Workflow Management im Franchising: Wie geht es richtig?

Veröffentlicht am

Workflow Management im Franchising Wie geht es richtig

„Workflow“ ist ein Begriff, der es sogar schon in den Duden geschafft hat. Meist ist mit dem englischen Wort dabei schlicht ein Arbeitsablauf gemeint. Verschiedene Aufgaben müssen erfüllt werden, um ein Projekt abzuschließen. Natürlich sind dafür detaillierte Pläne nötig. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie bei Ihrem Workflow Management achten sollten.

Ob Franchisenehmer oder Franchisegeber, Chef oder Angestellter: Jeder hat auf seine Weise mit dem sogenannten „Workflow“ zu tun. In jedem Bereich eines Unternehmens muss der Workflow optimiert werden – ansonsten kann eine Firma nicht profitabel arbeiten. Für die erzielten Gewinne eines Unternehmens spielt es eine große Rolle, inwiefern Aufgaben organisiert, aufgeteilt und ausgeführt werden. Ein perfektes Produkt oder eine perfekte Dienstleistung bringen einer Firma wenig, wenn auf dem Weg dorthin ineffizient gearbeitet und Ressourcen verschwendet werden. Als Ressource kann in diesem Fall Folgendes gewertet werden:

  • Zeit (Humanressourcen)
  • Geld (finanzielle Ressourcen)
  • Sachwerte (materielle Ressourcen)

Auf alle drei Bereiche muss geachtet werden, wenn ein Unternehmen seine Workflows erfolgreich stemmen möchte.

Der Workflow: Was bedeutet das eigentlich?

Wie bereits angedeutet, hat „Workflow“ sogar seinen eigenen Eintrag im wichtigsten deutschen Wörterbuch, dem Duden. Dort wird Workflow als „Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge bzw. Geschäftsprozesse in Unternehmen und Behörden mit dem Ziel größtmöglicher Effizienz“ definiert. Aufgaben werden demnach in kleine Schritte aufgeteilt, die von unterschiedlichen Personen zu verschiedenen Zeitpunkten ausgeführt werden. Das finale Ergebnis muss dabei nicht unbedingt die Produktion einer Ware sein; Workflows gibt es auch auf kleinerer Ebene, beispielsweise zur Gewinnung eines neuen Kunden.

Ursprünglich stammt der Begriff aus dem Englischen: „Work“ heißt bekanntlich „Arbeit“, und „Flow“ beschreibt das „Fließen“. Die Arbeit wird also – wortwörtlich übersetzt – flüssig ausgeführt, es gibt keine Reibungspunkte und das ganze Konstrukt funktioniert ohne Effizienzverluste. Und: „Workflow“ klingt schlicht und einfach schöner als der schnöde deutsche Ausdruck „Arbeitsablauf“.

Der Prozess innerhalb des Workflows

Den Workflow genau zu charakterisieren, fällt trotz des Dudens und trotz der englischen Definition schwer. Von Unternehmen zu Unternehmen wird nämlich unterschiedlich mit Workflows umgegangen. Während in einem Unternehmen explizit vom Workflow gesprochen wird und in Meetings über dessen Optimierung beraten wird, wird das Thema in anderen Unternehmen nur implizit angeschnitten.

Ein solch ungreifbarer Begriff ist „Workflow“ auch, weil der Workflow ganz unterschiedlich gestaltet werden kann. Ein Workflow kann von verschiedenen Personen bewältigt werden, er kann einfach in kleineren Etappen von einer Person durchgeführt werden, oder jeder macht dann einen Teil des Workflows, wenn er gerade Zeit hat. Prinzipiell gibt es unendlich viele Möglichkeiten, wie mit dem Workflow umgegangen wird. Und je nach Unternehmen wird eine dieser Möglichkeiten angewandt – am besten natürlich optimiert für die Firma und im Laufe der Zeit an die Bedürfnisse angepasst.

Das Workflow Management: So geht’s

Unabhängig von der Art des zu bewältigenden Workflows ist, das Workflow Management zu sehen: Dieses hat zum Ziel, die Arbeitsprozesse zu optimieren. Die Optimierung kann dabei verschiedene Ziele verfolgen, ganz nach den Plänen der betreffenden Firma:

  • Finanzielle Ziele, z. B. Erhöhung der Gewinne
  • Kundenorientierte Ziele, z. B. Steigerung der Zufriedenheit von Käufern
  • Informationstechnische Ziele, z. B. schnellerer Informationsfluss unter am Prozess beteiligten Mitarbeitern

Von diesen Zielen hängt auch das Workflow Management ab. Schließlich ist es entscheidend, dass eine Optimierung nicht „einfach so“ getätigt wird, sondern im Zusammenhang mit den Zielen steht. Unternehmen können sich dabei verschiedene Ziele setzen, zum Beispiel die kurzfristige Erhöhung der Kundenzufriedenheit, um langfristig die Gewinne steigern zu können. Eine solche Kombination an Zielen ist nicht unüblich, denn im Endeffekt muss ein Unternehmen in verschiedenen Bereichen wachsen, um nachhaltig erfolgreich zu sein. Letztlich sollte das Workflow Management also nicht nur die kurzfristige Erreichung eines Zieles bezwecken, sondern dem langfristigen Erfolg des Unternehmens dienen.

>> Lesen Sie auch:

Wichtig ist es ebenso, Messkriterien zu erarbeiten und zu standardisieren. Klar, bei finanziellen Zielen ist das einfach – hier zählt schlicht und einfach das eingenommene Geld. Bei der Messung der Kundenzufriedenheit wird es schon schwieriger. Hier müssen Sie einen Kunden beispielsweise nach einem Kauf erneut kontaktieren, um seine Meinung einzuholen. Bei allen Messkriterien gilt: Diese müssen langfristig konstant sein, damit die Effektivität der getroffenen Maßnahmen beurteilt werden kann.

In diesen Bereichen wirkt das Workflow Management

Auch das Workflow Management ist ein weites Gebiet, das von Firma zu Firma unterschiedlich interpretiert wird. Im Allgemeinen wird beim Workflow Management in folgenden Themengebieten operiert:

  • Analyse
  • Modellierung
  • Simulation
  • Steuerung
  • Protokollierung

Die wichtigsten Punkte sind dabei sicherlich „Analyse“ und „Steuerung“ (wobei die anderen Themen natürlich nicht ignoriert werden sollten). Laufend sollten die Arbeitsprozesse analysiert werden, um eine stetig hohe Qualität in den Abläufen zu garantieren. Und auch die Steuerung des Workflows ist entscheidend, um stets die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit zu betrauen. Klingt kompliziert? Ist es in der Theorie auch. Doch in der Unternehmenspraxis werden Sie sehen, dass die meisten Prozesse praktisch automatisch ablaufen, da sie durch monate- oder jahrelange Erfahrung eingeübt wurden und ein eingespieltes Team quasi kein Workflow Management mehr braucht.

Doch Vorsicht: Selbst wenn Sie als Franchisegeber oder Franchisenehmer das Gefühl haben, dass die Workflows einwandfrei laufen, sollten Sie diese von Zeit zu Zeit einer Prüfung unterziehen. Manchmal schleichen sich schlechte Gewohnheiten ein, die nicht einmal die Mitarbeiter selbst erkennen. Manchmal helfen auch externe Berater, die einen anderen Blickwinkel mitbringen und so vielleicht noch ein wenig mehr aus Ihrem Unternehmen herausholen können.

Das Schlüsselwort beim Workflow Management: Kommunikation

Auf vor allem ein Wort kommt es beim Workflow Management an: Kommunikation. Denn es bringt für ein Unternehmen nichts, wenn beispielsweise der Franchisegeber einen Prozess analysiert und neu modelliert, aber die Vorgaben nicht an seine Franchisenehmer weitergibt. In einem Franchisesystem muss sich laufend ausgetauscht werden, ansonsten werden sich früher oder später Probleme ergeben.

Kommunikation ist dabei natürlich nicht nur vom Franchisegeber in Richtung des Franchisenehmers wichtig, sondern auch in die umgekehrte Richtung. Und auch der Franchisenehmer muss sich ständig mit seinen Mitarbeitern auszutauschen, um wenn nötig die Prozesse optimieren zu können.

Um „im Flow zu bleiben“ und die Prozesse bestmöglich zu gestalten, hilft ein Franchisesystem in jedem Fall weiter. Denn durch die Erfahrung des Franchisegebers wurden bereits mehr oder weniger optimale Workflows entwickelt, die ein Franchisenehmer nur noch an die Besonderheiten seiner Filiale anpassen und umsetzen muss. In diesem Bereich hilft die Unterstützung eines Franchisepartners enorm weiter.

Andere aktuelle Artikel

Die vier Seiten einer Nachricht: Kommunikationsmodelle für Ihren Erfolg im Franchising

Kommunikation ist im Leben das A und O. Das gilt für das Privatleben, aber auch [...]


Handbuch, um gestärkt aus der Corona-Krise herauszukommen

Gestärkt aus der Corona-Krise herauskommen Dieses Krisenhandbuch richtet sich an [...]


Kostenloses E-Book: ERFOLG MIT SYSTEM

Holen Sie sich die besten Tipps für nachhaltigen Erfolg als FRANCHISE-(Unter)Nehmer [...]


CocktailChef – Ein erfolgversprechendes Konzept

Ob in der Bar, beim Mädelsabend oder im Urlaub, eins darf auf jeden Fall nicht [...]


EIN UNTERNEHMEN GRÜNDEN

Videoverleih – Franchisekonzepte am Rande einer neuen Ära

In den späten 90er Jahren erreichte die Branche den Höhepunkt ihrer Beliebtheit. [...]


DIVERSE THEMEN - TRENDS

Unternehmer werden – wie geht das?

  InhaltsverzeichnisUnternehmen gründen: die Voraussetzungen [...]


EIN UNTERNEHMEN GRÜNDEN
Hat Ihnen dieser Artikel gefallen?
Durchschnittsnote (4.75/5), 2 Bewertungen
Diese Franchise-Unternehmen könnten Sie interessieren
BOLLMANN EXECUTIVES Logo

BOLLMANN EXECUTIVES

Die Alternative zur klassischen Personalberatung; kompakt, flexibel, Individuell

Personalberatung, Unternehmer- Sparring, Vertriebsentwicklung Zielgruppe: Deutscher Mittelstand, bundesweites [...]

Mehr erfahren ›
Erfdl. Eigenkapital
0€
Mehr Infos
anfragen
MeinFrühstück24 franchise

MeinFrühstück24

Für einen guten Start in den Tag

Mit traditionell handwerklich hergestellten Produkten, verfolgt das MeinFrühstück24 Franchise das Ziel, seinen [...]

Mehr erfahren ›
Erfdl. Eigenkapital
2.000€
Mehr Infos
anfragen
fit+ franchise

fit+

Alles, was du brauchst!

fit+ ist der Pionier und Marktführer Personalloser Fitnessclubs. Mit mehr als 70 eröffneten Anlagen in nur drei [...]

Mehr erfahren ›
Erfdl. Eigenkapital
5.000€
Mehr Infos
anfragen
Otacos Franchise Logo

O’Tacos

Original French Tacos

O'TACOS® ist Marktführer in Frankreich und BENELUX und bietet eine überarbeitete Version von Tacos! Diese verbindet [...]

Mehr erfahren ›
Erfdl. Eigenkapital
80.000€
Mehr Infos
anfragen
Cotidiano Franchise Logo Client

Cotidiano

Frühstücks-Café, Bar & Restaurant | Ein Platz für dich – morgens, mittags, abends

Cotidiano ist ein Ganztagesrestaurant - ein Ort, an dem Gäste ankommen, sich entspannen und wohlfühlen können. [...]

Mehr erfahren ›
Erfdl. Eigenkapital
100.000€
Mehr Infos
anfragen

0 Kommentare

Einen Kommentar schreiben

Übrige Zeichen: 250