Zeitmanagement verbessern: Unsere Top-Tipps

07.03.2019 19:10 | Ein Unternehmen gründen

Zeitmanagement

Haben Sie manchmal das Gefühl, die Zeit rinne Ihnen durch die Finger, und es fällt Ihnen schwer, als Unternehmer in Ihrem Franchise alle anstehenden Aufgaben in der zur Verfügung stehen Zeit fertigzustellen? Gutes Zeitmanagement hilft Ihnen, mehr in weniger Zeit zu erledigen. Wir haben für Sie 12 Top-Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu haben. Denn Zeit ist bekanntlich Geld.

Tipp 1: Erstellen Sie eine Aufgabenliste

Um den Überblick aller anstehenden Aufgaben zu behalten, erstellen Sie eine Todo-Liste und arbeiten Sie alle Punkte nach und nach ab. Dabei hilft es, die Aufgaben sinnvoll zu sortieren. Sortieren Sie die Aufgaben nach Priorität, und setzen Sie eine Deadline für die Aufgaben. Das Erledigen und Abhaken wirkt motivierend und spornt an, die nächste Aufgabe anzupacken. Dadurch sehen Sie am Ende des Tages oder der Woche auch besser, was Sie alles erreicht haben.

Tipp 2: Setzen Sie Prioritäten

Ordnen Sie die Aufgaben nach Prioritäten. Welche Aufgaben sind am wichtigsten, was ist weniger wichtig? Auch andere Kriterien können die Prioritäten beeinflussen, wie zum Beispiel die Attraktivität einer Aufgabe.

Als besonderer Ansporn hilft es, die unangenehmste Aufgabe des Tages zuerst zu erledigen – damit Sie das abhaken können. Danach empfiehlt es sich, die wichtigste Aufgabe des Tages anzugehen. Zuletzt folgen die nicht dringend, aber wichtigen Aufgaben mit einer Deadline, meistens also zum Beispiel Aufgaben Ihres Tagesgeschäfts als Franchisenehmer. Sobald all diese Aufgaben erledigt und abgehakt sind, können Sie sich den weniger wichtigen Aufgaben widmen. Dies sind in der Regel administrative Dinge.

Tipp 3: Planen Sie Ihren Tag

Nachdem Sie die Prioritäten gesetzt haben, sollten Sie die Aufgaben in Ihren Tagesplan integrieren. Bringen Sie die Aufgaben in einem Stundenplan unter, das heisst tragen Sie jede Aufgabe im Kalender ein mit dem dafür vorgesehenen Zeitrahmen. Dadurch haben Sie einen Überblick, was als nächstes ansteht und wie viel Zeit Sie zur Verfügung haben.

 

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Tipp 4: Setzen Sie sich Wochen- und Tagesziele

Ziele helfen Ihnen dabei, sich auf das Wichtige zu konzentrieren. Die Ziele stellen den roten Faden dar, der Sie durch die Woche oder durch den Tag begleitet. Indem Sie sich Ziele setzen, haben Sie den Fokus ganz automatisch auf das Wichtige gerichtet.

Damit Sie die Ziele nicht aus den Augen verlieren, halten Sie diese Ziele immer schriftlich fest. Machen Sie es sich zur Regel, niemals ohne Ziel in eine neue Woche oder einen neuen Tag zu starten.

Tipp 5: Eliminieren, automatisieren und delegieren

Diese drei Schritte sind bedeutend, wenn es darum geht, Ihre Zeit besser einzuteilen.

Eliminieren: Eliminieren Sie alle Aufgaben, Projekte und Dinge, die für Sie keinen Nutzen haben. Hinterfragen Sie bei jeder Aufgabe den Sinn, der dahinter steht.

Automatisieren: Automatisieren Sie so viele Aufgaben wie möglich. Dies ist in der heutigen Zeit nicht allzu schwer: Nutzen Sie beispielsweise Apps und Tools we IFTTT (If This Then That) oder erstellen Sie regeln für Ihr E-Mail-Postfach.

Delegieren: Alles was Sie nicht eliminieren und nicht automatisieren können, und nicht wichtig genug ist, sollten Sie delegieren. Dadurch können Sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren, ohne Zeit für Unwichtiges zu verlieren. Es kann zudem auch sein, dass jemand anderes die Aufgabe wesentlich besser und schneller erledigen kann als Sie. Gerade als Franchiseunternehmen haben Sie beispielsweise den Vorteil, viele Aufgaben nicht selber erledigen zu müssen, weil Ihnen die Systemzentrale das abnimmt.

Tipp 6: Bündeln Sie ähnliche Aufgaben

E-Mails, Telefonate, administrative Arbeiten oder sich stets wiederholende Arbeiten sollten Sie möglichst im Block abarbeiten.

Hierbei ist es hilfreich, im Laufe des Tages oder der Woche einen fixen Zeitraum einzuplanen. So brauchen Sie diese Dinge nur zu sammeln und diese dann zum festgelegten Zeitpunkt erledigen.

Tipp 7: Erledigen Sie kleine Aufgaben während Wartezeiten

Kleinere Aufgaben eignen sich gut als Lückenfüller, da sie sich auch zwischendurch erledigen lassen. Beispielsweise wenn Sie auf ein Meeting oder einen Termin warten, können Sie die Zeit nutzen, diese kleinen Aufgaben zu erledigen.

Tipp 8: Diktieren statt tippen

Dank moderner Apps ist es ein Leichtes, vieles mithilfe von Spracheingabe zu erledigen. So können Sie beispielsweise auf WhatsApp Sprachnachrichten versenden. Dies geht in der Regel viel schneller als Tippen – und Sie haben beide Hände frei.

Tipp 9: Geben Sie Zeitdieben keine Chance

Zeitdiebe in Ihrem Alltag sind vielseitig. Es können dies Personen sein, aber auch Apps und Websites oder Social-Media-Plattformen. Finden Sie diese Zeitdiebe in Ihrem Alltag und eliminieren Sie diese so schnell wie möglich. Halten Sie bewusst Ausschau nach Zeitdieben.

Tipp 10: Sagen Sie Nein

Oft fällt es schwer, etwas abzulehnen, weil wir unser Gegenüber nicht enttäuschen müssen. Es ist aber möglich, das “Nein-Sagen” zu erlernen. Und es ist überlebenswichtig, wenn Sie effizient und produktiv sein wollen und Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben und im Job haben wollen.

Tipp 11: Erledigt ist besser als perfekt

Perfektionismus ist einer der größten Zeitdiebe vieler Menschen. Sie möchten die Dinge gut machen, vielleicht sogar sehr gut. Jedoch ist es in vielen Bereichen nicht notwendig, alles perfekt zu machen. Erledigen Sie Ihre Aufgaben einfach, gut und schnell und Sie werden besser dastehen als jemand, der seine Dinge perfekt erledigt und dafür ewig benötigt. Und was noch viel wichtiger ist, Sie werden sich besser fühlen. (Unterschätzen Sie nicht die Kraft des Abhakens.)

Tipp 12: Nie mehr aufschieben

Wenn Sie Arbeiten aufschieben, bedeutet das, daß sich ein Rückstau bildet. Aufschieben (oder Prokrastinieren) bedeutet außerdem, dass Sie den Kopf nicht frei haben für das, was Sie gerade tun. Sie sind also gehemmt, weil Sie die aufgeschobene Arbeit (oder schlimmer: aufgeschobenen Arbeiten) ständig im Hinterkopf haben. Dadurch können Sie nicht mehr hundertprozentig produktiv arbeiten.

Fazit für Ihr Selbstmanagement im Franchise

Beherzigen Sie diese diese Zeitmanagement-Tipps und Sie werden mehr Zeit für Ihre anstehenden Aufgaben haben.

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