheimhaltung dieser Information gewahrt werden soll.

Damit wird also klar, dass ein Geschäftsgeheimnis nur als solches gekennzeichnet ist, wenn aktiv Maßnahmen zu dessen Schutz in die Wege geleitet wurden. Sollte der Franchisenehmer oder Unternehmer sich dementsprechend nicht ausreichend, um die Geheimhaltung seines Wissens oder Know-hows gekümmert haben, liegt kein Verstoß vor.

Essenziell für jeden Unternehmer oder Franchisegeber ist dementsprechend das Aufsetzen einer Vertraulichkeitserklärung, welche ein Verbot ausspricht, sensible und vertrauliche Informationen an Dritte weiterzugeben. Grob gesagt, kann eine Geheimhaltungsvereinbarung eingesetzt werden, um:

  • den Vertragspartner zur Geheimhaltung zu zwingen
  • den Vertragspartner verdeutlichen, dass im Falle eines Verstoßes Schadensersatzverpflichtungen und Strafen anfallen könnten. Der Vertrag beinhaltet also auch eine abschreckende und warnende Funktion.
  • Die rechtliche Absicherung des Unternehmers oder Franchisegebers, dass er das offenbarte Wissen als Geschäftsgeheimnis markiert hat.

2) Die Rolle der Vertraulichkeitsvereinbarung für das Franchising

Das Franchising hat den vorrangigen Zweck, dem Franchisegeber bei der Expansion seines Unternehmens zu helfen. Um dies zu erreichen, werden Franchisenehmer benötigt, um neue Niederlassungen zu eröffnen. Die Franchisenehmer stehen jedoch leider nicht bei jedem Franchiseunternehmen automatisch Schlange, sondern das Unternehmen muss aktiv Marketingstrategien entwickeln, um die Interessenten auf sich aufmerksam zu machen.

Dieser Prozess wird auch Akquise genannt. Da sich jedoch eine Menge Menschen melden, die Interesse an dem Unternehmenskonzept haben, muss sich der Franchisegeber leider auch aktiv schützen. Denn letztendlich entscheiden sich nicht alle Interessierten für eine gemeinsame Zusammenarbeit und viele Existenzgründer entscheiden dies auch nicht sofort beim ersten Gespräch.

Die interessierten Existenzgründer lernen das Franchiseunternehmen zunächst kennen. Es wird der erste Kontakt aufgenommen, man erhält Daten und Fakten über die internen Prozesse und kann sich sogar einen tieferen Einblick verschaffen, indem man verschiedene Betriebe des Franchiseunternehmens unter die Lupe nimmt.

Diese Angebote offerieren die Franchisegeber in den meisten Fällen sehr gerne, denn schließlich wollen sie die angehenden Unternehmer ja für sich gewinnen. Da der Prozess vom ersten Kontakt bis hin zum Vertragsabschluss mehrere Monate beanspruchen kann, kommt es nicht selten vor, dass die Franchisenehmer ihre Meinung nochmals ändern.

Gerade das Kennenlernen nimmt eine Menge Zeit in Anspruch. Weiterhin muss allerdings der passende Standort gefunden werden, der Businessplan verfasst werden und häufig muss zudem noch ein Kredit bei der Bank bewilligt werden. Dies kostet alles Zeit und sehr viel Aufwand.

In diesem Zeitraum ist es dem Franchisegeber noch nicht möglich, den Existenzgründer vertraglich an sich zu binden, da dies sogar schädlich sein könnte, wenn öffentlich-geförderte Darlehen beantragt werden. Gleichzeitig befindet sich der Franchisegeber allerdings auch in einer Zwickmühle, da er dem Anwerber ja schon sensible und vertrauliche Informationen weitergegeben hat.

Sollten diese ihren Weg an die Öffentlichkeit finden, ist dies nicht nur fatal für den Franchisegeber, da die Konkurrenz einen Einblick in seine internen Abläufe erhaschen kann, sondern auch die aktiven Franchisenehmer werden in Mitleidenschaft gezogen. Denn leider ist es schon häufig vorgekommen, dass die Interessenten sich als potenzielle Franchisenehmer ausgaben, um Spionage zu betreiben.

Die Informationen sollten dann an Wettbewerber weitergegeben werden, oder dem Spion als eigenes Hilfsmittel dienen, um ein erfolgreiches Unternehmen auf die Beine zu stellen. Die Franchisegeber müssen sich also aktiv vor solchen Versuchen des Missbrauchs ihrer Informationen schützen.

Eine besonders gute Methode ist da eine Vertraulichkeitsvereinbarung. Durch diese wird dann nämlich die kritische Phase zwischen dem ersten Treffen und dem Vertragsabschluss überbrückt.

3) Wie baue ich als Franchisegeber eine solche Vertraulichkeitsvereinbarung auf?

Ein guter Geheimhaltungsvertrag startet mit einer Vorbemerkung. In dieser wird der Unterzeichner darauf hingewiesen, warum er diesen Vertrag unterzeichnen muss. Es wird betont, dass innerhalb der vorvertraglichen Kooperation Informationen mitgeteilt werden, welcher einer Schweigepflicht unterliegen.

Im nächsten Punkt geht der Vertrag darauf ein, was die nächsten Schritte der beiden Parteien sind. Im Fall des Franchisings würden sich Franchisegeber und Franchisenehmer im besten Fall gemeinsam auf die Suche nach einem passenden Standort machen. Zu diesem Zweck sollte ein Land, ein Gebiet und eine Region festgelegt werden.

Dann soll der Businessplan erstellt werden, der unter anderem auch benutzt werden muss, um den oftmals erforderlichen Kredit bei der Bank zu beantragen. Der letzte Schritt stellt dann die Unterzeichnung des Franchisevertrags dar. Letztendlich wird hier also vor allem erläutert, in welchem Rahmen und Zeitraum die Vertraulichkeitsvereinbarung wirksam ist.

Es ist also ratsam, eine Bemerkung mit einzufügen, wie lange die Vertraulichkeitsvereinbarung gültig ist. Es sollte hierbei auf Detailgenauigkeit und Präzision geachtet werden, da bei späteren Problemen diese Verschriftlichung natürlich als Rechtfertigung benutzt werden kann.

Weiterhin muss natürlich die Geheimhaltungsverpflichtung angesprochen werden. Der Franchisegeber muss in der Vertraulichkeitsvereinbarung erklären, dass sämtliche Unterlagen, Einblicke, das vermittelte Wissen und Verfahrensinformationen vertraulich zu behandeln sind. Der Franchisegeber muss darauf achten, dass er ausdrücklich definiert, was unter einer vertraulichen Information verstanden werden kann.

Allerdings darf der Begriff nicht zu genau beschrieben werden, da sonst die Gefahr besteht, dass wichtige Aspekte nicht erfasst wurden. Auf der anderen Seite sollte der Begriff natürlich auch nicht zu ungenau dargestellt werden, da dies zu Unklarheiten und Missverständnissen führen könnte. Es ist also von Vorteil, wenn man kurz erklärt, was nicht unter die Geheimhaltung fällt.

Beispielsweise können Informationen, die öffentlich zugänglich und bekannt sind, weitergegeben werden. Zu guter Letzt sollte klargestellt werden, wofür die Daten verwendet werden dürfen, sodass auch klar ist, was ein Tabu darstellt.

Der letzte Punkt beinhaltet die drohenden Strafen, sollte der angehende Franchisepartner gegen die Vertraulichkeitsvereinbarung verstoßen. Es ist gang und gäbe, dass die Schuldigen ein Ordnungsgeld zahlen müssen, da der Verstoß gegen vertraglich festgelegte Pflichten als Straftat gesehen wird.

Weiterhin hat das Franchiseunternehmen allerdings natürlich auch Schadensersatzansprüche, da das entgegengebrachte Vertrauen zum einen missbraucht wurde und zum anderen ein sinkender Umsatz die Folge sein könnte. Weil solche Ansprüche rechtlich gesehen allerdings oftmals schwer anfechtbar sind, muss im Geheimhaltungsvertrag ausdrücklich niedergeschrieben werden, was das Franchiseunternehmen von dem Schuldigen fordert.

Sollte dies nicht beachtet werden, ist es sehr wahrscheinlich, dass der Franchisegeber leer ausgeht und den wirtschaftlichen Schaden selbstständig kompensieren muss. Des Weiteren sollte jedoch auf die Angemessenheit der Strafe geachtet werden und weiterhin ist es fair, wenn eine Differenzierung nach Schwere des Vergehens vermerkt wird.

Fazit

Die Vertraulichkeitsvereinbarung wurde zwar eigentlich für Unternehmen entwickelt, um Geschäftspartner, Berater, Händler und Mitarbeiter einer Schweigepflicht zu unterwerfen, doch da das Franchising gewisse Zeiträume zu überbrücken hat, in welchen die Franchisepartner vertraglich nicht an eine Geheimhaltungspflicht gebunden sind, bietet sich diese Form des Vertrages auch für das Franchising an.

Wichtig ist, dass bei der Erstellung der Vertraulichkeitsvereinbarung die Art der vertraulichen Information klar definiert wird und auf die drohenden Folgen eines Verstoßes hingewiesen wurde.

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