Wichtige Online-Tools & Tipps für die Arbeit im Home Office

Von zuhause zu arbeiten, ist für viele noch relativ ungewohnt. Damit Sie sich an den heimischen Schreibtisch besser gewöhnen und in der neuen, digitalen Arbeitsumgebung genauso gut performen können, möchten wir Ihnen in unserem heutigen Artikel nützliche Tools für das Home Office vorstellen.

Inhaltsverzeichnis:

1. Nützliche Tools für die Zusammenarbeit mit Kollegen
2. So führen Sie Gespräche und Meetings im Home Office
3. Gemeinsam an Projekten und Dokumenten arbeiten
4. Tools für Projektmanagement
5. Fazit – mit den richtigen Tools das erfolgreich im Home Office arbeiten

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Nützliche Tools für die Zusammenarbeit mit Kollegen

Das Home Office stellt Teams vor die große Herausforderung, sich abzustimmen, ohne dass es zu mehr Chaos kommt. Um Mails mit ewig langen Verteilerlisten zu vermeiden, sollten Sie stattdessen auf Chat-Tools zurückgreifen. Diese machen es möglich, dass sich die relevanten Mitarbeiter über ein Projekt unterhalten oder zu einem Thema abstimmen können – wobei alle informiert werden, die es auch betrifft.

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Slack

Als webbasierter Instant-Messaging-Dienst macht Slack die unternehmensinterne Kommunikation einfacher, da Mitarbeiter in offenen und geschlossenen Chats miteinander kommunizieren können. Mitarbeiter können sich in direkten Chats mit einer anderen Person austauschen oder Gruppen kreieren, um sich über Projekte auszutauschen. Außerdem gibt es eine Suchfunktion, um gewissen Passagen in Nachrichten einfacher finden zu können, sowie eine Audio- und Videokonferenz-Funktion mit bis zu 15 Teilnehmern. Dieses Tool lässt sich mit Google Drive und Dropbox verbinden. Die Basisversion ist gratis, werden weitere Funktionen erwünscht, dann kostet das Programm bis zu 11,75 Euro monatlich pro Nutzer.

Microsoft Teams

Bei dieser Technologie handelt es sich um einen Teil vom Microsoft Cloud-Dienst Office 365. Dieses Tool lässt sich einfach intergieren und ist in seiner Basisversion kostenlos. Genau das macht es auch so interessant für viele Unternehmen. Da sich aktuell weite Teile rund um den Globus im Home Office befinden, ist das Programm aufgrund von Corona jedoch ein wenig überlastet.

So führen Sie Gespräche und Meetings im Home Office

Neben der Abstimmung mit Kollegen, ist es außerdem wichtig, sich in Konferenzen mit Kollegen oder Kunden abzustimmen. Anstatt dass dies in Form einer Dienstreise geschieht, läuft es in Zeiten von Corona komplett virtuell ab. Um Missverständnisse vorzubeugen – schließlich lassen geschriebene Worte oft einen zu großen Interpretationsspielraum, sind Videokonferenzen hilfreich: Hier können Sie sich außerdem ein Bild von der Gestik und Mimik der Konferenzteilnehmer machen!

Zoom

Zoom ist ein nützliches Tool, um digitale Konferenzen in Hochauflösung am Laptop und Smartphone führen zu können. Die Konferenzteilnehmer lassen sich bequem über einen Link in die digitale Besprechung einladen. Besondere Funktionen bei Zoom sind das Teilen von Bildschirmen, damit die Konferenzteilnehmer besser folgen können, oder die Kollaboration an gemeinsamen Whiteboards. Die kostenfreie Version von Zoom begrenzt Gruppenkonferenzen auf 40 Minuten. Wünschen Sie das umfassendere Paket, so kostet das Programm 18,99 Euro monatlich pro Team.

Skype

Dieser kostenlose Instant-Messaging-Dienst stammt bereits aus 2003! Seit 2011 ist das weitverbreitete Programm in Händen von Microsoft. Neben Videokonferenzen und Chatfunktion ist auch IP-Telefonie möglich. Bis zu 50 Teilnehmer können sich zu dazu schalten, allerdings berichten viele Nutzer von Ton- und Bildstörungen.

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Gemeinsam an Projekten und Dokumenten arbeiten

Sind die Mitarbeiter im Büro, so können sie auf gemeinsame Netzwerklaufwerke zugreifen und an den dort abgelegten Dateien arbeiten. Befindet sich das gesamte Team im Home Office, müssen Tools und Apps her, um eine Kollaboration möglich zu machen, ohne dass Dokumente umständlich und chaotisch via Mail versandt werden müssen. Wir raten Ihnen deshalb dazu, auf einen Cloud-Speicher zu setzen!

Google Drive

Hierbei handelt es sich um einen Filehosting-Dienst von Google. Die Benutzer können Dokumente in der Cloud ablegen, Dateien teilen und sogar gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten arbeiten. Der Service umfasst Google Docs, Sheets, Slides und Forms. Google Drive fungiert daher wie ein Office Softwarepaket. Bis zu 15 Gigabyte Speicherplatz sind kostenlos nutzbar, möchte man auf umfassendere Funktionen zurückgreifen können, dann bietet sich Google Suite als professionelle Businesslösung für Kollaborationen an. Die Kosten hierfür liegen bei mindestens sieben Euro monatlich pro Mitarbeiter.

Dropbox

Dropbox ist ein Filehosting-Dienst, der 2007 eingeführt wurde. Dateien können in der Dropbox abgelegt werden. Neben der Online-Datenspeicherung macht das Programm auch den Austausch von Daten zwischen Usern möglich. So kann auf alle wichtigen Dateien und Dokumente von überall zugegriffen werden. Da sich Dropbox mit Google, Trello und der Cloud verbinden lässt, handelt es sich hierbei um ein sehr nutzerfreundliches Tool.

Tools für Projektmanagement

Trello

Trello ist ein Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienst, mit dem sich einfach und unkompliziert To-Do-Listen erstellen lassen. Das Tool basiert auf der Kanban-Methode zur Produktionsprozesssteuerung und macht virtuelles Projektmanagement möglich, damit Mitarbeiter einen klaren Überblick über Aufgaben, Zuständigkeiten und Deadlines haben. In der App gibt es Boards, wo sich Aufgaben in Listen verwalten lassen, Termine eingestellt und Checklisten erstellt werden können. Trello basiert auf dem sogenannten Freemium-Prinzip: User können alle Grundfunktionen der App kostenlos nutzen.

Asana

Auch diese Software erleichtert das digitale Projektmanagement und optimiert die Zusammenarbeit von Teams: Auf der Plattform lassen sich gemeinsame Aufgaben verteilen, Ansprechpartner zu individuellen Projekten hinzufügen, Ziele definieren und der gemeinsame Fortschritt messen – so lassen sich komplette Projekte in nur einem einzigen Tool umfassend managen. Außerdem lassen sich To-Do-Listen erstellen und Deadlines im Kalender vermerken, damit fristgerecht alle Aufgaben abgehakt werden können.

Fazit – mit den richtigen Tools das erfolgreich im Home Office arbeiten

Aufgrund von Corona (Sars-CoV-2) sind weltweit aktuell zahlreiche Mitarbeiter ins Home Office geschickt worden. Trotz einer anfänglichen Umgewöhnung helfen die hier vorgestellten Tools und Softwares möglichst produktiv arbeiten und virtuell kommunizieren zu können. Fakt ist, dass die Corona-Krise einen bleibenden Effekt auf unsere Gesellschaft haben wird. Was das Arbeitsfeld angeht, so kann die Corona-Pandemie auch der jeweilige Trigger sein, der die mobile Arbeit vom Home Office salonfähig macht. Studien und Erfahren zeigen schließlich, dass Heimarbeiter seltener fehlen, da die stressige Pendelei entfällt, und obendrein sogar produktiver sind – allerdings ist dies nur der Fall, wenn man sich nicht zwischenzeitlich von der Wäsche auf der Leine oder der vollen Spülmaschine ablenken lässt.

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Wir hoffen, dass wir Ihnen nützliche Tools für Ihre Heimarbeit vorstellen konnten. Sollten Sie bereits Erfahrung mit den unterschiedlichen Programmen gesammelt haben oder können andere Softwares empfehlen, dann erzählen Sie uns gerne in den Kommentaren davon. Gemeinsam meistern wir die Corona-Krise!

Eva-Maria Kopel, Punkt Franchise ©