Warenwirtschaftssysteme: Die besten für Ihr Franchise!

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Was ist ein Warenwirtschaftssystem und wie hilft es einem Franchiseunternehmen?

Gerade große Franchises sind oft auf technische Hilfe angewiesen, um den reibungslosen Ablauf von Handelsprozessen zu gewährleisten.

Viele Unternehmen greifen hier zu Warenwirtschaftssystemen. Die computerunterstützte Erfassung erleichtert es ihnen, Lagerbewegungen zu überwachen sowie zu optimieren und tragen so zur Entlastung unterschiedlicher Bereiche des Unternehmens bei.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Bei einem Warenwirtschaftssystem, auch WaWi oder WWS genannt, handelt es sich um eine Software, die der Abbildung und Steuerung des Warenflusses dient. Sie hilft dabei, Mengen- und wertmäßige Veränderungen des Warenbestandes zu erfassen, was sowohl den Wareneingang und -ausgang wie auch den Einkauf und Verkauf umfasst. Für gewöhnlich arbeiten gleich mehrere Bereiche eines Unternehmens mit dem Warenwirtschaftssystem.

Mit dessen Hilfe können unterschiedliche Abteilungen miteinander verbunden und Arbeitsabläufe so vereinfacht werden. In der Regel finden sich diese Systeme vor allem im Einzel- und Großhandel sowie in Fertigungsbetrieben wieder – und damit auch im Franchising.

Da auch Franchisegeber sowie Franchisenehmer für eine schnelle und problemlose Organisation der Warenabläufe verantwortlich sind, sollten sie sich im besten Fall mit den unterschiedlichen Möglichkeiten der Programme und deren Funktionsweisen auskennen.

Funktionen der Warenwirtschaftssysteme

Welche Funktionen ein Warenwirtschaftssystem erfüllt, hängt vom jeweiligen Unternehmensbereich und der Abteilung ab. Die wichtigsten Aufgaben lassen sich jedoch wie folgt zusammenfassen:

  • Verkauf: Beim Verkauf kommen Warenwirtschaftssysteme zum Einsatz, indem Sie Angebote und Aufträge erstellen und schließlich den Versand abwickeln. Erweiterte Funktionen umfassen beispielsweise die Auftragsbestätigung und Kundenverfolgung. Allgemein lässt sich sagen, dass diese Funktionen zu einem Kaufvertrag führen sollen.
  • Einkauf: Hier dient ein Warenwirtschaftssystem zur Angebotsverwaltung. Das System ermittelt den Bedarf und kümmert sich um die Bestellung. Bei Bedarf kann diese auch automatisch ermittelt und ausgelöst werden. Auch Reklamationsvorgänge können hiermit vereinfacht werden.
  • Lagerhaltung: Im Bereich des Lagerwesens kümmert sich die Software um die Überwachung der unternehmensinternen Bestandsführung. Statt Mitarbeiter damit zu beauftragen, können alle Bewegungsdaten automatisiert in die Lagerverwaltung übernommen werden.

Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

Bei Warenwirtschaftssystemen wird zwischen offenen, geschlossenen und integrierten Systemen unterschieden. Die Unterschiede beziehen sich dabei auf den Umfang des Systems und die möglichen Schnittstellen.

  • Ein offenes System erfasst lediglich Wareneingänge sowie Warenausgänge. Bei dieser Art von Systemen wird mindestens eine Funktion von einem anderen System übernommen, das durch Schnittstellen angebunden werden kann.
  • Geschlossene Warenwirtschaftssysteme sorgen dafür, dass alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben von einem einzigen System erledigt werden. Dementsprechend verfolgen Sie den Warenfluss in allen Phasen, die er durchläuft.
  • Ein integriertes System deckt alle Bereiche ab. Hier gibt es zudem Verbindungen nach außen, beispielsweise zu Banken und Lieferanten.

Die besten Warenwirtschaftssysteme: Unsere Top 5

JWL-Wawi

Gerade kostenlose Open-Source Programme bieten Ihnen einen einfachen Einstieg. Um eine solch kostenfreie Lösung handelt es sich bei JWL-Wawi, einem Warenwirtschaftssystem. das sich vor allen Dingen für kleine und mittelständische Unternehmen eignet. So kostet es Sie lediglich etwas, wenn Sie weitere Programme des Herstellers wie Luwosoft, JTL-eazyAuction oder den JTL-Shop benutzen wollen.

JWL-Wawi ist dabei besonders für Franchisesysteme geeignet, die sich dem Online- und Versandhandel widmen, da sich hier entsprechende Schnittstellen zu online Marktplätzen wie Amazon und Ebay vorfinden. Das Programm erlaubt es Ihnen, hunderttausende von Artikeln, Kunden und Aufträgen problemlos zu verwalten – auch offline, da die Datenbank des Systems auf einem lokalen Rechner bzw. Server gespeichert wird.

JWL-Wawi ist dabei vor allem aufgrund seiner einfachen Bedienbarkeit und der kurzen Einarbeitungszeit beliebt. Auch Formulare, Statistiken und Sprachversionen lassen sich je nach Bedarf anpassen.

Pixi*

Pixi* wurde speziell für Händler im E-Commerce entwickelt und kommt sowohl in kleinen und mittelständischen Unternehmen wie auch größeren Konzernen zum Einsatz. Es verfügt über bidirektionale Schnittstellen und weitreichende Automatisierungen über verschiedene Unternehmensbereiche. Nutzer von Pixi* profitieren von einem ausgereiften Lager- und Versandsystem und einer nahtlosen Anbindung von Partnersystemen.

Um das Programm effizient nutzen zu können, sollte man sich dabei bereits etwas auf dem Gebiet der Warenwirtschaftssysteme auskennen. Empfehlenswert ist das Programm eher bei komplexeren Projekten, bei denen Sie auf langfristige Ziele hinarbeiten. Da es sich um ein etwas kostspieligeres System handelt, sollten auch die nötigen finanziellen Ressourcen vorhanden sein.

Plentymarkets

Der Anbieter Plentymarkets bietet sowohl Neulingen auf dem Gebiet des Online-Handels wie auch erfahrenen Unternehmern eine Reihe verschiedener Lösungen mit unterschiedlichem Umfang. Hier bekommen Kunden ein Warenwirtschaftssystem mit integriertem Web-Shop, wobei sich beide Systeme mit eigenen Plugins erweitern lassen. Dank der Schnittstellen lässt sich das System auch an die Angebote anderer Dienstleister anbinden.

Plentymarkets überzeugt vor allen Dingen durch sein flexibles Geschäftsmodell. Statt monatlichen Fixkosten zahlen Sie pro Auftrag. Dies eignet sich vor allem für Unternehmer, die nach Ihrer Existenzgründung einen strikten Budgetplan einhalten müssen. Je nach Wunsch können Sie sich allerdings auch für die Business oder Professional Version entscheiden, bei dem Sie einen monatlichen Betrag zahlen, um die Lizenz nutzen zu dürfen.

Da es sich bei Plentymarkets um eine E-Commerce-Komplettlösung handelt, werden hiermit eher Großunternehmen angesprochen.

Faktura-XP

Faktura XP richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen und hilft diesen dabei, Unternehmensabläufe in vielerlei Bereiche zu organisieren. Das Programm lässt sich in fast jedem Berufszweig einsetzen und verlangt dabei keine großen Vorkenntnisse.

Faktura-XP unterstützt Sie sowohl dabei, Ihr Lager effizient zu verwalten, wie auch die Finanzbuchhaltung zu organisieren. Der eigene Onlineshop kann problemlos an das Programm angebunden werden, sodass sich Bestellabwicklungen mit nur einem Klick vollziehen lassen. Kunden, Artikel und Rechnungen werden so ohne großen Aufwand erfasst.

Bei der Entwicklerfirma handelt es sich um ein deutsches Unternehmen, das Faktura-XP bereits vor 10 Jahren auf den Markt gebracht hat.

Das Team überzeugt mit seiner ausgeprägten Expertise und steht Kunden bei Fragen und Hilfe stets zur Verfügung. Vergleicht man Faktura-XP mit anderen Systemen, kann dieses Programm vor allem durch seinen Preis überzeugen.

SAP Business One

Bei diesem Programm handelt es sich vor allem um eine E-Commerce Lösung für den Mittelstand. Hier werden besonders solche Unternehmen angesprochen, deren Funktionen und Prozesse lediglich in kleinerem Umfang stattfinden.

SAP Business One kann dabei durch die Anbindung von Systemen wie Kassenlösungen oder Multi Channel Add-ons erweitert werden und verfügt über Grundfunktionen in den Bereichen Buchhaltung, Lager, sowie Ein- und Verkauf, und überzeugt mit insgesamt über 550 Funktionserweiterungen. Somit können Unternehmen von einer Vielzahl unterschiedlicher Anpassungsmöglichkeiten profitieren. Zur Grundausstattung gehört auch ein CRM-Modul.

Wer nicht gleich das vollständige Paket erwerben will, kann auch auf eine eingeschränkte, kostengünstige Version des Programms zurückgreifen. Der Preis des kompletten Pakets scheint dabei zunächst hoch, da es sich um eine einmalige Zahlung der Lizenzkosten handelt, doch mit der unbegrenzten Nutzung des Systems relativiert sich dieser schnell.

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