Projektmanagement im Franchise-Glossar

Was ist Projektmanagement?

Beim Projektmanagement wird die Abfolge von Tätigkeiten und Aufgaben inklusive der Rolle einzelner Personen und Arbeitsplätze geplant und organisiert. Das Projektmanagement macht heute einen festen Bestandteil der Arbeitsorganisation von Unternehmen aus. Sobald ein Team ein gemeinsames Ziel verfolgt, eine Aufgabe oder Problem im Team lösen muss, kommt es auf das richtige Projektmanagement an.

 

Warum ist das Projektmanagement so wichtig?

Die Projektarbeit hat in vielen Unternehmen zugenommen: Aufgaben werden komplexer, die Produktzyklen verkürzen sich und der internationale Wettbewerb intensiviert sich. Wer die Arbeit in mehrere Projekte aufteilt, der kann diese umso besser und effizienter managen. Mehr als die Hälfte des Umsatzes wird in vielen Unternehmen durch Projektarbeit generiert. Hat ein Unternehmen erst einmal die Vorteile von projektbasierter Arbeit erkannt, so kann es effektiver, effizienter und produktiver arbeiten und bessere Ergebnisse erzielen – und sich so in Folge auch besser am Markt behaupten.

Was sind die Vorteile an einer Projektarbeit?

Wenn die Arbeit eines Unternehmens in einzelne Projekte unterteilt wird, lassen sich Aufgaben effizienter durchführen. Außerdem bereitet Projektarbeit den Mitarbeitern mehr Abwechslung zum routinierten Tagesgeschäft. In Projekten können Mitarbeiter neue Erfahrungen machen und somit beruflich wachsen. Dies fördert darüber hinaus auch die Motivation der Mitarbeiter. Anstatt dass man im Tagesgeschäft nur noch Dienst nach Vorschrift macht, kann man sich in unterschiedlichen Projekten ganz anders verwirklichen und pushen. Ebenso kann die Planung im Rahmen des Projektmanagements die Leistungsfähigkeit von unterschiedlichen Mitarbeitern und Abteilungen erhöhen, da die Arbeitsweise mitunter neu strukturiert und geordnet wird.

Was muss man über das Projektmanagement wissen?

Das Projektmanagement lässt sich vier verschiedene Teilaufgaben gliedern: Die Projektdefinition, die Projektdurchführung, das Projektcontrolling und den Projektabschluss. Im ersten Schritt geht es zunächst einmal darum, das Ziel des Projektes zu definieren, die Ausgangslage zu analysieren, eine grobe Planung vorzunehmen, das Projekt zu organisieren und den Kick-Off zu planen. Im zweiten Schritt in der Projektdurchführung geht es um die Feinplanung, die Teamentwicklung und -steuerung sowie die Auftragsvergabe. Schritt drei ist entscheidend für die Erfolgskontrolle eines Projektes. Hier dreht sich alles um das Qualitätsmanagement und die Dokumentation. Final wird das Projekt abgeschlossen, indem eine Endabnahme stattfindet und Abschlussberichte verfasst werden.

Welche Methoden kommt beim Projektmanagement zum Einsatz?

Je nach Projekt können unterschiedliche Projektmanagement-Methoden zum Einsatz kommen, die je nach Projektart zielführender sind:

Die Wasserfall-Methode

Bei dieser Methode handelt es sich um einen Klassiker im Projektmanagement. Wie bei einem Wasserfall werden die einzelnen Schritte nacheinander bearbeitet, so dass sich das Projekt bildlich wie eine Treppe mit unterschiedlichen Stufen darstellen lässt. Die Wasserfall-Methode eignet sich vor allem für solche Projekte, wo sich einzelne Phasen klar definieren lassen.

Agiles Projektmanagement mit Kanban und Scrum

Eine beliebte agile Methode ist Kanban beziehungsweise das Kanban Board, was sehr an eine To-Do-Liste erinnern lässt. Damit die Fortschritte messbar oder aber besser nachvollziehbar sind und die Aufgaben besser visualisiert werden können, werden einzelne Aufgaben auf Post-Its notiert und diese wandern dann einer Art Zeitstrahl entlang, der sich in die Kategorien zu erledigende Aufgaben, in Bearbeitung und als erledigt einteilen lässt.

Die andere, bekannte agile Methode ist Scrum. Scrum wird vor allem dann genutzt, wenn es sich um komplexe Projekte handelt, wo mehrere Schritte vorab geplant werden müssen. In einem Plan, der auch als Product Backlog bekannt ist, werden Zwischenergebnisse notiert, die in bestimmten Abläufen (sprich: Sprints) erreicht werden sollen. Im Zuge des Projektes werden diese stets überprüft und gegebenenfalls angepasst.

Lean Projektmanagement

Hier dreht sich alles um den schlanken beziehungsweise sparsamen Umgang mit Ressourcen – wobei sich der Begriff Ressourcen hier nicht nur auf materielle Güter, sondern auch Immaterielles wie das Einsparen von Arbeitszeit bezieht.

Wie wird das Projektmanagement ein voller Erfolg?

Drei Aspekte sind ausschlaggebend, damit das Projektmanagement auch gelingt. Zunächst einmal sollten die Ziele klar definiert werden, dann geht es darum, die Projektgeschichte gut zu verstehen und Verantwortlichkeiten klar zu regeln.

Wie sollen Ziele im Projektmanagement definiert werden?

Ein Projekt kann nur gelingen, wenn das Ziel klar definiert wurde. Ein Projektteam kann nur erfolgreich arbeiten, wenn es weiß, worum es geht. Eine klare Zieldefinition sorgt dafür, dass das Projekt überprüfbar ist und die beteiligten Mitarbeiter ihre Aufgaben kennen. Hier ist es essentiell, wichtige Meilensteine zu definieren – wobei die Meilensteine auch verändert oder angepasst werden können. In agilen Unternehmenskulturen werden verständlicherweise auch agile Ziele benötigt! Änderungen sollten vom Team nicht als Problem angesehen werden. Stattdessen machen es solche Anpassungen im Projektverlauf möglich, dass man bessere Fortschritte machen kann, die noch stärker zum Erfolg beitragen.

Warum spielt die Projektgeschichte eine wichtige Rolle?

Ein jedes Projekt entsteht aus einem gewissen Grund, so dass die Vorgeschichte oder aber der Background immer relevant ist. Es geht darum zu verstehen, warum es das Projekt gibt, was zu seiner Entstehung beigetragen hat und was im Vorfeld bereits passiert ist – all das stellt wertvollen Input dar. Nur so kann man umso besser auf die Bedürfnisse eines Projekts eingehen und zielgerichtet arbeiten.

Wer macht was im Projektmanagement?

Außerdem sollten die Verantwortlichkeiten und Rollen der beteiligten Personen klar geregelt werden. Ab Projektstart bis zum Abschluss sollte klar sein, wer welche Befugnisse hat und fachlichen Entscheidungen treffen darf sowie welche Spielräume es beim Budget gibt. Das Abstecken der Entscheidungskompetenzen und Verantwortlichkeiten trägt als wesentlicher Erfolgsfaktor zum Gelingen eines Projektes bei.

Welche Rolle spielt das Projektmanagement beim Franchising?

Auch beim Franchising findet das Projektmanagement Anwendung, wobei hier zusätzlich zum Prozessmanagement unterschieden werden muss. Während es sich beim Projektmanagement um das Planen, Organisieren und Managen von komplexen Einzelaufgaben oder aber einmaligen Vorgänge handelt, so schaut das Prozessmanagement auf immer wiederkehrende Tätigkeiten. Verständlicherweise spielt daher eine Mischform aus dem Prozess- und Projektmanagement eine wichtige Rolle beim Franchising.

Was sind die Unterschiede zwischen Prozess- und Projektmanagement?

Wird ein erfolgreiches Geschäftsmodell franchisiert und eröffnen die Franchisenehmer ihren eigenen Standort bedarf es eines guten Projektmanagements. Es handelt sich bei der Eröffnung eines eigenen Franchisebetriebes um einen einmaligen Vorgang, was sich aus zahlreichen komplexen Tätigkeiten zusammensetzt. Gleiches gilt für die Franchisierung oder Auslandsexpansion eines Geschäftsmodells: Der angehende Franchisegeber koordiniert das Projekt, er definiert die Maßnahmen, die für die Planung, den Projektstart, die Steuerung, Kontrolle sowie den Abschluss des Projektes nötig sind. Zu diesem Zwecke sollte ebenso eine Kostenplanung, der Einsatz der nötigen Betriebsmittel und weiterer Ressourcen einkalkuliert werden.

Allerdings ist ebenso das Prozessmanagement vonnöten: Denn das Franchising basiert auf standardisierten, reproduzierbaren Arbeitsschritten, die die einzelnen Franchisenehmer an ihren Standorten umsetzen. Im Rahmen vom Prozessmanagement werden die unterschiedlichen Arbeitsschritte strukturiert und standardisiert, so dass diese immer exakt ablaufen können. Solch eine Routine, die das Optimum aus den einzelnen Arbeitsschritten und Prozessen rausholt, führt zu mehr Effizienz, Leistung und Produktivität – und genau diese Eigenschaften machen ja schließlich auch das Franchising im Kern aus.

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